De complete gids voor satellietkantoren

Locatie is geen kleine kwestie voor een bedrijf. Je bent op zoek naar de juiste balans tussen kosten, gemak en zakelijke vooruitzichten. Maar dit zijn geen eenmalige overwegingen; bedrijven blijven te maken krijgen met de locatiekwestie terwijl ze groeien en zich ontwikkelen.

Of je bedrijf nu een startup is met een klein, toegewijd team of een groot, gevestigd bedrijf, waar je hoofdkantoor is hoeft geen beperking te zijn voor waar je bedrijf actief is. En vandaag de dag is het gemakkelijker dan ooit om een bedrijf te runnen zonder op één plek gecentraliseerd te zijn. Satellietkantoren zijn een veelgebruikte oplossing.

Voordat we verder gaan, moeten we eerst definiëren wat een satellietkantoor is:

Een satellietkantoor is een filiaal van een groter bedrijf dat fysiek gescheiden is van het hoofdkantoor van de organisatie.

Satellietkantoren kunnen enorm in grootte variëren, van één werknemer tot honderden. Zowel grote als kleine bedrijven kunnen ervoor kiezen om te investeren in satellietkantoren, afhankelijk van de specifieke behoeften van hun bedrijf.

Hieronder leest u meer over wie satellietkantoren gebruikt en waarom ze nuttig zijn, plus de essentiële informatie die u of uw bedrijf moet weten over het vinden van de beste oplossing.

• Welke soorten bedrijven gebruiken satellietkantoren?
• Voordelen van satellietkantoren
• Factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een satellietkantoor

Welke soorten bedrijven gebruiken satellietkantoren?

Bedrijven uit alle bedrijfstakken en van alle groottes gebruiken satellietkantoren om hun bedrijf strategisch te ontwikkelen. Veel bedrijven die satellietkantoren openen zullen in een van deze drie categorieën vallen:

1. Bedrijven die groeien

Naarmate je bedrijf meer functies gaat vervullen, kan er een moment komen dat je gewoon meer ruimte nodig hebt.

In plaats van je hele bedrijf over te brengen naar een nieuwe locatie, kun je met een satellietkantoor de voordelen van je bestaande ruimte behouden – of dat nu de perfecte locatie is, lage vastgoedkosten of gewoon het gemak van het vermijden van een massale migratie en blijven waar je bent.

Zelfs als een bedrijf van plan is te verhuizen, kan een tijdelijk satellietkantoor handig zijn als overloopruimte tijdens de overgang. Gedeelde kantooromgevingen maken dit bijzonder gemakkelijk door ruimtes aan te bieden op basis van maand-tot-maand of andere kortlopende, flexibele huurovereenkomsten. Naast minder logistiek werk vooraf, biedt een flexibele huur een handige buffer in het geval van langdurige build-outs (we hebben het allemaal meegemaakt). Er is geen reden om de groei van een bedrijf te onderbreken om te wachten op muren, vloeren, bureaus en stoelen.

Bedrijven met satellietkantoren breiden misschien hun aanbod uit of komen op in nieuwe markten, dus willen ze wat personeel ter plaatse om te netwerken, de lokale cultuur te leren kennen of persoonlijke logistiek af te handelen.

In sommige gevallen, afhankelijk van je branche en de specifieke markt die je hoopt te bereiken, kunnen lokale connecties echt het verschil maken tussen succes en mislukking.

Om een voorbeeld te geven: startups die willen uitbreiden naar Japan hebben het vaak moeilijk als ze dat doen zonder ter plaatse connecties te hebben opgebouwd en zich vertrouwd te maken met de belangrijkste aspecten van de Japanse cultuur, volgens Lia Camargo, Japan Partnerships Associate bij de CIC Japan Desk. Camargo raadt bedrijven die geïnteresseerd zijn in het opzetten van een vestiging in Japan of die willen samenwerken met Japanse partners aan om de bestaande markt te onderzoeken, uit te zoeken wie de belangrijkste spelers zijn in de groeiende startupscene, te zoeken naar mogelijkheden in regio’s buiten Tokio en Japanse basiswoorden en -zinnen te leren.

2. Bedrijven op zoek naar kruisbestuiving

We horen altijd over concurrentie in het bedrijfsleven, maar we hebben het veel minder vaak over de kracht van samenwerking. Veel van de meest innovatieve bedrijven van vandaag gaan op zoek naar partnerschappen met andere bedrijven om hun eigen bedrijf te versterken, omdat ze ontdekken dat buiten de muren van hun eigen activiteiten kijken eigenlijk van vitaal belang is voor hun succes op lange termijn.

In deze blogpost over CIC-lid Dina Routhier van Stanley Ventures zegt: “De beste bedrijven realiseren zich dat ze het niet alleen kunnen.” Haar taak bestaat uit het identificeren van en netwerken met veelbelovende startups waarvan de technologieën het productaanbod van het moederbedrijf van het durfkapitaalfonds, Stanley, Black en Decker, kunnen verbeteren. In ruil daarvoor ontvangen de startups investeringen.

Met andere woorden, samenwerking stelt bedrijven in staat om potentieel baanbrekende concurrentie om te zetten in wederzijds voordelige partnerschappen.

Door een satellietkantoor te vestigen in een centrum van startup-activiteiten, zoals een coworking space, kan je bedrijf dergelijke samenwerkingsverbanden opstarten en buiten de gebaande paden denken. Je bent in de positie om organisch te netwerken, op de hoogte te blijven van trends in de sector en je producten, diensten of evenementen te promoten bij een ontvankelijke gemeenschap.

3. Bedrijven die zich richten op specifieke talentpools

Werknemers worden niet voor niets “talent” genoemd: Als je iemand aanwerft, ben je niet op zoek naar zomaar iemand om een functie in te vullen. Je bent op zoek naar de juiste persoon om je team te versterken. En net zoals een bedrijf de beste kandidaten zoekt, zoeken potentiële werknemers de best mogelijke fit in een werkgever. Dus hoe trek je toptalent aan? Een manier om dit te doen is om te gaan waar het toptalent is. Letterlijk.

Wanneer bedrijven beslissen waar ze satellietkantoren openen, kunnen ze rekening houden met de talentenpool in de respectieve locaties. Ze kunnen zelfs een nieuw kantoor openen om het talent van een bepaalde regio, stad of buurt aan te boren.

Hoewel bedrijven zich natuurlijk willen onderscheiden, zit er kracht in aantallen. Een plaats die bekend staat om zijn mogelijkheden voor specifieke vaardigheden of vakgebieden trekt natuurlijk kandidaten aan die op zoek zijn naar die mogelijkheden. Denk aan software-ingenieurs en durfkapitalisten die naar Silicon Valley trekken, of acteurs naar LA.

Lokale instellingen zoals scholen en opleidingsprogramma’s maken ook deel uit van deze vergelijking, aangezien zij vaak het talent van dat gebied voortbrengen. Boston is bijvoorbeeld een van de beste steden voor startups; in 2017 was het voor het tweede jaar op rij op de eerste plaats door de Amerikaanse Kamer van Koophandel. Onder de genoemde factoren? Talent. De vele universiteiten in de stad, waaronder enkele van ’s werelds meest prestigieuze instellingen zoals Harvard University en MIT, zorgen voor een constante stroom van nieuw talent en een overvloed aan werk en financieringsmogelijkheden maken Boston een aantrekkelijke plek voor de beste en slimste mensen.

Bedrijven met strategisch geplaatste satellietkantoren hebben vaak rekening gehouden met de mogelijkheid om mensen aan te nemen als onderdeel van hun marktbeoordeling, waar ze zich ook vestigen.

Voordelen van satellietkantoren

Satellietkantoren bieden bedrijven verschillende voordelen, afhankelijk van hun unieke bedrijfsmodellen en doelstellingen.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende voordelen van satellietkantoren:

Aanwerving

We hebben vastgesteld hoe talent een rol kan spelen in de beslissing om een satellietkantoor te openen en waar.

Maar als je eenmaal toegang hebt tot het soort talent dat je zoekt, hoe maak je die mensen dan enthousiast over het vooruitzicht om bij jouw bedrijf te werken? Satellietkantoren kunnen zelfs fungeren als rekruteringstool, als ze op de juiste manier worden gebruikt.

Bedenk wat een potentiële werknemer aantrekkelijk zou kunnen vinden in een werkruimte: Is het kantoor gemakkelijk te bereiken? Zijn er voorzieningen zoals douches op locatie, een fitnessruimte, een keuken vol snacks of een handvol lekkere lunchgelegenheden op loopafstand? Krijgen werknemers de kans om naar andere bedrijfskantoren op aantrekkelijke locaties te reizen? Is je satellietkantoor een comfortabele, inspirerende ruimte om tijd door te brengen?

Al deze factoren en nog veel meer kunnen iemands indruk van je bedrijf beïnvloeden en hun enthousiasme om deel uit te maken van je team. Door een satellietkantoor te bouwen waar mensen willen werken, maak je van je bedrijf ook een plek waar mensen willen werken.

Kostenefficiëntie

Een ander potentieel voordeel van satellietkantoren zijn de kosten. Hoewel een bedrijf een ruimte op een bepaalde locatie nodig kan hebben vanwege de zichtbaarheid, het verkeer of de locatie van het klantenbestand, is het misschien niet nodig dat alle medewerkers of teams in diezelfde fysieke ruimte werken. Als een bedrijf hetzelfde werk kan laten doen buiten het hoofdkantoor tegen een betaalbaarder tarief, kan het investeren in een satellietlocatie om tegelijkertijd op een andere locatie aanwezig te zijn of te blijven.

Adres Reputatie

In het dagelijkse leven voelt het misschien alsof een kantoor een kantoor is. Maar dat is niet noodzakelijk het geval voor mensen buiten je bedrijf, vooral voor degenen die nog niet weten wat je doet.

Een gerenommeerd adres kan direct bijdragen aan de perceptie van je bedrijf bij potentiële klanten, partners, investeerders of andere spelers in de sector. Je adres is als een eerste indruk en vertelt een deel van het verhaal van je bedrijf. Een satellietkantoor op een bekende en gerespecteerde locatie kan ook de toon zetten voor alles van zakelijke bijeenkomsten tot interviews en netwerkevenementen die je organiseert.

Netwerken

Jij bent het gezelschap dat je houdt, toch? In het zakenleven heeft dit spreekwoord het niet alleen over je morele karakter: met wie je je omringt, beïnvloedt ook met wie je zaken doet. Zakelijke connecties zijn immers menselijke connecties.

Satellietkantoren geven je de mogelijkheid om te kiezen met wie de leden van je bedrijf een gesprek aanknopen tijdens hun ochtendkoffie of wie ze tegen het lijf lopen in de lift (ze noemen het niet voor niets een elevator pitch!).

Dit is een belangrijke reden waarom bedrijven naar zakenwijken trekken die rijk zijn aan partnerschappen, zoals University City – waar CIC Philadelphia actief is. gedeelde werkruimte in samenwerking met burgerinnovatiehal Quorum, BioLabs, Wexford Science+Technology en University City Science Center – of industriehubs zoals Kendall Square in Cambridge, MA, dat bekend staat om de hoge dichtheid van startups, life science en biotechbedrijven. Zelfs als een organisatie daar niet gevestigd is, kan ze toch een aanwezigheid opbouwen die zich sneller vertaalt in een grotere naamsbekendheid, samenwerkingsmogelijkheden en een sterkere lijst met contactpersonen.

Nabijheid tot nieuwe markten

Satellietkantoren maken het voor bedrijven gemakkelijker om nieuwe markten te betreden door zich te verdiepen in die lokale gemeenschappen. Een fysieke aanwezigheid biedt je de mogelijkheid om de normen en klantvoorkeuren op een nieuwe plek te leren kennen en om potentiële medewerkers en klanten te ontmoeten.

Hoe vind je het juiste satellietkantoor? Factoren om te overwegen

Investeren in een satellietkantoor is precies dat: een investering. Om er zeker van te zijn dat het een succes wordt, zijn hier tien dingen waar je rekening mee moet houden voordat je de sprong waagt:

1. Doelen

Voordat je plannen maakt of beslissingen neemt, moet je goed nadenken over wat je van plan bent met het openen van een nieuw kantoor. Wat hoop je te bereiken en hoe past dit in de grotere strategie van je bedrijf?

Wil je je inkomsten verhogen door een internationale markt aan te boren? Probeer je talent aan te trekken of je huidige werknemers meer flexibiliteit te bieden? Hoe specifieker je doelen, hoe beter. Misschien wil je bedrijf zich bijvoorbeeld vestigen in een knooppunt van de industrie. Welke resultaten voor je bedrijf zouden de tijd, logistieke en financiële kosten voor het opzetten van een satellietkantoor de moeite waard maken?

Als je je doelen kent en de specifieke stappen die je gaat nemen om ze te bereiken, groei je doelgericht en kun je je succes meten.

2. Locatie

Zoals we hebben besproken, kan de plaats waar je een satellietkantoor opent veel gevolgen hebben voor je bedrijf. In veel gevallen is het streven naar aanwezigheid op een bepaalde locatie de belangrijkste drijfveer achter een satellietkantoor. Maar zelfs als locatie niet je belangrijkste zorg is, is het de moeite waard om te overwegen hoe verschillende opties verschillende aspecten van je bedrijf zullen beïnvloeden.

Als je eenmaal hebt bepaald of je satellietkantoren in Manhattan of Montana thuishoren, weeg dan de voor- en nadelen van bepaalde buurten en zelfs specifieke kantoren af – van de ervaringen van werknemers en klanten tot huurprijzen, samenwerkingsmogelijkheden en concurrentie.

3. Uw buren

Als je nadenkt over de juiste locatie voor je satellietkantoor, ga dan na welk type gemeenschap je het beste kan helpen om je doelen te bereiken. Als je een startup bent die op zoek is naar groeimogelijkheden, doe dan onderzoek naar een locatie in de buurt van VC’s of bedrijven die hun innovatie-inspanningen willen vergroten. Als je een nieuw kantoor voor verkooppersoneel opzet, kan een gebied met een hoge dichtheid waar het soort bedrijven is gevestigd dat je als klant wilt binnenhalen, de juiste stap voor je zijn.

Netwerken vindt niet alleen plaats binnen de grenzen van netwerkevenementen of vooraf georganiseerde bijeenkomsten. Het gebeurt op een natuurlijke manier gedurende je dag, waar je ook bent.

4. Toegankelijkheid

Het gemak om van en naar kantoor te komen heeft invloed op wie er voor uw bedrijf zal solliciteren en hoe tevreden werknemers zullen zijn als ze er eenmaal zijn. Er zijn meerdere implicaties voor werkgevers.

Ten eerste betekent minder vervoersmiddelen die kunnen worden gebruikt om uw kantoor te bereiken, meer beperkingen voor uw kandidatenpool. Ten tweede kijken bedrijven steeds meer naar transport als een aspect van duurzaamheid en het welzijn van werknemers. Een kantoor dat gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer, de fiets of te voet kan uw initiatieven ondersteunen om van uw werkplek een gezonde en milieubewuste werkplek te maken.

Let net als bij je hoofdkantoor op de toegankelijkheidsvoorzieningen van je satellietkantoor voor mensen met verschillende mobiliteitsbereiken of andere toegankelijkheidsbehoeften. Deze functies kunnen nu of later van essentieel belang zijn voor je medewerkers en als je vanaf het begin een toegankelijke ruimte creëert, voorkom je dat je later correcties moet aanbrengen of moet betalen voor dure wijzigingen. Bovendien maak je hiermee een belangrijk cultureel statement dat werknemers en cliënten met een handicap welkom zijn bij jouw organisatie.

5. Interne logistiek

Hoewel ze fysiek gescheiden zijn van de hoofdlocatie van een bedrijf, blijven satellietkantoren in meer of mindere mate samenwerken met het hoofdkantoor. In sommige gevallen hebben werknemers de mogelijkheid om te pendelen tussen kantoren, of is regelmatig reizen naar het hoofdkantoor van het bedrijf essentieel voor hun functie. Afhankelijk van de structuur van je bedrijf en het werk dat je doet, kan veelvuldig reizen tussen kantoren van invloed zijn op waar je het beste een satellietkantoor kunt openen. Bedenk hoe handig het zal zijn om van het ene kantoor naar het andere te komen in termen van kosten en vervoersmogelijkheden.

Houd ook rekening met andere logistieke overwegingen, zoals verschillen in tijdzones en welke communicatiemethoden je gaat gebruiken tussen teams in verschillende kantoren.

6. Benodigde ruimte

Om te bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt, moet je beginnen met hoeveel werknemers je verwacht in je satellietkantoor te werken. Maar om nog een stap verder te gaan, denk eens na over hoe je werknemers werken. Als je bedrijf werknemers toestaat om op afstand te werken of als sommige medewerkers van satellietkantoren vaak zullen reizen, heb je misschien niet zoveel bureaus nodig in je nieuwe ruimte om iedereen die komt werken een plek te geven.

Om onnodige ruimteproblemen en verhuizingen in de toekomst te voorkomen, moet je rekening houden met je groeiprognoses. Als je bijvoorbeeld heel snel mensen aanneemt na een succesvolle financieringsronde, kan het zinvol zijn om een groter kantoor te huren dan je op dat moment nodig hebt. Als je één nieuw teamlid per jaar toevoegt, kan je bedrijf misschien beter kosten besparen met een kleiner kantoor en later uitbreiden met een nieuwe leaseperiode.

7. Flexibiliteit

Bedenk niet alleen hoe snel je bedrijf groeit, maar ook of je verwacht je satellietkantoor zes maanden, zes jaar of voor onbepaalde tijd nodig te hebben. Snel groeiende bedrijven of bedrijven die op korte termijn ruimte nodig hebben, kunnen baat hebben bij flexibele huurovereenkomsten in plaats van traditionele kantoorhuurcontracten.

Gelukkig is de kantorenmarkt de afgelopen jaren verschoven om ruimte te bieden aan de flexibiliteit die bedrijven nodig hebben om uit te breiden, in te krimpen, te evolueren, te pivotten en te reageren op steeds veranderende omstandigheden.

In feite is het aantal gedeelde kantoorruimtes wereldwijd bijna verdubbeld van 2015 tot 2017, terwijl het aantal coworkingleden in die periode meer dan verdrievoudigd is,volgens GCUC. En het zijn niet alleen solopreneurs en startups die gebruik maken van coworking; organisaties van alle groottes, inclusief overheidsinstellingen en multinationals, hebben dit kantoormodel omarmd.

8. Meubilair

Meubilair is een essentieel onderdeel van je satellietkantoor. Welk merk bureau of welke breedte bank je neemt lijkt misschien irrelevant voor je bedrijf en daarom onbelangrijk. Maar je doet jezelf een plezier door eerder dan later uit te zoeken hoe je je kantoor gaat inrichten. Een hulpmiddel hiervoor is de Wayfair app, die augmented reality gebruikt om je te laten zien hoe hun meubels eruit zien in jouw ruimte.

Koop je nieuwe meubels, gebruikte meubels of huur je ze? Of misschien kan je bedrijf dit werk het beste uitbesteden door een kantoor te huren dat al is ingericht.

Onthoud: beslissingen over meubilair, coördinatie, installatie en onderhoud kosten je niet alleen geld – ze kosten je tijd die je anders aan je bedrijf zou kunnen besteden.

9. Technische behoeften

Ga je nieuwe satellietkantoor in met een plan voor de technische vereisten. Wanneer je bedrijf niet allemaal onder één dak zit, is de juiste technologie voor eenvoudige, betrouwbare communicatie belangrijker dan ooit. Naast snelle, betrouwbare internetdekking in elke centimeter van je kantoor, wil je waarschijnlijk ook investeren in hoogwaardige telefoon- en/of videoconferentieplatforms.

Zorg er ook voor dat elke ruimte die je overweegt te betrekken de specifieke technische infrastructuurbehoeften van je bedrijf aankan zonder al te veel extra kosten. Sommige servicekantoren hebben personeel dat dit voor je kan doen, dus vraag er zeker naar wanneer je informeert naar ruimte of hun faciliteiten bezoekt.

10. Voorzieningen

Er worden veel middelen ingezet om van een kantoor een goed functionerende, productieve werkplek te maken. Welke middelen zullen beschikbaar zijn voor werknemers in uw satellietkantoor? Houd rekening met wat je nodig hebt om je werk gedaan te krijgen, maar ook met wat je bedrijf uitnodigend en aangenaam maakt, zowel fysiek als cultureel.

Voor starters of bedrijven die werken met een beperkt budget, lijken voorzieningen en extraatjes misschien een luxe die alleen is voorbehouden aan de campussen van Google of Facebook. Maar als je je werknemers een positieve werkervaring met tastbare voordelen biedt, heb je een streepje voor bij het aanwervingsproces, vooral als je personeel aanneemt uit dezelfde talentpools als sommige van die grotere, gevestigde bedrijven.