Stacey Messier, Algemeen Manager, New England
De hamvraag van bedrijfsleiders, werknemers, onderzoekers en iedereen daartussenin is vandaag: Hoe ziet de toekomst van werk eruit?
Het is iets waar ik ook vaak over nadenk. Ik heb inzichten over dit onderwerp gedeeld in een panel over de toekomst van werk tijdens de jaarlijkse conferentie van de Academy of Management in 2023. Als GM van New England voor CIC zie ik uit eerste hand hoe de bedrijven in onze innovatiecampussen aanpakken hoe werk er vandaag uitziet en hoe ze plannen maken voor morgen.
Ik ben een intrapreneur in hart en nieren. Tijdens mijn loopbaan heb ik veranderingen aangedreven en problemen opgelost bij grote en kleine organisaties. Door die ervaring ben ik ervan overtuigd dat de toekomst van werk niet gebaseerd zal zijn op een standaardaanpak.
De sleutel tot strategische besluitvorming over werkruimte is tegenwoordig een flexibele aanpak die rekening houdt met de werkstijlen van werknemers, hoe de fysieke werkomgeving wordt gebruikt en hoe de organisatie is ingesteld om mee te bewegen in een voortdurend veranderende bedrijfswereld.
Bij het strategisch ontwerp van werkplekken moeten werknemers centraal staan
De pandemie dwong veel bedrijven om haastig de plaats en de manier van werken te veranderen om een onzekere tijd te overleven; om nog maar te zwijgen van de effecten op nevenbedrijven, zoals restaurants, coffeeshops en stomerijen in buurten die ooit afhankelijk waren van het vaste voetverkeer van mensen die persoonlijk in deze steden werkten.
De huidige discussies over “terugkeer naar kantoor” beleid richten zich te veel op de fysieke locatie van werknemers, wat wrijving veroorzaakt tussen werkgevers en werknemers. Sommige bedrijven zijn begonnen met het koppelen van promoties of andere voordelen aan een bepaald aantal werkdagen.
Het is onwaarschijnlijk dat terug naar kantoor mandaten die overkomen als willekeurig het gewenste effect zullen bereiken. Hoewel er geen geheime formule bestaat voor het “juiste” aantal dagen om fysiek op een werkplek te zijn, is er wel één belangrijke factor die een nieuwe, collectieve cultuur zou moeten creëren waar je werknemers zo naar snakken: duidelijke communicatie over het doel van persoonlijk werk.
Bedrijven die duidelijk aangeven hoe persoonlijk werken aansluit bij de bedrijfsdoelen en verwachtingen van teams zullen op de lange termijn aan het langste eind trekken. Door met werknemers te delen hoe hun werkactiviteiten en samenwerking vooruitgang naar gezamenlijke doelen mogelijk maken, kan worden onthuld hoe ze hun tijd het beste kunnen besteden – persoonlijk brainstormen of de ruimte nemen voor asynchroon diepgaand werk wanneer dat nodig is.
Duidelijke verwachtingen helpen bij het afstemmen van wat het beste is voor het bedrijf en de behoeften van werknemers. Tijdens een workshop die ik bijwoonde bij Slalom in 2023, deelde Dr. Upali Nanda de vele manieren waarop werkplekken tegemoet moeten komen aan de behoeften van teamleden als hun werkstijlen en behoeften gedurende de dag veranderen. Het raakte me omdat het een klinkend thema weergaf dat ik elke dag in actie zie: flexibiliteit op de werkplek gaat over het creëren van de ruimte om teamdoelen en bedrijfsdoelen te bereiken.
Werkplekontwerp om innovatie aan te moedigen is geen nieuw concept. Wat wel nieuw is, is de verschuiving van starre werkruimteplanning naar een flexibele aanpak waarbij de fysieke ruimte doelbewust wordt ontworpen en geactiveerd om de behoeften en het gewenste gedrag van werknemers te ondersteunen.
Hoe kijken bedrijven strategisch naar hun werkruimte om te centreren wat belangrijk is voor werknemers? Toen Harvard Business Review Analytic Services (HBRAS) werd gevraagd naar de motivatie om werkruimteaanpassingen door te voeren, was de top drie van gemelde motivaties het verbeteren van de cultuur en betrokkenheid, het aanpassen aan extern/hybride werk en het aanmoedigen van werknemers om elkaar te ontmoeten of persoonlijk te werken.
Kleine persoonlijke interacties hebben een grote impact op het werk
Zichtbaarheid op de werkplek is belangrijk voor leiders, managers en individuele medewerkers. Door aanwezig te zijn in de ruimte waar het werk plaatsvindt, ontstaan mogelijkheden zoals samenwerking en mentorschap.
Het is mogelijk om zichtbaarheid te bereiken in hybride of externe omgevingen, maar een van de directe voordelen van persoonlijk werk is dat je zowel gezien als gezien wordt. Net zo waardevol zijn kleine persoonlijke interacties gedurende de dag.
Dr. Jochen Menges en Dr. Lauren Howe, onderzoekers aan het Center for Leadership in the Future of Work van de Universiteit van Zürich, onderzochten onlangs de impact van kleine relationele interacties op het werk, zoals naar iemand glimlachen of met iemand lachen. Uit hun studie bleek dat wanneer leiders tijd investeerden in deze interacties, dit werknemers emotioneel hielp wanneer ze geconfronteerd werden met tegenslagen die frustratie of woede veroorzaakten.
Marktomstandigheden kunnen bijvoorbeeld betekenen dat de leiding een project moet annuleren waaraan een werknemer veel tijd en energie heeft besteed. Het is begrijpelijk dat de medewerker teleurgesteld of gefrustreerd is over deze uitkomst. Als de projectleider in de loop van de tijd relationele investeringen zou doen, zoals goedemorgen zeggen en een grap met de medewerker delen, zou dat de emotionele pijn van de annulering van het project helpen verzachten.
Door tijd met elkaar door te brengen in dezelfde ruimte kun je elkaar beter begrijpen dan via videoconferenties. Het vermogen om vertrouwen op te bouwen gebeurt authentieker en dieper in persoon.
Het voordeel van deze schijnbaar kleine interacties strekt zich uit buiten de fysieke en metaforische muren van een organisatie, met name in gedeelde werkruimten zoals CIC-innovatiecampussen. Neem als voorbeeld het offshore wind cluster in Providence – een gemeenschap van bedrijven en mensen die gepassioneerd zijn over het verbeteren van onze planeet door middel van hernieuwbare energie.
Gemeenschappelijke ruimtes zoals keukens en gangen bieden een oneindig aantal interacties gedurende een bepaalde dag. Elke ruimte biedt een kans op de belangrijke positieve relationele investeringen die beschreven worden in het onderzoek van Dr. Menges en Dr. Howe.
Omdat de leden van onze CIC-gemeenschap vaak werken aan innovatie met betrekking tot complexe problemen en de kans op uitdagingen of mislukkingen groot is, is het potentiële voordeel van die kleine interpersoonlijke momenten enorm. Het kan resulteren in het vinden van een nieuwe partner voor dat volgende grote idee of het maken van een persoonlijke connectie die de gemeenschap versterkt.
Aantekeningen over de toekomst van werk
Samengevat: Mensen vormen het hart van elk bedrijf en gedijen goed als ze het gevoel hebben dat ze gezien worden. Slimme, strategische leiders stemmen hun bedrijfs- en werkplekstrategieën op elkaar af om werknemers in staat te stellen contact te maken, samen te werken en te innoveren.
Om het beste uit je werkruimte te halen, moet je goed nadenken over hoe deze de behoeften en voorkeuren van je werknemers weerspiegelt. Voorrang geven aan kleine interacties met collega’s levert op lange termijn emotionele voordelen op.
Elke werkplek is uniek en de toekomst van werk is voortdurend in beweging. Eén blogpost zal waarschijnlijk niet elke vraag beantwoorden of een oplossing bieden voor elke uitdaging. We zitten hier samen in, bedrijfsleiders, en het delen van wat voor ons heeft gewerkt, kan anderen inspireren.
Is flexibele, gedeelde werkruimte iets voor jou?
Flexibele werkruimte, zoals de kantoor- en laboratoriumruimte die CIC biedt, kan voldoen aan verschillende behoeften van bedrijven. In een hybride wereld kunnen deze ruimtes een balans vinden tussen de behoefte aan fysieke ontmoetingsruimte voor werknemers en het mogelijk maken om op afstand te werken. Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld succes geboekt met het opzetten van satellietkantoren.
Lees meer over de voordelen van strategische werkplekaanpassingen in het volledige rapport Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth.
