イベントのオーガナイザーとして、あなたは2つのことを望んでいます：イベントがスムーズに進行すること、そして参加者にポジティブな体験をしてもらうことです。
イベント前やイベント中は、その目標を確実に達成するために、100万もの細かいことに気を配っていることでしょう。 対面式の集まりを主催するのであれば、見栄えを整え、快適に過ごせるようにスペースを準備するでしょう。 Zoomで招集する場合は、招待リンクが機能するか、スクリーンシェアのスキルが十分かどうかを確認します。
しかし、同じイベント内で2つのオーディエンスを管理しなければならない場合はどうなるのだろうか？
オンラインと対面が混在するイベントは、リーチを広げ、集会をより身近なものにする素晴らしい方法です。
しかし、このような混合形式には独特の課題があります。 対面式と遠隔式の両方の要素を管理するのは手間がかかると感じるかもしれませんし、一方の聴衆の体験をもう一方の聴衆の体験より優先してしまう危険性もあります。
いいニュースがある：どんなスキルでもそうだが、ちょっとしたリサーチと練習で、オンラインと対面のオーディエンスを同時に管理する技術をマスターする道が開ける。
以下では、ハイブリッド・イベントのコツ、いつ、何のために開催するのか、そしてイベントを成功させるために必要なすべてをご紹介します。 あなたの次のイベントは、あなたが計画するのを待っています！
ハイブリッド・イベントとは？
ハイブリッド・イベントとは、対面とバーチャルの両方の要素を含むタイプのプログラムである。 つまり、プレゼンターは一箇所に集まり、参加者は完全に遠隔地にいる場合や、少人数の聴衆が集まり、同時に遠隔地の聴衆にイベントが放送される場合などがある。
ハイブリッド・イベントの利点
対面イベントとバーチャルイベントにはそれぞれ利点がありますが、ハイブリッドイベントは両方の長所を生かすことができます。 ハイブリッド・イベントの利点は以下の通りです：
1.リーチを広げる
参加者にバーチャルな参加オプションを提供することは、イベントのリーチを広げる最良の方法のひとつです。 インターネットの力を使えば、もはや聴衆を地理的に近い人たちに限定する必要はありません。 ビジネスを成長させ、コミュニティを築き、あるいは単にできるだけ多くの人々にリーチする手段としてイベントを利用するのであれば、ハイブリッド・イベントはその一助となるでしょう。
2.アクセシビリティの向上
ハイブリッド・イベントは、参加への障壁を取り除くことができます。 育児、スケジュール、アクセス、交通の便などの理由で、直接参加できない人も、あなたのプログラムに参加することができます。 また、イベントを録画しておけば、その影響はさらに広がります。
3.流れを作る
同じ物理的な場所にいるプレゼンターは、ミュートや切断、自宅での技術的な不具合を心配することなく、簡単にお互いを高め合い、直接会って親交を深めることができる。 また、会場で聴衆を迎えることができるため、特に地元のグループ間で、出席者とプレゼンターの間に有機的なつながりが生まれる。
同時に、自宅の聴衆のためのアクセシビリティを維持し、対面でのコミュニケーションに躊躇している人々に、チャットに声を加えるよう促すことができます。
4.データの収集と活用
ハイブリッドイベントでは、データ収集と測定基準がこれまで以上に簡単になり、登録直後からエンゲージメントを追跡し、顧客パイプラインを開発することができます。 また、イベントに参加した聴衆と、登録はしたものの参加しなかった聴衆に対して、イベント後のEメールをカスタマイズすることもできます。 このようなカスタマイズされたコミュニケーションは、セールスとエンゲージメントを促進するのに役立ちます。
5.コスト削減
ハイブリッド・イベントは、多くの場合、対面式イベントよりも費用対効果が高く、環境的にも持続可能です。 オンラインで参加者を集めれば、軽食の数を減らし、会場を小さく予約し、資料の印刷枚数を減らし、参加者が会場まで移動するためのエネルギー消費を抑えることができます。
混合聴衆のためのイベントを計画する方法
ハイブリッド・プログラムを作成する際には、参加者のためのまとまったイベント体験や、対面型とバーチャル型それぞれの聴衆のユニークなニーズについて考えることに時間をかけたい。
観客が混在している場合、バーチャルな参加者の体験を見過ごしがちだが、その体験は大きく異なるため、単独で、あるいは一緒に考慮する必要がある。 参加者全員に歓迎されていると感じてもらい、良い体験をしてもらいたいのであれば、物理的なイベントスペースにカメラを設置し、それをサイバースペースを通じて放送するだけでは不十分です。
幸いなことに、以下のヒントを参考に事前に計画を立てれば、遠隔地の聴衆にとっても、対面している聴衆にとっても、スムーズで魅力的なイベントを開催することができます。
スペースを準備する
バーチャルの要素を含む他のイベントと同様に、放送スペースが対面視聴者と遠隔視聴者の両方に適していることを確認したいものです。 照明、カメラのセットアップ、使用するデバイスなどは、イベント前に十分にテストしておく必要があります。 スクリーン上だけでなく、実際に見てどう見えるかを確認しましょう。このブログ記事では、バーチャルイベントを円滑に運営するために必要なステップの全容を紹介しています。
役割の定義
イベント中は、対面とバーチャルのイベント・マネージャーを別々に配置することを検討しましょう。 スピーカーのマイクが切れたり、ケータリングが遅れたりすることは、一人で対処するには十分です。 しかし、バーチャルの参加者の問題のトラブルシューティング、チャットでの質問対応、バーチャルのエンゲージメントの促進が加わると、物事は隙間に入り込んでしまうものです。
バーチャル・イベント・マネージャーは、スピーカーへの質問を中継し、イベントのビジュアルがスムーズでバーチャル・オーディエンスにとって魅力的であることを確認することで、バーチャル・オーディエンスを実際の参加者に代弁することができます。
役割を分担することで、参加者全員にまとまりのある体験を提供しながら、各自が主な対象者に集中することができる。
予定通り
バーチャルのイベントは、対面のイベントよりも短時間で終わる傾向があります。 両方の聴衆に配慮したスケジュールを設定し、それを守りましょう。
そのため、インパクトのある簡潔なコンテンツを提供し、参加者全員の注意を最後まで引きつけるようにしましょう。
すべてのイベントと同様、予定通りに終了することで、参加者全員の時間を尊重するようにしましょう。
ダイナミックにする
参加者は2つのユニークな体験をしており、その両方に対応することが重要です。 特にバーチャルな聴衆のために、イベントをより活発にする方法を考えよう。
パネルイベントでは複数のカメラアングルを使ったり、一人のスピーカーがプレゼンをしている間、そのスピーカーにカメラを向け続けたりすることもできます。 いずれにせよ、聴衆の注意を引きつけるために、数分ごとに映像が変わるようにしましょう。
聴衆を巻き込み、参加の規範を設定する
プレゼンターには、リモートで電話をかけてきた人に定期的に謝辞を述べるよう期待しましょう。 バーチャル参加者は、聴衆の重要な一部であり、余計な存在ではないことを示したい。
投票やQ&A機能を活用することで、イベント中も会員の注目を集めることができます。 様々なブロードキャスト・プラットフォームがこれに役立つので、適切なソフトウェアを使用していることを確認してください！
一方、バーチャル・イベント・マネージャーは、バーチャルの聴衆からの意見を、実際に会場にいる聴衆に伝えることができます。
ハイブリッドイベントを成功させるための重要なハードルは、遠隔地にいる聴衆の関心を維持し、その声を届けることです。 より公平な参加者体験を作るために、全ての参加者に同じフォーマットで質問を提出してもらうことにするかもしれません。 例えば、 Sli.doのようなプラットフォームでは、会場にいる参加者と遠隔地にいる参加者の両方が質問を投稿し、人気のあるトピックにアップヴォートすることができます。 参加者がイベント中に参加する方法を知っている限り、これは素晴らしいツールになります。
イベント開始時に、どのように質問に答えるか、また聴衆が何を期待できるかを伝えましょう。 イベント中に、これらのベストプラクティスについて、直接、またはバーチャルなチャットボックスで自由に思い出してもらいましょう。
コネクションを築く
バーチャルな参加者同士はどのように出会うのか？ Remoや Airmeetのようなサービスは、参加者が小グループに出入りできるバーチャルテーブルを提供する。また、Zoomはイベント中にブレイクアウトルームやチャットを開催し、遠隔地の参加者がバーチャルな領域に「集う」ことを可能にします。
どのようなイベントを選ぶにせよ、ハイブリッド・イベントは、イベント・スペースで有機的に起こるつながりを促進するために、主催者側がより意図的に努力する必要があることを意識したい。
フォローする
直接会場に行けば、イベント後にプレゼンターと1対1で話す時間を確保するのは簡単だ。軽食をとりながら話をしたり、ノートパソコンを片付けている間に声をかけたりできる。 オンラインでは、これはより複雑になる。
また、イベント後に録画映像を配信する場合は、バーチャル参加者をフォローアップし、プレゼンターとの時間を予約できるようにすることも検討するとよいでしょう。 You Can Book Meのようなツールは、1対1の会話を予約する簡単な方法です。
また、講演者のフォローアップの時間が限られている場合は、講演者とさらに話をしたいバーチャル参加者のために、イベント後のQ&Aを作成することもできます。
ハイブリッド・イベントの準備
対面でもオンラインでも聴衆を惹きつける方法はたくさんあり、ハイブリッド・イベントなら両方を同時に行うことができる。 成功の鍵は、それぞれのタイプの聴衆とプレゼンターのニーズを見極め、スムーズで魅力的なイベントにするための準備をすることです。 CICイベント・チームは、イベント・スペースのレンタルやバーチャル・イベント・サービスを通じて、お客様が融合されたオーディエンスを惹きつけるお手伝いをさせていただきます。 CICイベントチームは、イベントスペースのレンタルやバーチャル・イベント・サービスを通じて、様々なタイプのオーディエンスが参加できるようお手伝いいたします。CICの各拠点で提供しているサービスの詳細については、イベントページをご覧ください。
