이벤트 주최자는 이벤트의 원활한 진행과 참석자의 긍정적인 경험이라는 두 가지를 원합니다.
이벤트 전과 진행 중에는 이러한 목표를 달성하기 위해 수많은 세부 사항을 관리하고 있을 것입니다. 대면 모임을 주최하는 경우, 프레젠테이션에 적합하고 편안한 공간을 준비해야 할 것입니다. Zoom으로 모임을 주최하는 경우 초대 링크가 제대로 작동하는지, 화면 공유 기술이 최고 수준인지 확인하고 싶을 것입니다.
하지만 동일한 이벤트 내에서 오프라인으로 참여하는 사람과 온라인으로 시청하는 사람 등 두 개의 청중을 관리해야 한다면 어떻게 될까요?
온라인과 오프라인 청중이 혼합된 이벤트는 도달 범위를 넓히고 모임의 접근성을 높일 수 있는 좋은 방법입니다.
그러나 이러한 혼합 형식에는 고유한 어려움이 있습니다. 대면 및 원격 요소를 관리하다 보면 업무가 더 많아지거나 한 대상의 경험을 다른 대상의 경험보다 선호할 위험이 있을 수 있습니다.
좋은 소식이 있습니다: 다른 기술과 마찬가지로 약간의 연구와 연습을 통해 온라인과 대면 오디언스를 동시에 관리하는 기술을 습득할 수 있습니다.
아래에서는 하이브리드 이벤트의 핵심 사항과 개최 시기 및 이유, 성공적인 이벤트 개최에 필요한 모든 것을 살펴봅니다. 다음 이벤트가 여러분을 기다리고 있으니 바로 시작해보세요!
하이브리드 이벤트란 무엇인가요?
하이브리드 이벤트는 대면 및 가상 요소를 모두 포함하는 프로그램 유형입니다. 즉, 모든 발표자가 한 장소에 있고 참석자는 완전히 원격에 있는 경우 또는 소수의 청중이 한자리에 모인 상태에서 이벤트가 원격 청중에게 동시에 방송되는 경우 등이 이에 해당합니다.
하이브리드 이벤트의 이점
대면 이벤트와 가상 이벤트 모두 장점이 있으며, 하이브리드 이벤트를 통해 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있습니다. 청중이 혼합된 이벤트의 주요 이점은 다음과 같습니다:
1. 도달 범위 확대
참석자에게 가상 참석 옵션을 제공하는 것은 이벤트의 도달 범위를 넓힐 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 인터넷의 힘으로 더 이상 가까운 지리적 위치에 있는 사람들로 청중을 제한할 필요가 없습니다. 이벤트를 비즈니스 성장, 커뮤니티 구축 또는 가능한 한 많은 사람들에게 다가가기 위한 수단으로 사용한다면 하이브리드 이벤트가 도움이 될 수 있습니다.
2. 접근성 향상
하이브리드 이벤트는 참석에 대한 일부 장벽을 제거할 수 있습니다. 육아, 일정, 접근성, 교통편 등의 이유로 직접 참석할 수 없는 사람들도 갑자기 여러분의 프로그램에 참여할 수 있습니다. 또한 이벤트를 녹화하면 그 영향력을 더욱 넓힐 수 있습니다.
3. 흐름 만들기
같은 물리적 위치에 있는 발표자들은 음소거, 서로 끊기거나 집에서 발생하는 기술적인 결함에 대해 걱정할 필요 없이 서로 쉽게 친밀감을 쌓고 대면 관계를 발전시킬 수 있습니다. 또한 현장에서 청중을 맞이할 수 있기 때문에 참석자와 발표자, 특히 지역 그룹 간에 유기적인 관계가 형성될 수 있습니다.
동시에 집에 있는 청중의 접근성을 유지하고 대면 커뮤니케이션을 주저하는 사람들이 채팅에 자신의 목소리를 추가하도록 장려할 수 있습니다.
4. 데이터 수집 및 활용
하이브리드 이벤트는 데이터 수집과 지표를 그 어느 때보다 쉽게 만들어주므로 등록부터 바로 참여도를 추적하고 고객 파이프라인을 개발할 수 있습니다. 이벤트에 참석한 청중과 등록은 했지만 참석하지 않은 청중을 대상으로 이벤트 후 이메일을 사용자 지정할 수도 있습니다. 이러한 유형의 맞춤형 커뮤니케이션은 매출과 참여도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.
5. 비용 절감
하이브리드 이벤트는 대면 이벤트보다 비용 효율적이고 환경적으로 지속 가능한 경우가 많습니다. 참석자를 온라인으로 초대하면 다과를 더 적게 제공하고, 더 작은 장소를 예약하고, 더 적은 자료를 인쇄하고, 참석자가 행사장까지 이동하는 데 드는 에너지 사용량을 줄일 수 있습니다.
혼합 오디언스를 위한 이벤트 기획 방법
하이브리드 프로그램을 만들 때는 참석자를 위한 일관된 이벤트 경험과 대면 및 가상 청중의 고유한 요구 사항을 고려하는 데 시간을 할애해야 합니다.
청중이 혼합된 경우 가상 참석자 경험을 간과하기 쉽지만, 경험은 크게 다르므로 독립적으로 또는 함께 고려해야 합니다. 모든 참석자가 환영받는다는 느낌을 받고 좋은 경험을 하길 원한다면 실제 이벤트 공간에 카메라를 설치하여 사이버 공간을 통해 방송하는 것만으로는 충분하지 않습니다.
다행히도 아래 팁을 참고하여 미리 계획하면 원격 및 대면 청중 모두에게 원활하고 참여도 높은 이벤트를 제공할 수 있습니다.
공간 준비하기
가상 구성 요소가 있는 모든 이벤트와 마찬가지로, 생방송 공간이 대면 시청자와 원격 시청자 모두에게 적합한지 확인해야 합니다. 이벤트에 앞서 조명, 카메라 설정 및 사용할 모든 디바이스를 테스트해야 합니다. 직접 보는 모습과 화면에서 어떻게 보이는지 확인하세요. 이 블로그 게시물에서는 가상 이벤트를 원활하게 운영하기 위해 취할 수 있는 단계에 대해 자세히 설명합니다.
역할 정의
이벤트가 진행되는 동안 대면 및 가상 이벤트 매니저를 따로 두는 것도 고려해 보세요. 발표자의 마이크가 꺼지거나 케이터링 업체가 늦는 등의 문제는 한 사람이 혼자서 충분히 처리할 수 있습니다. 하지만 가상 참석자의 문제를 해결하고, 채팅 질문을 받고, 가상 참여를 촉진하는 데 도움을 주는 일까지 추가하면 문제가 발생할 수 있습니다.
가상 이벤트 관리자는 연사에게 질문을 전달하여 오프라인 참석자에게 가상 청중을 대변하고, 이벤트의 시각적 효과가 가상 청중에게 원활하고 매력적으로 전달되도록 할 수 있습니다.
역할을 분리하면 각 사람이 자신의 주요 대상에 집중하는 동시에 모든 참석자에게 일관된 경험을 제공할 수 있습니다.
일정 준수
가상 이벤트는 대면 이벤트보다 짧게 진행되는 경향이 있습니다. 두 청중을 모두 고려한 일정을 설정하고 이를 준수하세요.
재택 참석자의 경우 여러 가지로 집중해야 하는 경우 가상 청중의 참여를 유지하기가 더 어려울 수 있으므로 모든 사람의 주의를 집중시킬 수 있는 영향력 있고 간결한 콘텐츠를 제공해야 합니다.
모든 이벤트와 마찬가지로, 일정에 맞춰 종료하여 모든 참가자의 시간을 존중해야 합니다.
동적으로 만들기
참석자들은 두 가지 독특한 경험을 하고 있으므로 두 가지 모두를 충족하는 것이 중요합니다. 특히 가상 청중을 위해 이벤트를 더 활발하게 만들 수 있는 방법을 생각해 보세요.
패널 이벤트에 여러 카메라 앵글을 사용하거나 발표자가 프레젠테이션을 공유하는 동안 한 명의 발표자에게만 카메라를 고정할 수도 있습니다. 어떤 경우든 청중의 주의를 집중시킬 수 있도록 몇 분마다 영상이 바뀌도록 하세요.
청중 참여 유도 및 참여 기준 설정하기
발표자에게 원격으로 전화하는 사람들을 정기적으로 인정해야 한다는 기대치를 설정하세요. 가상 참석자는 나중에 고려해야 할 대상이 아니라 청중의 필수적인 부분이라는 것을 보여주고 싶을 것입니다.
설문조사와 Q&A 기능을 활용하면 이벤트 기간 내내 회원들의 관심을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다양한 방송 플랫폼이 이를 지원할 수 있으므로 올바른 소프트웨어를 사용하고 있는지 확인하세요!
한편, 가상 이벤트 관리자는 가상 청중의 관찰 내용을 오프라인 참석자에게 전달하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
성공적인 하이브리드 이벤트의 중요한 장애물은 원격 청중의 참여를 유지하고 그들의 목소리를 내는 것입니다. 특히 대면 청중이 질문이 떠오를 때 간단히 목소리를 낼 수 있는 경우 더욱 그렇습니다. 보다 공평한 참석자 경험을 제공하기 위해 모든 참석자가 동일한 형식으로 질문을 제출하도록 할 수도 있습니다. 예를 들어 Sli.do와 같은 플랫폼에서는 현장 및 원격 참석자 모두 질문을 제출하고 인기 있는 주제에 찬성표를 던질 수 있습니다. 참석자가 이벤트 중에 참여하는 방법을 알고 있다면 이는 훌륭한 도구가 될 수 있습니다.
이벤트가 시작될 때 질문을 받는 방법과 청중에게 기대할 수 있는 사항을 알려주세요. 이벤트가 진행되는 동안 대면 또는 가상 채팅창을 통해 사람들에게 이러한 모범 사례가 무엇인지 상기시켜 주세요.
연결 구축
가상 참석자들은 어떻게 서로 만나나요? Remo 및 Airmeet과 같은 서비스는 참석자가 소규모 그룹을 오갈 수 있는 가상 테이블을 제공합니다. Zoom은 또한 이벤트 중에 소회의실과 채팅을 호스트하여 원격 참석자가 가상 영역에 “모일 수 있도록” 할 수 있습니다.
어떤 것을 선택하든 하이브리드 이벤트는 이벤트 공간에서 유기적으로 연결이 이루어질 수 있도록 주최자의 보다 신중한 노력이 필요하다는 점을 염두에 두어야 합니다.
후속 조치
직접 만나면 이벤트가 끝난 후 발표자와 일대일 시간을 갖는 것은 쉽습니다. 다과를 나누며 대화를 나누거나 노트북을 정리하는 동안 발표자에게 다가갈 수 있습니다. 온라인에서는 이 과정이 더 복잡해집니다.
이벤트 후 이벤트 녹화본을 보내는 경우, 가상 참석자에게 후속 조치를 취하고 발표자와의 시간을 예약할 수 있도록 하는 것도 고려해 볼 수 있습니다. 유 캔 미 예약과 같은 도구를 사용하면 일대일 대화를 쉽게 예약할 수 있습니다.
또는 발표자가 후속 조치를 취할 시간이 제한되어 있는 경우, 발표자와 더 많은 시간을 보내고 싶은 가상 참석자를 위해 이벤트 후 Q&A를 만들 수 있습니다.
하이브리드 이벤트 준비하기
오프라인과 온라인에서 청중을 참여시키는 방법은 매우 다양하며, 하이브리드 이벤트를 사용하면 두 가지를 동시에 수행할 수 있습니다. 여기서 성공의 열쇠는 각 유형의 청중과 발표자의 요구 사항을 파악하여 원활하고 참여도를 높일 수 있도록 준비하는 것입니다. 특히 코로나19 이후의 환경에서 하이브리드 이벤트가 점점 더 보편화될 것으로 예상되며, CIC 이벤트 팀은 이벤트 공간 대여와 가상 이벤트 서비스를 통해 혼합된 청중의 참여를 유도하는 데 도움을 드릴 수 있어 기쁩니다. 각 CIC 위치에서 제공하는 서비스에 대한 자세한 내용은 이벤트 페이지를 참조하세요.
