Als organisator van een evenement wil je twee dingen: dat het evenement vlot verloopt en dat je deelnemers een positieve ervaring hebben.
Voor en tijdens het evenement ben je bezig met wat waarschijnlijk aanvoelt als een miljoen details om ervoor te zorgen dat je die doelen haalt. Als je een persoonlijke bijeenkomst organiseert, ben je waarschijnlijk al bezig met de voorbereidingen om de ruimte er representatief en comfortabel uit te laten zien. Als je vergadert op Zoom, wil je er zeker van zijn dat de uitnodigingslink werkt en dat je screenshare-vaardigheden in orde zijn.
Maar wat gebeurt er als je binnen hetzelfde evenement twee doelgroepen moet managen: sommige mensen komen fysiek naar je toe terwijl anderen online afstemmen?
Evenementen met een gemengd online en in-person publiek zijn een geweldige manier om je bereik te vergroten en je bijeenkomsten toegankelijker te maken.
Dit gemengde formaat heeft echter zijn unieke uitdagingen. Het kan aanvoelen alsof het managen van in-person en remote elementen meer werk oplevert, of je loopt het risico de ervaring van het ene publiek te verkiezen boven die van het andere.
Hier is het goede nieuws: Zoals met elke vaardigheid kun je met een beetje onderzoek en oefening de kunst van het beheren van een gelijktijdig online en in-person publiek onder de knie krijgen.
Hieronder bespreken we de fijne kneepjes van hybride evenementen, wanneer en waarom je ze organiseert en alles wat je nodig hebt om dit met succes te doen. Je volgende evenement staat te popelen om door jou gepland te worden, dus laten we meteen beginnen!
Wat is een hybride evenement?
Een hybride evenement is een programmering met zowel persoonlijke als virtuele elementen. Dit kan betekenen dat alle presentatoren zich op één locatie bevinden en de aanwezigen volledig op afstand zijn, of dat een kleine groep toeschouwers bij elkaar is terwijl het evenement tegelijkertijd wordt uitgezonden naar een publiek op afstand.
Voordelen van hybride evenementen
In-persoonsevenementen en virtuele evenementen hebben allebei hun voordelen, en hybride evenementen kunnen je het beste van beide werelden bieden. Hier zijn de belangrijkste voordelen van evenementen met een gemengd publiek:
1. Vergroot uw bereik
Deelnemers een virtuele optie geven om je evenement bij te wonen is een van de beste manieren om het bereik van je evenement te vergroten. Met de krachten van het internet hoef je je publiek niet langer te beperken tot de mensen in je directe geografische locatie. Als je evenementen gebruikt om je bedrijf te laten groeien, een gemeenschap op te bouwen of gewoon zoveel mogelijk mensen te bereiken, dan kunnen hybride evenementen je daarbij helpen.
2. Toegankelijkheid vergroten
Hybride evenementen kunnen een aantal barrières wegnemen. Mensen die misschien niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn, bijvoorbeeld vanwege belemmeringen in de kinderopvang, planning, toegankelijkheid of vervoer, kunnen opeens wel deelnemen aan uw programma. En als je je evenement hebt opgenomen, kan je impact zich nog verder verspreiden.
3. Creëer een stroom
Presentatoren op dezelfde fysieke locatie kunnen gemakkelijk op elkaar voortbouwen en een persoonlijke band opbouwen zonder zich zorgen te hoeven maken over muting, elkaar afsnijden of technische problemen thuis. En door het publiek ter plekke te ontvangen, kunnen er organische banden ontstaan tussen deelnemers en presentatoren, vooral tussen lokale groepen.
Tegelijkertijd behoud je de toegankelijkheid voor je thuispubliek en moedig je mensen die meer aarzelen met in-person communicators aan om hun stem toe te voegen aan de chat.
4. Gegevens verzamelen en gebruiken
Hybride evenementen maken het verzamelen van gegevens en statistieken eenvoudiger dan ooit, zodat je de betrokkenheid kunt volgen en direct vanaf de registratie klantpijplijnen kunt ontwikkelen. Je kunt zelfs je e-mails na afloop van je evenement aanpassen voor bezoekers die je evenement hebben bijgewoond versus bezoekers die zich hebben geregistreerd maar niet aanwezig waren. Dit soort communicatie op maat kan helpen bij het stimuleren van verkoop en betrokkenheid.
5. Kosten besparen
Hybride evenementen zijn vaak kosteneffectiever en duurzamer dan persoonlijke evenementen. Met deelnemers die online zijn, kun je minder versnaperingen aanbieden, een kleinere locatie boeken, minder materiaal afdrukken en minder energie verbruiken voor deelnemers die naar de locatie moeten reizen.
Een evenement plannen voor gemengd publiek
Bij het maken van een hybride programma moet je goed nadenken over de samenhangende evenementervaring voor deelnemers en de unieke behoeften van je persoonlijke en virtuele publiek.
Het is gemakkelijk om een virtuele deelnemerservaring over het hoofd te zien als je een gemengd publiek hebt, maar de ervaringen zijn enorm verschillend en moeten zowel afzonderlijk als samen worden bekeken. Als je wilt dat al je bezoekers zich welkom voelen en een goede ervaring hebben, is het niet genoeg om een camera in je fysieke evenementruimte op te stellen en deze via cyberspace uit te zenden.
Gelukkig kun je, als je vooruit plant met de onderstaande tips, zorgen voor een soepel en boeiend evenement voor zowel mensen op afstand als mensen in persoon.
Bereid je ruimte voor
Zoals bij elk evenement met een virtuele component, moet je ervoor zorgen dat je uitzendruimte geschikt is voor zowel een persoonlijk als een extern publiek. Je moet de verlichting, cameraopstelling en alle apparaten die je gaat gebruiken ruim voor het evenement testen. Bekijk hoe ze er in het echt uitzien en op een scherm. Deze blogpost geeft een volledig overzicht van de stappen die je kunt nemen om je virtuele evenement soepel te laten verlopen.
Rollen definiëren
Overweeg een aparte in-persoon en virtuele eventmanager tijdens het evenement. Misschien valt de microfoon van de spreker uit of is de cateraar te laat – dat is genoeg voor één persoon alleen. Maar als je daar ook nog eens problemen met virtuele deelnemers bij optelt, chatvragen beantwoordt en helpt bij het faciliteren van virtuele betrokkenheid, dan kun je er niet omheen.
Je virtuele eventmanager kan helpen om het virtuele publiek te vertegenwoordigen ten opzichte van persoonlijke deelnemers door vragen door te geven aan de sprekers en ervoor te zorgen dat de visuals van het evenement vloeiend en aantrekkelijk zijn voor het virtuele publiek.
Door de rollen te scheiden, kan iedereen zich richten op zijn of haar primaire doelgroep en tegelijkertijd een samenhangende ervaring creëren voor alle aanwezigen.
Op schema blijven
Virtuele evenementen duren meestal korter dan persoonlijke. Stel een schema op dat rekening houdt met beide doelgroepen en houd je eraan.
Virtuele publieksbetrokkenheid kan moeilijker te handhaven zijn als thuisblijvers meerdere eisen aan hun aandacht stellen, dus zorg ervoor dat je impactvolle en beknopte inhoud biedt die ieders aandacht vasthoudt.
Zoals bij alle evenementen moet je ervoor zorgen dat je de tijd van alle deelnemers respecteert door ook op tijd te eindigen.
Maak het dynamisch
Je bezoekers hebben twee unieke ervaringen en het is belangrijk om aan beide tegemoet te komen.
Denk na over manieren om je evenement actiever te maken, vooral voor je virtuele publiek.
Je kunt besluiten om meerdere camerahoeken te gebruiken voor een panelgesprek, of een camera op één spreker gericht houden terwijl die zijn presentatie geeft. Zorg er in ieder geval voor dat de beelden om de paar minuten veranderen om de aandacht van je publiek vast te houden.
Betrek je publiek & stel normen voor deelname
Verwacht van je presentatoren dat ze de mensen die op afstand inbellen regelmatig bedanken. Je wilt virtuele bezoekers laten zien dat ze een integraal onderdeel zijn van je publiek, en geen nakomertje.
Het gebruik van polls en de vraag- en antwoordfunctie kan helpen om de aandacht van de leden tijdens het evenement vast te houden. Verschillende uitzendplatforms kunnen je hierbij helpen, dus zorg ervoor dat je de juiste software gebruikt!
Ondertussen kan je virtuele eventmanager helpen om alle opmerkingen van je virtuele publiek door te geven aan de persoonlijke deelnemers.
Een belangrijke hindernis voor een succesvol hybride evenement is om je publiek op afstand betrokken te houden en hun stem te laten horen, vooral wanneer een publiek in persoon gewoon vragen kan stellen als ze opkomen. Je zou kunnen besluiten om alle deelnemers hun vragen in dezelfde opmaak te laten indienen om een eerlijkere deelnemerservaring te creëren. Via platforms als Sli.do kunnen deelnemers ter plaatse en op afstand bijvoorbeeld vragen stellen en populaire onderwerpen upvoten. Zolang deelnemers weten hoe ze zich tijdens het evenement moeten inzetten, kan dit een geweldig hulpmiddel zijn.
Communiceer aan het begin van het evenement hoe je vragen gaat beantwoorden en wat het publiek kan verwachten. Voel je vrij om mensen persoonlijk of in een virtuele chatbox te herinneren aan deze best practices tijdens het evenement.
Verbindingen opbouwen
Hoe ontmoeten virtuele deelnemers elkaar? Diensten zoals Remo en Airmeet bieden virtuele tafels waar deelnemers in en uit kleine groepen kunnen stappen. Zoom kan ook breakout rooms en chats hosten tijdens het evenement, zodat deelnemers op afstand kunnen “samenkomen” in een virtuele omgeving.
Wat je ook kiest, je moet je ervan bewust zijn dat hybride evenementen meer bewuste inspanningen vragen van de organisatoren om connecties te vergemakkelijken die organisch ontstaan in een evenementruimte.
Opvolgen
Persoonlijk is het gemakkelijk om na het evenement één-op-één tijd te krijgen met presentatoren – je kunt contact maken tijdens een drankje of ze benaderen terwijl ze hun laptop opbergen. Online wordt dit ingewikkelder.
Als je een opname van het evenement na afloop verstuurt, kun je ook overwegen om contact op te nemen met virtuele deelnemers en hen de mogelijkheid te geven om tijd in te plannen met de presentator. Tools zoals You Can Book Me zijn een gemakkelijke manier om één-op-één gesprekken te plannen.
Als je sprekers weinig tijd hebben voor follow-up, kun je ook een vraag- en antwoordronde na afloop van het evenement organiseren voor virtuele deelnemers die nog wat willen napraten met de sprekers.
Je voorbereiden op je hybride evenement
Er zijn zoveel manieren om je publiek zowel persoonlijk als online te betrekken en met hybride evenementen kun je beide tegelijk doen. De sleutel tot succes hier is het identificeren van de behoeften van elk type publiek en van je presentatoren, zodat je voorbereid bent op een soepele, boeiende rit.
We verwachten dat hybride evenementen steeds gebruikelijker worden, vooral in het post-COVID-landschap, en het CIC Events-team is enthousiast om je te helpen je gemengde publiek te betrekken door middel van verhuur van evenementenruimtes en virtuele evenementenservices. Kijk op onze Evenementenpagina voor meer informatie over ons aanbod op elke CIC-locatie.
Ontvang toekomstige posts zoals deze direct in je inbox!
