Veel teams bereiden zich voor om terug te keren naar kantoor, in ieder geval parttime. Dit betekent meer persoonlijke samenwerking en communicatie. Maar omdat sommige teamgenoten nog steeds afgelegen of geografisch verspreid zijn, worden hybride persoonlijke/afstandsvergaderingen steeds gebruikelijker, mogelijk voor de lange termijn.
Elke vergaderstijl heeft zijn eigen voordelen en unieke uitdagingen. Hybride vergaderingen zijn een natuurlijk uitvloeisel van een flexibeler werkmodel, maar er zijn een aantal overwegingen om in gedachten te houden om ervoor te zorgen dat deze vergaderingen productief zijn, soepel verlopen en effectieve deelname aanmoedigen.
Op basis van de lessen die we hebben geleerd van virtuele vergaderingen, delen we hier tips voor een succesvolle overgang naar de hybride vergaderruimte. Met deze checklist in de hand ben je klaar om te plannen.
1. Stel de prioriteiten van je vergadering vast
Is het je prioriteit om zoveel mogelijk mensen persoonlijk bij elkaar te krijgen? Een geëngageerde discussie voeren met deelnemers in de zaal en op afstand? Om teamleden van verschillende locaties presentaties of updates te laten geven? Als je niet 100% van je ideale resultaat kunt krijgen, welke details zijn dan “must haves” om de vergadering door te laten gaan en welke zijn “nice to have”?
Door in een vroeg stadium je prioriteiten vast te stellen, kun je een effectieve vergaderopzet plannen om je doelen te bereiken. Hybride vergaderingen kunnen vele vormen aannemen en deze strategie zal je helpen om het beste formaat, de beste technologie en de beste ruimte te vinden voor jouw vergadering.
Tip: Weet je niet zeker waar je moet beginnen met het plannen van je vergaderstructuur? Interaction Associates biedt gratis virtuele webinars en betaalde workshops over hoe je betere vergaderingen kunt organiseren.
2. Identificeer wie je vergadering zal bijwonen en hoe ze zullen deelnemen
Zelfs als slechts één persoon op afstand inbelt in de vergadering, organiseer je een hybride vergadering en heb je andere behoeften dan een volledig virtuele of volledig persoonlijke vergadering. Denk bij het plannen aan de volgende vragen:
-
Wordt er van iedereen verwacht dat ze hun camera aan hebben tijdens de vergadering?
Tip: Zorg ervoor dat je voorafgaand aan de vergadering verwachtingen schept als deelnemers gevraagd wordt om op video te komen.
-
Ga je kamervideo’s opnemen van deelnemers die in een persoonlijke ruimte vergaderen? Zo ja, welke apparatuur voor videoconferenties in twee richtingen wilt u daarvoor gebruiken?
Tip: Als je van plan bent om deelnemers in de zaal hun individuele laptopcamera’s te laten gebruiken, zorg er dan voor dat ze weten dat ze hun laptops moeten meenemen en dat je een plan hebt voor je audio – meerdere mensen die audio afspelen vanaf hun persoonlijke apparaten of meerdere microfoons gebruiken, kunnen leiden tot echo’s als ze niet goed zijn ingesteld. Vertel deelnemers in de zaal dat ze hun microfoons en computeraudio moeten uitschakelen om dit te voorkomen.
-
Is video nodig? Als je alleen gehoord wilt worden, kun je een conferentietelefoon gebruiken voor deelnemers op de kamer.
Tip: Sommige vergadersystemen hebben verlengmicrofoons die je kunt aansluiten om een sociaal verspreide opstelling te ondersteunen.
3. Houd bij het plannen van je format eerst rekening met deelnemers op afstand
Groepen die samen in een ruimte vergaderen, eisen van nature meer aandacht op – het is gemakkelijker voor deelnemers om ideeën van elkaar over te nemen, elkaar te onderbreken en non-verbale input te geven. Aan de andere kant kunnen virtuele deelnemers misschien niet zo gemakkelijk deelnemen en missen ze misschien de mogelijkheid om lichaamstaal te lezen, een hand op te steken om te onderbreken, enzovoort. Creëer een structuur die virtuele deelnemers bevoordeelt om de onbalans op te vangen.
Virtuele vergaderingen zijn meestal korter dan in-persoon vergaderingen, en als je een hybride vergadering organiseert, wil je deze zo plannen dat de virtuele deelnemer er voordeel van heeft (in-persoon deelnemers zullen waarschijnlijk ook geen bezwaar hebben tegen een kortere vergadering!)
Dit principe geldt ook voor je technische setup. Als er meerdere mensen deelnemen die samen in persoon zijn, zorg er dan voor dat je een oplossing hebt gevonden zodat deelnemers op afstand iedereen in de zaal kunnen horen (bijvoorbeeld meerdere microfoons in de ruimte of sprekers in persoon bij elkaar plaatsen) en hun eigen inbreng kunnen delen.
Tip: Als je een videoconferentiecamera gebruikt om deelnemers in de kamer vast te leggen, denk dan na over de plaatsing van de camera in je opstelling. Als de camera zich in het midden van de vergadertafel bevindt, maar de deelnemers in de kamer kijken naar een scherm aan de voorkant van de kamer, dan worden de zijkanten van hun gezichten vastgelegd, wat geen goede ervaring is voor deelnemers op afstand.
4. Overweeg de aanstelling van een facilitator voor de vergadering
Als je vergadering erg participatief is, kun je overwegen om iemand aan te stellen die optreedt als vertegenwoordiger voor deelnemers op afstand en die het verloop van de vergadering faciliteert. Deze rol kan ook helpen om reacties uit te lokken van deelnemers op afstand; als iedereen samen in een ruimte is behalve een paar deelnemers op afstand, voelen ze zich misschien niet zelfverzekerd om te spreken en input te geven. Een facilitator kan optreden als vertegenwoordiger van de deelnemers op afstand en ruimte creëren voor iedereen om input te geven.
Tip: Bekijk onze blogpost over het organiseren van hybride evenementen voor meer informatie over hoe een virtuele aanwezigheidsmanager je team kan helpen.
5. Kies een omroepsoftware
Kies een platform dat goed voor je werkt. Gebruik je virtuele whiteboards? Een peiling starten? Een algemene vergadering met je wereldwijde team streamen? Zorg ervoor dat uw softwarekeuze de prioriteiten ondersteunt die u aan het begin van de planning van uw hybride vergadering hebt vastgesteld.
Tip: Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Kom meer te weten over verschillende soorten evenementen en de beste software en uitzendplatforms om ze te ondersteunen.
6. Zoek uit waar de deelnemers ter plaatse zullen uitzenden en gebruik technologie die je opstelling ondersteunt
Een grote vergaderzaal of evenementenruimte heeft andere technologie nodig om het geluid en beeld in de ruimte vast te leggen dan een kleine vergaderzaal. Het kan nodig zijn om meerdere conferentiesystemen te koppelen om ervoor te zorgen dat iedereen gehoord wordt, vooral als ze verspreid zijn over de ruimte. Zorg ervoor dat je bij het kiezen van je technologie weet wat voor fysieke ruimte je gaat gebruiken.
Tip: Owl Labs en Poly hebben conferencingsystemen die verbinding kunnen maken met je apparaat en hybride vergaderingen kunnen vergemakkelijken. Je kunt meerdere gekoppelde systemen gebruiken om het bereik van je audio/video in de kamer te vergroten.
7. Test je technologie in de ruimte die je gaat gebruiken voordat de vergadering begint.
Lijkt eenvoudig, toch? Maar bij hybride vergaderingen moet je zowel de hardware (de technologie die je gebruikt om verbinding te maken, zoals een camera, microfoon, etc.) als de software (je uitzendplatform, zoals Zoom) testen. Vaak hebben individuele softwareprogramma’s hun eigen instellingen voor invoer/uitvoer, dus het kan zijn dat je enkele instellingen in de software zelf moet wijzigen om de technische instelling te krijgen die voor jou werkt. En het uittesten van de technologie in je uitzendruimte is ideaal – je ontdekt misschien details over de ruimte waarin je je bevindt die een invloed hebben op de opstelling of technologie die je kiest.
Tip: Vermijd veelvoorkomende technische valkuilen met deze blogpost!
8. Volg de vergadering met een samenvatting
Zelfs met de beste technische instellingen kan het lastig zijn om samen te werken op verschillende sites en laptops. Dit is altijd al waar geweest, maar het is vooral duidelijk in een hybride vergaderomgeving, waar mensen kunnen multitasken met e-mails en afleidingen die specifiek zijn voor de locatie. Laat iemand tijdens de vergadering aantekeningen maken en na de vergadering actiepunten versturen.
Met sommige videoconferentiesoftware, zoals Zoom, kun je ook opnames maken voor deelnemers die niet aanwezig konden zijn bij de live vergadering of voor het geval je bepaalde punten nog eens wilt herhalen.
Tip: Als je samenwerkt aan een project, kunnen apps zoals Asana geweldig zijn voor het beheren van zowel actiepunten als notulen van vergaderingen, en ze zijn gemakkelijk op afstand te gebruiken.
9. Vraag het bij twijfel aan de experts
Er zijn verschillende logistieke details die komen kijken bij het organiseren van hybride bijeenkomsten. Bespreek met de locatiemanager welke technologie ze beschikbaar hebben, welke opstellingen ze goed hebben zien werken en hoe je jezelf kunt voorbereiden op succes bij het beheren van je hybride vergadering.
Tip: Elke CIC-locatie heeft middelen en personeel beschikbaar om onze leden te helpen met hun hybride bijeenkomsten. Als je vanuit een CIC-ruimte werkt, praat dan met je lokale community- of evenemententeam voor meer informatie!
Je voorbereiden op hybride vergaderingen
Vergaderingen met zowel deelnemers in persoon als deelnemers op afstand vereisen iets meer vooruitdenken, maar ze kunnen een waardevol hulpmiddel zijn op de werkplek van vandaag. Als je gewend bent aan de bovenstaande details, kun je die hybride vergaderingen productief en naadloos laten verlopen.
Op zoek naar een werkruimte die hybride vergaderingen kan ondersteunen? CIC-lidmaatschappen geven je onbeperkte toegang tot vergaderzalen met videoconferentietechnologieën en ondersteunend personeel ter plaatse om je werk gemakkelijker te maken. Neem een kijkje in onze ruimtes door een gratis virtuele of persoonlijke rondleiding te boeken:
