多くのチームが、少なくともパートタイムでオフィスに戻る準備をしている。 これは、より多くの対面での協力とコミュニケーションを意味する。 しかし、一部のチームメイトはまだ遠隔地にいたり、地理的に分散していたりするため、対面／遠隔のハイブリッド型ミーティングが一般的になりつつある。
どの会議スタイルにも利点があり、独自の課題もある。 ハイブリッド・ミーティングは、より柔軟なワークモデルから自然に生まれたものだが、こうしたミーティングを生産的で円滑に進め、効果的な参加を促すためには、留意すべき点がいくつかある。
バーチャル会議から学んだ教訓を生かし、ハイブリッド会議スペースへの移行を成功させるためのヒントをご紹介します。 このチェックリストを手にすれば、プランニングの準備は万端だ。
1.会議の優先順位を決める
できるだけ多くの人に集まってもらうことを優先するのか？ 会場内や遠隔地の参加者と熱心なディスカッションをするには？ 異なる拠点のチームメンバーがプレゼンテーションやアップデートを行うこと？ 理想とする結果が100％得られないのであれば、会議を進めるためにどの詳細が「なくてはならないもの」で、どの詳細が「あってもいいもの」なのか。
早い段階で優先順位を固めることで、目標を達成するための効果的なミーティング・レイアウトを計画することができる。 ハイブリッド・ミーティングにはさまざまな形態がありますが、この戦略は、ミーティングのニーズに合った最適な形式、技術、スペースを見つけるのに役立ちます。
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2.ミーティングに誰が参加し、どのように参加するかを確認する。
たとえ1人だけが遠隔操作で会議に参加したとしても、あなたはハイブリッド会議を主催しているのであり、完全なバーチャル会議や完全な対面会議とは異なるニーズがあるでしょう。 計画を立てる際には、以下の質問を考慮してください：
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会議中は全員がカメラを構えることになっているのですか？
ヒント： 参加者にビデオ撮影を依頼する場合は、事前に期待事項を決めておく。
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対面式スペースでミーティングを行う参加者のルームビデオをキャプチャしますか？ その場合、どのような双方向ビデオ会議機器を使用しますか？
ヒント： 会場内の参加者に各自のラップトップカメラを使用してもらう予定がある場合、参加者にラップトップを持参するように伝え、オーディオの計画を立ててもらいましょう。 これを防ぐため、会場の参加者には、マイクやコンピューターの音声をミュートするよう伝えてください。
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ビデオは必要か？ 声を聞いてほしいだけなら、室内参加者用の会議電話を利用することもできる。
ヒント：一部の会議システムには、社交的なセットアップをサポートするために、プラグインできる延長マイクがあります。
3.フォーマットを計画する際は、まず遠隔地の参加者に配慮する。
直接顔を合わせる参加者同士なら、アイデアを出し合ったり、口を挟んだり、非言語的な意見を述べたりしやすいからだ。 一方、バーチャルの出席者は、簡単に参加できないかもしれないし、ボディランゲージを読んだり、手を上げて割り込んだりすることができないかもしれない。 この不均衡に対応するため、バーチャルな参加者に有利な構造を作る。
バーチャルミーティングは通常、対面のミーティングよりも短いので、ハイブリッドミーティングを開催する場合は、バーチャル参加者に合わせてスケジュールを組みたいところだ（対面の参加者も、短いミーティングに異論はないだろう！）。
この原則は、技術的なセットアップにも当てはまる。 複数の参加者が一緒に会場にいる場合は、遠隔地にいる参加者が会場にいる全員の声を聞き（例：複数のマイクを会場のあちこちに設置する、あるいは直接会場にいるスピーカー同士を近くに座らせるなど）、自分の意見を共有できるような解決策を確認しておきましょう。
ヒント： ビデオ会議カメラを使って会議室内の参加者を撮影する場合は、カメラの配置を考慮しましょう。 カメラが会議室のテーブルの中央にあるにもかかわらず、会議室内の参加者が部屋の前方のスクリーンを見ている場合、参加者の顔の側面を撮影することになり、遠隔地の参加者にとっては良い体験とはならない。
4.会議の進行役を任命することを検討する。
参加型の会議が多い場合は、遠隔地の参加者の代表として、また会議の流れを円滑にするために、誰かを任命することを検討するとよいでしょう。 この役割は、遠隔地にいる参加者の反応を引き出すのにも役立つ。もし、遠隔地にいる数人の参加者を除いて、他の参加者全員が一緒の部屋にいるとしたら、参加者は自信を持って発言したり、意見を述べたりできないかもしれない。 会議のファシリテーターは、遠隔地にいる参加者の代表として、全員が意見を述べる場を作ることができる。
ヒント ハイブリッド・イベントの開催方法に関するブログ記事をご覧ください。
5.放送ソフトを選ぶ
自分に合ったプラットフォームを選ぼう。 バーチャル・ホワイトボードを使っていますか？ 世論調査ですか？ グローバルチームとの全員ミーティングをストリーミングしますか？ ハイブリッド・ミーティングの計画開始時に設定した優先事項をサポートするソフトウェアを選択するようにしましょう。
ヒント： 何から始めたらいいかわからない？様々なタイプのイベントと、それをサポートする最適なソフトウェアと放送プラットフォームについて詳しく学びましょう。
6.現場の参加者が放送する場所を把握し、セットアップをサポートする技術を使用する。
大きな会議室やイベントスペースでは、小さな会議室とは異なる技術で室内の音や映像を捉える必要があります。 特に、会議室全体に会議参加者が分散している場合は、全員の声が聞こえるように、複数の会議システムをペアリングする必要があるかもしれません。 技術者を決める際には、どのような物理的スペースを使うかを確認してください。
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7.会議が始まる前に、使用するスペースで技術をテストする。
基本的なことだろう？ しかしハイブリッド会議では、ハードウェア（カメラやマイクなど、接続に使用する技術）とソフトウェア（Zoomなどの放送プラットフォーム）の両方をテストする必要がある。 多くの場合、個々のソフトウェア・プログラムは入出力について独自の設定を持っているので、自分に合った技術設定を得るためには、ソフトウェア自体の設定をいくつか変更する必要があるかもしれない。 また、自分の放送スペースで技術を試すのは理想的だ。 、自分がいる部屋の詳細がわかり、それがセットアップや選択する技術に影響するかもしれない。
ヒント このブログ記事で、よくある技術の落とし穴を避けましょう！
8.ミーティングの後、総括を行う
最高の技術セットアップがあっても、サイトやラップトップをまたいだ共同作業は厄介なものだ。 これは常に言えることだが、ハイブリッドな会議では特に顕著で、人々はEメールやその場特有の雑念でマルチタスクになっている可能性がある。 ミーティング中に誰かがメモを取り、ミーティング後に行動項目を送信する。
Zoomのようなビデオ会議ソフトの中には、ライブ会議に参加できなかった参加者や、話の要点を再確認する必要がある場合に備えて、録画できるものもある。
ヒント： プロジェクトで共同作業をしている場合、Asanaなどのアプリはアクションアイテムと会議の議事録の両方を管理するのに最適で、リモートでも簡単に進行できる。
9.迷ったら専門家に聞け
ハイブリッド・ミーティングの開催には、さまざまなロジスティクスの詳細が関係する。 会場のマネージャーに、どのようなテクノロジーが利用できるか、どのようなセットアップが効果的か、ハイブリッド・ミーティングを成功させるためにはどうすればいいかなどを相談してみましょう。
ヒント： CICの各拠点には、会員のハイブリッド・ミーティングを支援するためのリソースとスタッフが用意されています。 CICのスペースで仕事をしているのなら、地元のコミュニティ・チームやイベント・チームに相談してみるとよい！
ハイブリッド・ミーティングの開催準備
対面参加者と遠隔参加者の両方がいる会議では、もう少し熟考が必要だが、今日の職場では貴重なツールになりうる。 上記の詳細に慣れることで、ハイブリッド・ミーティングを生産的かつシームレスに運営することができる。
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