Investeren in een satellietkantoor is precies dat: een investering. Om er zeker van te zijn dat het een succes wordt, zijn hier een aantal dingen die je moet overwegen en vragen die je moet stellen voordat je de sprong waagt, inclusief hoe je een satellietkantoor opent en er een vindt die past bij je bedrijfsdoelen en -doelstellingen.
Een satellietkantoor opzetten: Je doelen bepalen
Voordat je plannen maakt of beslissingen neemt, moet je goed nadenken over wat je van plan bent met het openen van een nieuw satellietkantoor. Wat hoop je te bereiken en hoe past dit in de grotere strategie van je bedrijf?
Wil je je inkomsten verhogen door een internationale markt aan te boren? Probeer je talent aan te trekken of je huidige werknemers meer flexibiliteit te bieden? Hoe specifieker je doelen, hoe beter. Misschien wil je bedrijf zich bijvoorbeeld vestigen in een knooppunt van de industrie. Welke resultaten voor je bedrijf zouden de tijd, logistieke en financiële kosten voor het opzetten van een satellietkantoor de moeite waard maken?
Het begrijpen van je doelstellingen en de stappen die nodig zijn om ze te bereiken is een cruciaal onderdeel van het leren hoe je een satellietkantoor opzet met een doel en succes op de lange termijn.
Wat is een satellietlocatie en waarom is de locatie belangrijk?
Waar je een satellietkantoor opent, kan veel gevolgen hebben voor je bedrijf. In veel gevallen is het streven naar aanwezigheid op een bepaalde locatie de belangrijkste drijfveer achter een satellietkantoor. Maar zelfs als locatie niet je belangrijkste zorg is, is het de moeite waard om te overwegen hoe verschillende opties verschillende aspecten van je bedrijf zullen beïnvloeden. Een biowetenschapsbedrijf kan bijvoorbeeld Philadelphia overwegen, dat op de 6e plaats staat van beste biowetenschapsmarkten in de VS, voor een satellietkantoor om toegang te hebben tot toptalent van UPenn en Drexel University, of om in de buurt te zijn van een groeiend netwerk van ziekenhuizen of andere biowetenschapsbedrijven.
Om te begrijpen wat een satellietlocatie inhoudt, moet je de voor- en nadelen van bepaalde buurten en zelfs specifieke kantoren beoordelen – van de ervaringen van werknemers en klanten tot huurprijzen, samenwerkingsmogelijkheden en concurrentie.
Een satellietkantoor openen en de juiste gemeenschap kiezen
Wanneer je beslist hoe je een satellietkantoor opent, moet je nagaan welk type gemeenschap je het best zal helpen om je doelen te bereiken. Als je een startup bent die op zoek is naar groeimogelijkheden, doe dan onderzoek naar een locatie in de buurt van VC’s of bedrijven die hun innovatie-inspanningen willen vergroten. Als je een nieuw kantoor voor verkooppersoneel opzet, kan een gebied met een hoge dichtheid waar het soort bedrijven is gevestigd dat je als klant wilt binnenhalen, de juiste stap voor je zijn.
Denk aan toegang tot netwerkevenementen of manieren om op een organische manier buren op je werkplek te ontmoeten. CIC biedt een uitgebreide evenementenkalender voor netwerkmogelijkheden op een steenworp afstand van je werkplek. De meeste CIC-campussen organiseren zelfs een wekelijkse bijeenkomst op donderdag, Venture Café genaamd, om onze leden in contact te brengen met het lokale innovatie-ecosysteem.
Maar netwerken gebeurt niet alleen binnen de grenzen van netwerkevenementen of vooraf georganiseerde bijeenkomsten. Het gebeurt op een natuurlijke manier gedurende je dag, waar je ook bent. Veel CIC-leden vinden onze volledig uitgeruste keukens de perfecte plek om hun kantoorburen te ontmoeten onder het genot van een kopje koffie of een snack.
Het zorgvuldig kiezen van de juiste gemeenschap is een belangrijke stap in het succesvol openen en runnen van een satellietkantoor.
Hoe toegankelijkheid het succes van uw satellietkantoor beïnvloedt
Het gemak om van en naar kantoor te komen heeft invloed op wie er voor uw bedrijf zal solliciteren en hoe tevreden werknemers zullen zijn als ze er eenmaal zijn. Er zijn meerdere implicaties voor werkgevers.
Ten eerste betekent minder vervoersmiddelen die kunnen worden gebruikt om uw kantoor te bereiken, meer beperkingen voor uw kandidatenpool. Ten tweede kijken bedrijven steeds meer naar transport als een aspect van duurzaamheid en het welzijn van werknemers. Een kantoor dat gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer, de fiets of te voet kan uw initiatieven ondersteunen om van uw werkplek een gezonde en milieubewuste werkplek te maken. Met locaties in het hart van stadscentra, zijn CIC-campussen op enkele minuten afstand van treinstations, busroutes en bereikbaar met de fiets.
Let net als bij je hoofdkantoor op de toegankelijkheidsvoorzieningen van je satellietkantoor voor mensen met verschillende mobiliteitsbereiken of andere toegankelijkheidsbehoeften. Deze functies kunnen nu of later van essentieel belang zijn voor je medewerkers en als je vanaf het begin een toegankelijke ruimte creëert, voorkom je dat je later correcties moet aanbrengen of moet betalen voor dure wijzigingen. Bovendien maak je hiermee een belangrijk cultureel statement dat werknemers en cliënten met een handicap welkom zijn bij jouw organisatie.
Een satellietkantoor opzetten: Ruimtebehoeften plannen
Om te bepalen hoe je een satellietkantoor inricht, moet je eerst bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt en hoeveel werknemers je verwacht daar te werken. Maar om nog een stap verder te gaan, denk eens na over hoe je werknemers werken. Als je bedrijf werknemers toestaat om op afstand te werken, of als sommige medewerkers van satellietkantoren vaak zullen reizen, heb je misschien niet zoveel bureaus nodig in je nieuwe ruimte om iedereen die komt werken een plek te geven. Het maakt niet uit hoe jouw team graag werkt, CIC heeft een werkplekoplossing voor jou, van coworking tot privé suites.
Om onnodige ruimteproblemen en verhuizingen in de toekomst te voorkomen, moet je rekening houden met je groeiprognoses. Als je bijvoorbeeld heel snel mensen aanneemt na een succesvolle financieringsronde, kan het zinvol zijn om een groter kantoor te huren dan je op dat moment nodig hebt. Als je één nieuw teamlid per jaar toevoegt, kan je bedrijf misschien beter kosten besparen met een kleiner kantoor en later uitbreiden met een nieuwe leaseperiode. CIC stelt onze leden in staat om hun kantoorgrootte aan te passen als dat nodig is, zonder boetes op te lopen voor het opzeggen van een huurcontract of de verstoringen te veroorzaken die een verhuizing naar een nieuwe locatie met zich meebrengt voor hun personeel.
Hoe flexibiliteit het succes van uw satellietkantoor bepaalt
Bedenk niet alleen hoe snel je bedrijf groeit, maar ook of je verwacht je satellietkantoor zes maanden, zes jaar of voor onbepaalde tijd nodig te hebben. Snel groeiende bedrijven of bedrijven die op korte termijn ruimte nodig hebben, kunnen baat hebben bij flexibele huurovereenkomsten in plaats van traditionele kantoorhuurcontracten. De gedeelde kantooromgevingen van CIC maken dit bijzonder eenvoudig door lidmaatschapsvoorwaarden van 30 dagen aan te bieden.
Gelukkig is de kantorenmarkt de afgelopen jaren verschoven om tegemoet te komen aan de flexibiliteit die bedrijven nodig hebben bij het uitbreiden, inkrimpen, evolueren, draaien en reageren op steeds veranderende omstandigheden.
En het zijn niet langer alleen zelfstandigen en starters die satellietkantoren gebruiken; organisaties van alle groottes, waaronder overheidsinstellingen en multinationals, hebben dit kantoormodel omarmd.
Het juiste meubilair kiezen voor uw satellietkantoor
Meubilair is een essentieel onderdeel van het inrichten van een satellietkantoor. Welk merk bureau of welke breedte bank je neemt lijkt misschien irrelevant voor je bedrijf en daarom onbelangrijk. Maar je doet jezelf een plezier door eerder dan later uit te zoeken hoe je je kantoor gaat inrichten. Een hulpmiddel hiervoor is de Wayfair app, die augmented reality gebruikt om je te laten zien hoe hun meubels eruit zien in jouw ruimte.
Koop je nieuwe meubels, gebruikte meubels of huur je ze? Of misschien kan je bedrijf dit werk het beste uitbesteden door een kantoor te huren dat al is ingericht.
Onthoud: beslissingen over meubilair, coördinatie, installatie en onderhoud kosten je niet alleen geld – ze kosten je tijd die je anders aan je bedrijf zou kunnen besteden. Alle CIC-kantoren zijn uitgerust met modern, strak en comfortabel meubilair, maar maatwerk is ook mogelijk.
Satelliet Kantoor: Voorzien in uw technologische behoeften
Als je een nieuw satellietkantoor opent, wil je een plan hebben voor de technische vereisten. Wanneer je bedrijf niet allemaal onder één dak zit, is de juiste technologie voor eenvoudige, betrouwbare communicatie belangrijker dan ooit. Naast snelle, betrouwbare internetdekking in elke centimeter van je kantoor, wil je waarschijnlijk ook investeren in hoogwaardige telefoon- en/of videoconferentieplatforms.
Zorg er ook voor dat elke ruimte die je overweegt te betrekken de specifieke technische infrastructuurbehoeften van je bedrijf aankan zonder al te veel extra kosten. Sommige servicekantoren hebben personeel dat dit voor je kan doen, dus vraag er zeker naar wanneer je informeert naar ruimte of hun faciliteiten bezoekt. Met ultramoderne telefooncellen en conferentieruimten heeft CIC alle technologie die nodig is voor hybride teams en toegewijd personeel ter plaatse om u ook te ondersteunen.
Een satellietkantoor beheren: Middelen toewijzen voor succes
Er worden veel middelen ingezet om van een kantoor een goed functionerende, productieve werkplek te maken. Wanneer je leert hoe je een satellietkantoor moet beheren, is het belangrijk om te bedenken welke middelen er beschikbaar zullen zijn voor werknemers. Houd rekening met wat je nodig hebt om je werk gedaan te krijgen, maar ook met wat je bedrijf uitnodigend en aangenaam maakt, zowel fysiek als cultureel.
Bij het zoeken naar een satellietkantoor vragen starters of bedrijven met een klein budget zich misschien af of voorzieningen en extraatjes een luxe zijn die alleen is voorbehouden aan de campussen van Google of Facebook. Maar als je je werknemers een positieve werkervaring met tastbare voordelen biedt, heb je een streepje voor bij het aanwervingsproces, vooral als je personeel aanneemt uit dezelfde talentpools als sommige van die grotere, gevestigde bedrijven. CIC biedt all-inclusive voorzieningen waar werknemers dol op zijn en waar werkgevers zich geen zorgen over hoeven te maken, zoals volledig uitgeruste keukens, wellnessruimten en bedrijfskortingen.
Hoe vind ik een satellietkantoor
Het selecteren van het juiste satellietkantoor is een belangrijke onderneming voor elk bedrijf. Of je nu een groeiende startup bent die wil uitbreiden of een onderneming die specifieke talentpools wil aanboren, de voordelen zijn enorm en stellen bedrijven in staat om zichzelf strategisch te positioneren, contact te maken met het doelpubliek en groei te omarmen zonder geografische beperkingen in een steeds veranderend bedrijfslandschap.
Nu je weet hoe je een satellietkantoor opent, ben je klaar om de volgende stap te zetten? CIC is aanwezig in acht bruisende steden over de hele wereld en kan uw bedrijf helpen bij het opzetten van een satellietkantoor om te voldoen aan de behoeften van uw bedrijf. Ontdek onze flexibele kantoorruimteoplossingen in een cultuur die innovatie stimuleert.
