Wie Sie eine Veranstaltung für ein gemischtes Online- und persönliches Publikum planen

Als Organisator einer Veranstaltung wollen Sie zwei Dinge: dass die Veranstaltung reibungslos verläuft und dass Ihre Teilnehmer eine positive Erfahrung machen. 

Vor und während der Veranstaltung kümmern Sie sich um gefühlt eine Million Details, um sicherzustellen, dass Sie diese Ziele erreichen. Wenn Sie ein persönliches Treffen veranstalten, bereiten Sie wahrscheinlich den Raum so vor, dass er vorzeigbar aussieht und bequem ist. Wenn Sie über Zoom konferieren, sollten Sie sicherstellen, dass der Einladungslink funktioniert und dass Ihre Screensharing-Fähigkeiten auf dem neuesten Stand sind. 

Aber was passiert, wenn Sie bei ein und derselben Veranstaltung zwei Publikumsgruppen verwalten müssen: einige Leute kommen zu Ihnen, während andere online zuschauen?

Veranstaltungen mit gemischtem Online- und persönlichem Publikum sind eine gute Möglichkeit, Ihre Reichweite zu vergrößern und Ihre Veranstaltungen zugänglicher zu machen. 

Dieses gemischte Format hat jedoch seine ganz eigenen Herausforderungen. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass die Verwaltung von Präsenz- und Remote-Elementen mehr Arbeit verursacht oder dass Sie Gefahr laufen, die Erfahrung des einen Publikums gegenüber der des anderen zu bevorzugen. 

Hier ist die gute Nachricht: Wie bei jeder anderen Fähigkeit auch, können Sie mit ein wenig Recherche und Übung die Kunst des gleichzeitigen Managements von Online- und persönlichem Publikum meistern. 

Im Folgenden gehen wir auf die Grundlagen von hybriden Veranstaltungen ein, wann und warum Sie sie veranstalten sollten und was Sie für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen. Ihre nächste Veranstaltung wartet nur darauf, von Ihnen geplant zu werden, also lassen Sie uns gleich loslegen! 

Was ist eine hybride Veranstaltung? 

Eine hybride Veranstaltung ist eine Art von Programm, das sowohl persönliche als auch virtuelle Elemente enthält. Das kann bedeuten, dass sich alle Vortragenden an einem einzigen Ort befinden, während die Teilnehmer komplett ferngesteuert sind, oder dass eine kleine Gruppe von Zuhörern zusammenkommt, während die Veranstaltung gleichzeitig an ein entferntes Publikum übertragen wird. 

Vorteile von hybriden Veranstaltungen

Persönliche und virtuelle Veranstaltungen haben beide ihre Vorteile, und hybride Veranstaltungen können Ihnen das Beste aus beiden Welten bieten. Hier sind die wichtigsten Vorteile von Veranstaltungen mit gemischtem Publikum: 

1. Vergrößern Sie Ihre Reichweite

Eine der besten Möglichkeiten, die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu erhöhen, besteht darin, den Teilnehmern eine virtuelle Möglichkeit zur Teilnahme zu bieten. Dank der Möglichkeiten des Internets müssen Sie Ihr Publikum nicht mehr auf die Menschen in Ihrer unmittelbaren geografischen Umgebung beschränken. Wenn Sie Veranstaltungen nutzen, um Ihr Geschäft auszubauen, eine Gemeinschaft zu bilden oder einfach so viele Menschen wie möglich zu erreichen, dann können Ihnen hybride Veranstaltungen dabei helfen, dies zu erreichen.

2. Erhöhte Zugänglichkeit

Hybride Veranstaltungen können einige Hindernisse für die Teilnahme beseitigen. Menschen, die vielleicht aufgrund von Kinderbetreuung, Terminen, Erreichbarkeit oder Transportproblemen nicht persönlich teilnehmen können, sind plötzlich in der Lage, an Ihrem Programm teilzunehmen. Und wenn Sie Ihr Ereignis aufgezeichnet haben, kann sich Ihre Wirkung noch weiter ausbreiten. 

3. Erstellen Sie einen Fluss

Moderatoren, die sich am selben Ort befinden, können leicht aufeinander aufbauen und ein persönliches Verhältnis entwickeln, ohne sich Gedanken über Stummschaltung, gegenseitiges Abschalten oder technische Probleme zu Hause machen zu müssen. Und die Möglichkeit, ein Publikum vor Ort zu empfangen, lässt organische Verbindungen zwischen Teilnehmern und Referenten entstehen, insbesondere zwischen lokalen Gruppen. 

Gleichzeitig erhalten Sie die Zugänglichkeit für Ihr Publikum zu Hause aufrecht und ermutigen Menschen, die gegenüber persönlichen Gesprächspartnern eher zurückhaltend sind, ihre Stimme in den Chat einzubringen. 

4. Daten sammeln und nutzbar machen

Hybride Veranstaltungen machen das Sammeln von Daten und Metriken einfacher als je zuvor. Sie können das Engagement nachverfolgen und Kundenpipelines direkt bei der Registrierung entwickeln. Sie können Ihre E-Mails nach der Veranstaltung sogar an die Teilnehmer anpassen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, im Gegensatz zu denjenigen, die sich angemeldet, aber nicht teilgenommen haben. Diese Art von maßgeschneiderter Kommunikation kann den Verkauf und das Engagement fördern. 

5. Kosten senken

Hybride Veranstaltungen können oft kostengünstiger und umweltfreundlicher sein als persönliche Veranstaltungen. Wenn die Teilnehmer online sind, können Sie weniger Erfrischungen anbieten, einen kleineren Veranstaltungsort buchen, weniger Materialien drucken und weniger Energie für die Anreise der Teilnehmer aufwenden. 

Wie Sie eine Veranstaltung für gemischte Zielgruppen planen

Wenn Sie ein hybrides Programm erstellen, sollten Sie einige Zeit damit verbringen, sich Gedanken über ein kohärentes Veranstaltungserlebnis für die Teilnehmer sowie über die besonderen Bedürfnisse Ihres persönlichen und virtuellen Publikums zu machen. 

Es ist leicht, virtuelle Teilnehmer zu übersehen, wenn Sie ein gemischtes Publikum haben, aber die Erfahrungen sind sehr unterschiedlich und müssen sowohl unabhängig als auch zusammen betrachtet werden. Wenn Sie möchten, dass sich alle Ihre Teilnehmer willkommen fühlen und ein gutes Erlebnis haben, reicht es nicht aus, eine Kamera in Ihrem Veranstaltungsraum aufzustellen und sie über den Cyberspace zu übertragen. 

Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, können Sie eine reibungslose und ansprechende Veranstaltung sowohl für das Publikum aus der Ferne als auch für das Publikum vor Ort gewährleisten. 

Bereiten Sie Ihren Raum vor

Wie bei jeder Veranstaltung mit einer virtuellen Komponente müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Übertragungsraum sowohl für ein persönliches als auch für ein entferntes Publikum geeignet ist. Sie sollten die Beleuchtung, die Kameraeinstellung und alle Geräte, die Sie verwenden werden, lange vor der Veranstaltung testen. Sehen Sie sich an, wie sie persönlich und auf dem Bildschirm aussehen. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie alles über die Schritte, die Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihrer virtuellen Veranstaltung unternehmen können. 

Definieren Sie Rollen

Ziehen Sie in Erwägung, während der Veranstaltung einen separaten persönlichen und einen virtuellen Eventmanager einzusetzen. Vielleicht fällt das Mikrofon des Redners aus oder der Caterer verspätet sich – das ist genug, was eine Person allein bewältigen kann. Aber wenn Sie dann noch Probleme mit virtuellen Teilnehmern beheben, Chat-Fragen beantworten und die virtuelle Beteiligung erleichtern, kann es passieren, dass etwas durch die Maschen fällt. 

Ihr virtueller Eventmanager kann dabei helfen, das virtuelle Publikum gegenüber den persönlichen Teilnehmern zu repräsentieren, indem er Fragen an die Redner weiterleitet und dafür sorgt, dass die visuelle Gestaltung der Veranstaltung reibungslos und ansprechend für das virtuelle Publikum ist. 

Durch die Aufteilung der Rollen kann sich jeder auf sein Hauptpublikum konzentrieren, während gleichzeitig ein einheitliches Erlebnis für alle Teilnehmer geschaffen wird. 

Bleiben Sie im Zeitplan

Virtuelle Veranstaltungen sind in der Regel kürzer als persönliche Veranstaltungen. Legen Sie einen Zeitplan fest, der auf beide Zielgruppen Rücksicht nimmt, und halten Sie ihn ein. 

Das Engagement des virtuellen Publikums kann schwieriger aufrechtzuerhalten sein, wenn die Teilnehmer zu Hause mehrere Anforderungen an ihre Aufmerksamkeit stellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie wirkungsvolle und prägnante Inhalte bereitstellen, die die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer aufrechterhalten. 

Wie bei allen Veranstaltungen sollten Sie darauf achten, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer respektieren, indem Sie die Veranstaltung auch pünktlich beenden. 

Machen Sie es dynamisch

Ihre Teilnehmer machen zwei einzigartige Erfahrungen, und es ist wichtig, beide zu berücksichtigen. 

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung aktiver gestalten können, insbesondere für Ihr virtuelles Publikum. 

Sie könnten sich entscheiden, mehrere Kamerawinkel für eine Podiumsveranstaltung zu verwenden oder eine Kamera auf einen einzelnen Sprecher zu richten, während dieser seine Präsentation hält. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass das Bildmaterial alle paar Minuten wechselt, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erhalten. 

Binden Sie Ihr Publikum ein & setzen Sie Normen für die Teilnahme

Erwarten Sie von Ihren Moderatoren, dass sie die Teilnehmer, die aus der Ferne anrufen, regelmäßig begrüßen. Sie möchten den virtuellen Teilnehmern zeigen, dass sie ein integraler Bestandteil Ihres Publikums sind und nicht nur ein nachträglicher Gedanke. 

Umfragen und die Frage-und-Antwort-Funktion können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Mitglieder während der gesamten Veranstaltung zu erhalten. Verschiedene Broadcasting-Plattformen können Ihnen dabei helfen, also stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software verwenden

In der Zwischenzeit kann Ihr virtueller Eventmanager dabei helfen, alle Beobachtungen Ihres virtuellen Publikums an die persönlichen Teilnehmer weiterzugeben. 

Eine große Hürde für jede erfolgreiche hybride Veranstaltung ist es, Ihr Publikum aus der Ferne zu binden und ihm Gehör zu verschaffen, vor allem, wenn ein persönliches Publikum einfach Fragen stellen kann, sobald sie auftauchen. Vielleicht entscheiden Sie sich dafür, dass alle Teilnehmer ihre Fragen in demselben Format einreichen, um eine gerechtere Teilnehmererfahrung zu schaffen. Auf Plattformen wie Sli.do können Teilnehmer vor Ort und aus der Ferne Fragen einreichen und beliebte Themen hoch bewerten. Solange die Teilnehmer wissen, wie sie sich während der Veranstaltung einbringen können, kann dies ein großartiges Instrument sein. 

Teilen Sie zu Beginn der Veranstaltung mit, wie Sie die Fragen beantworten werden und was die Zuhörer erwarten können. Erinnern Sie die Leute während der Veranstaltung persönlich oder in einer virtuellen Chatbox an diese bewährten Verfahren. 

Verbindungen aufbauen

Wie lernen sich die virtuellen Teilnehmer kennen? Dienste wie Remo und Airmeet bieten virtuelle Tische, an denen die Teilnehmer in kleine Gruppen ein- und aussteigen können. Zoom kann auch Breakout-Räume und Chats während der Veranstaltung hosten, so dass sich Teilnehmer aus der Ferne in einer virtuellen Umgebung „versammeln“ können. 

Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass hybride Veranstaltungen mehr bewusste Anstrengungen seitens der Organisatoren erfordern, um Verbindungen zu fördern, die organisch in einem Veranstaltungsraum entstehen. 

Verfolgen Sie es weiter

Es ist einfach, nach der Veranstaltung ein persönliches Gespräch mit den Referenten zu führen – Sie können sich bei Erfrischungen austauschen oder sie ansprechen, während sie ihre Laptops weglegen. Online wird dies noch komplexer. 

Wenn Sie im Anschluss an die Veranstaltung eine Aufzeichnung der Veranstaltung verschicken, können Sie sich auch mit den virtuellen Teilnehmern in Verbindung setzen und ihnen die Möglichkeit geben, einen Termin mit dem Referenten zu vereinbaren. Tools wie You Can Book Me sind eine einfache Möglichkeit, persönliche Gespräche zu planen. 

Wenn Ihre Redner nur wenig Zeit für die Nachbereitung der Veranstaltung haben, können Sie auch eine Frage-Antwort-Runde für alle virtuellen Teilnehmer einrichten, die sich noch weiter mit den Rednern unterhalten möchten. 

Vorbereitungen für Ihr Hybrid-Event

Es gibt so viele Möglichkeiten, ein Publikum sowohl persönlich als auch online anzusprechen, und mit hybriden Veranstaltungen können Sie beides gleichzeitig tun. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Bedürfnisse der einzelnen Zuhörergruppen und der Vortragenden zu ermitteln, damit Sie sich auf einen reibungslosen, ansprechenden Ablauf einstellen können. 

Wir gehen davon aus, dass hybride Veranstaltungen immer häufiger werden, insbesondere in der Post-COVID-Landschaft, und das Team von CIC Events freut sich darauf, Ihnen dabei zu helfen, Ihr gemischtes Publikum durch die Vermietung von Veranstaltungsräumen und virtuelle Veranstaltungsdienste anzusprechen. Auf unserer Seite Veranstaltungen finden Sie weitere Informationen zu unseren Angeboten an den einzelnen CIC-Standorten.


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