많은 팀이 최소한 파트타임으로 사무실로 복귀할 준비를 하고 있습니다.
이는 더 많은 대면 협업과 커뮤니케이션을 의미합니다.
하지만 일부 팀원들은 여전히 원격으로 근무하거나 지리적으로 분산되어 있기 때문에 장기적으로 대면/원격 혼합 회의가 점점 더 보편화되고 있습니다.
모든 회의 스타일에는 고유한 장점과 어려움이 있습니다.
하이브리드 미팅은 보다 유연한 업무 모델의 자연스러운 결과물이지만, 생산적이고 원활하게 진행되며 효과적인 참여를 유도하기 위해 몇 가지 고려 사항을 염두에 두어야 합니다.
가상 미팅에서 얻은 교훈을 바탕으로 하이브리드 미팅 공간으로 성공적으로 전환하기 위한 팁을 공유하고자 합니다.
이 체크리스트를 참고하여 계획을 세우세요.
1. 회의의 우선순위 설정하기
가능한 한 많은 사람이 직접 모이는 것을 우선시하시나요?
회의실 및 원격 참석자들과 활발한 토론을 하고 싶으신가요?
다른 사이트의 팀원들이 프레젠테이션이나 업데이트를 제공하도록 하는 것?
이상적인 결과를 100% 달성할 수 없다면 회의를 진행하기 위해 ‘반드시 필요한’ 세부 사항과 ‘있으면 좋은’ 세부 사항은 무엇인가요?
초기에 우선순위를 정하면 목표를 달성할 수 있는 효과적인 미팅 레이아웃을 계획할 수 있습니다.
하이브리드 미팅은 다양한 형태를 취할 수 있으며, 이 전략은 미팅의 필요에 맞는 최적의 형식, 기술 및 공간을 찾는 데 도움이 될 것입니다.
팁: 미팅 구조를 계획할 때 어디서부터 시작해야 할지 모르시겠어요? 더 나은 미팅을 운영하는 방법에 대한 무료 가상 웨비나와 긴 형식의 유료 워크숍을 Interaction Associates( )에서 제공합니다.
2. 회의에 참석할 사람과 참여 방법을 파악합니다.
한 사람만 원격으로 미팅에 참여하더라도 하이브리드 미팅을 주최하는 것이므로 완전한 가상 미팅이나 완전한 대면 미팅과는 다른 요구 사항이 있을 것입니다.
계획을 세울 때는 다음 질문을 고려하세요:
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회의 중에 모든 사람이 카메라를 켜야 하나요?
팁: 참가자에게 비디오 촬영을 요청할 경우 미팅 전에 기대치를 설정하세요.
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대면 공간에서 회의하는 참가자의 회의실 영상을 캡처하시나요?
그렇다면 이를 지원하기 위해 어떤 양방향 화상 회의 장비를 사용하시나요?
팁: 회의실 참석자가 개인 노트북 카메라를 사용하도록 할 계획이라면 노트북을 지참하고 오디오에 대한 계획을 세워야 합니다. 여러 사람이 개인 기기에서 오디오를 재생하거나 여러 개의 마이크를 사용하면 제대로 설정하지 않으면 에코가 발생할 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 회의실 내 참가자에게 마이크와 컴퓨터 오디오를 음소거하도록 하세요.
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영상이 필요한가요?
듣기만 필요한 경우 회의실 내 참가자용 전화기를 사용할 수 있습니다.
팁: 일부 회의 시스템에는 사회적 거리두기 설정을 지원하기 위해 연결할 수 있는 확장 마이크가 있습니다.
3. 포맷을 계획할 때는 원격 참가자를 먼저 수용하세요.
한 공간에서 함께 모이는 그룹은 자연스럽게 더 많은 주의를 끌게 되며, 대면 참가자들은 서로 아이디어를 주고받고, 방해하고, 비언어적 의견을 제시하기가 더 쉽습니다.
반면에 가상 참석자는 쉽게 참여하지 못할 수 있으며 바디랭귀지를 읽거나 손을 들어 끼어들기 등을 놓칠 수 있습니다.
이러한 불균형을 해소하려면 가상 참가자에게 유리한 구조를 만드세요.
가상 미팅은 일반적으로 대면 미팅보다 짧으며, 하이브리드 미팅을 주최하는 경우 가상 참가자에게 맞춰 미팅을 예약하는 것이 좋습니다(대면 참가자도 짧은 미팅에 반대하지 않을 가능성이 높습니다!).
이 원칙은 기술 설정에도 적용됩니다.
여러 사람이 함께 직접 참여하는 경우 원격 참석자가 회의실 내 모든 사람의 의견을 들을 수 있는 솔루션(예: 공간 전체에 여러 대의 마이크를 배치하거나 대면 스피커를 서로 가까이 배치)을 확인하고 각자의 의견을 공유할 수 있도록 하세요.
팁: 화상 회의 카메라를 사용하여 회의실 내 참가자를 촬영하는 경우 설정에서 카메라 배치를 고려하세요.
카메라가 회의실 테이블 중앙에 있는데 회의실 참가자가 회의실 정면을 스크린으로 바라보고 있다면 얼굴의 측면을 캡처하게 되므로 원격 참가자에게는 좋지 않은 환경이 됩니다.
4. 회의 진행자 지정을 고려하세요.
참여도가 높은 미팅이라면 원격 참석자를 대표하여 미팅 흐름을 원활하게 진행할 수 있는 사람을 지정하는 것이 좋습니다.
이 역할은 원격 참가자의 반응을 이끌어내는 데도 도움이 될 수 있습니다. 소수의 원격 참석자를 제외하고 다른 모든 사람이 한 공간에 있는 경우, 원격 참석자는 발언이나 의견을 제시하는 데 자신감을 느끼지 못할 수 있습니다.
미팅 진행자는 원격 참가자를 대표하여 모든 사람이 의견을 제시할 수 있는 공간을 만들 수 있습니다.
팁: 하이브리드 이벤트를 호스팅하는 방법에 대한 블로그 게시물을 확인하여 가상 참석자 관리자가 팀에 어떤 이점을 제공하는지 자세히 알아보세요.
5. 생방송 소프트웨어 선택
자신에게 적합한 플랫폼을 선택하세요.
가상 화이트보드를 사용하고 계신가요?
설문조사를 시작하시나요?
글로벌 팀과 함께 전체 회의를 스트리밍하시나요?
선택한 소프트웨어가 하이브리드 미팅 계획을 시작할 때 설정한 우선순위를 지원하는지 확인하세요.
팁: 어디서부터 시작해야 할지 모르시겠어요? 다양한 유형의 이벤트와 이를 지원하는 최고의 소프트웨어 및 방송 플랫폼에 대해 자세히 알아보세요.
6. 현장 참가자가 방송할 위치를 파악하고 설정을 지원하는 기술을 사용하세요.
대형 회의실이나 이벤트 공간에서는 소규모 회의실과는 다른 기술로 회의실의 사운드와 영상을 캡처해야 합니다.
특히 공간 전체에 분산되어 있는 경우 모든 사람의 목소리를 확실히 듣기 위해 여러 회의 시스템을 페어링해야 할 수도 있습니다.
기술을 결정할 때는 어떤 종류의 물리적 공간을 사용할지 파악해야 합니다.
팁: Owl Labs와 Poly는 장치에 연결하여 하이브리드 회의를 진행할 수 있는 회의 시스템을 제공합니다.
여러 개의 페어링된 시스템을 사용하여 회의실 내 오디오/비디오의 도달 범위를 늘릴 수 있습니다.
7. 미팅을 시작하기 전에 사용할 공간에서 기술을 테스트하세요.
기본적인 것 같죠?
하지만 하이브리드 미팅에서는 하드웨어(카메라, 마이크 등 연결에 사용하는 기술)와 소프트웨어(Zoom과 같은 방송 플랫폼)를 모두 테스트해야 합니다.
개별 소프트웨어 프로그램마다 입력/출력에 대한 자체 설정이 있는 경우가 많으므로 자신에게 맞는 기술 설정을 얻기 위해 소프트웨어 자체의 일부 설정을 변경해야 할 수도 있습니다.
방송 공간에서 기술을 테스트해 보는 것이 가장 이상적입니다( ). 선택한 설정이나 기술에 영향을 주는 공간에 대한 세부 정보를 발견할 수 있습니다.
팁: 이 블로그 포스팅을 통해 일반적인 기술 함정을 피하세요!
8. 회의 후 회의 요약
최고의 기술 설정이 있더라도 여러 사이트와 노트북에서 협업하는 것은 까다로울 수 있습니다.
이는 언제나 그렇지만, 사람들이 이메일과 사이트별로 산만하게 멀티태스킹을 하는 하이브리드 미팅 환경에서는 특히 더 두드러집니다.
누군가 회의 중에 메모를 하고 회의가 끝난 후 실행 항목을 보내도록 하세요.
Zoom과 같은 일부 화상 회의 소프트웨어는 실시간 미팅에 참여하지 못한 참가자를 위해 녹화할 수도 있고, 다시 한 번 요점을 짚고 넘어가야 할 때를 대비해 녹화할 수도 있습니다.
팁: 프로젝트에서 공동 작업을 하는 경우, Asana와 같은 앱은 작업 항목과 회의록을 모두 관리하는 데 유용하며 원격으로 쉽게 진행할 수 있습니다.
9. 확실하지 않은 경우 전문가에게 문의하세요.
하이브리드 미팅을 주최하는 데에는 여러 가지 세부적인 사항이 있습니다.
장소 관리자에게 어떤 기술을 사용할 수 있는지, 어떤 설정이 잘 작동하는지, 하이브리드 미팅을 성공적으로 관리하기 위해 어떻게 준비해야 하는지 문의하세요.
팁: 모든 CIC 지점에는 회원들의 하이브리드 미팅을 도와줄 리소스와 직원이 상주하고 있습니다.
CIC 공간 밖에서 근무하는 경우 지역 커뮤니티 또는 이벤트 팀에 문의하여 자세한 내용을 알아보세요!
하이브리드 회의 개최 준비하기
대면 및 원격 참가자가 모두 참여하는 미팅은 조금 더 세심한 주의가 필요하지만 오늘날의 업무 환경에서는 유용한 도구가 될 수 있습니다.
위의 세부 사항에 익숙해지면 하이브리드 미팅을 생산적이고 원활하게 운영하는 데 도움이 됩니다.
하이브리드 회의를 지원할 수 있는 업무공간을 찾고 계신가요?
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