Als Organisator einer Veranstaltung möchten Sie zwei Dinge: dass die Veranstaltung reibungslos verläuft und dass Ihre Teilnehmer ein positives Erlebnis haben.
Vor und während der Veranstaltung müssen Sie sich um gefühlt eine Million Details kümmern, um sicherzustellen, dass Sie diese Ziele erreichen. Wenn Sie ein persönliches Treffen veranstalten, bereiten Sie wahrscheinlich den Raum so vor, dass er vorzeigbar aussieht und bequem ist. Wenn Sie über Zoom tagen, müssen Sie sicherstellen, dass der Einladungslink funktioniert und dass Ihre Screensharing-Fähigkeiten auf dem neuesten Stand sind.
Aber was passiert, wenn Sie bei ein und derselben Veranstaltung zwei Publikumsgruppen verwalten müssen: einige Leute kommen zu Ihnen, während andere online zuschauen?
Veranstaltungen mit gemischtem Online- und persönlichem Publikum sind eine gute Möglichkeit, Ihre Reichweite zu vergrößern und Ihre Veranstaltungen zugänglicher zu machen.
Dieses gemischte Format hat jedoch seine eigenen Herausforderungen. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass die Verwaltung von Präsenz- und Fernteilnehmern mehr Arbeit bedeutet, oder Sie riskieren, dass Sie die Erfahrung des einen Publikums der des anderen vorziehen.
Hier ist die gute Nachricht: Wie bei jeder anderen Fähigkeit auch, können Sie mit ein wenig Recherche und Übung die Kunst des gleichzeitigen Managements von Online- und persönlichem Publikum meistern.
Im Folgenden gehen wir auf die Grundlagen von Hybrid-Events ein, wann und warum Sie sie veranstalten sollten und was Sie für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen. Ihre nächste Veranstaltung wartet nur darauf, von Ihnen geplant zu werden, also lassen Sie uns gleich loslegen!
Was ist eine hybride Veranstaltung?
Eine hybride Veranstaltung ist eine Art von Programm, das sowohl persönliche als auch virtuelle Elemente enthält. Das kann bedeuten, dass sich alle Referenten an einem Ort befinden, während die Teilnehmer komplett ferngesteuert sind, oder dass eine kleine Gruppe von Zuhörern zusammenkommt, während die Veranstaltung gleichzeitig an ein entferntes Publikum übertragen wird.
Vorteile von hybriden Veranstaltungen
Persönliche und virtuelle Veranstaltungen haben beide ihre Vorteile, und hybride Veranstaltungen können Ihnen das Beste aus beiden Welten bieten. Hier sind die wichtigsten Vorteile von Veranstaltungen mit gemischten Zielgruppen:
1. Vergrößern Sie Ihre Reichweite
Die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme ist eine der besten Möglichkeiten, die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern. Dank der Möglichkeiten des Internets müssen Sie Ihr Publikum nicht mehr auf die Menschen in Ihrer unmittelbaren geografischen Umgebung beschränken. Wenn Sie Veranstaltungen nutzen, um Ihr Geschäft auszubauen, eine Gemeinschaft zu bilden oder einfach so viele Menschen wie möglich zu erreichen, können Ihnen hybride Veranstaltungen dabei helfen, dies zu erreichen.
2. Erhöhte Zugänglichkeit
Hybride Veranstaltungen können einige Hindernisse für die Teilnahme beseitigen. Menschen, die vielleicht aufgrund von Kinderbetreuung, Terminen, Erreichbarkeit oder Transportproblemen nicht persönlich teilnehmen können, sind plötzlich in der Lage, an Ihrem Programm teilzunehmen. Und wenn Sie Ihre Veranstaltung aufgezeichnet haben, kann sich Ihre Wirkung noch weiter ausbreiten.
3. Erstellen Sie einen Fluss
Referenten, die sich am selben Ort befinden, können leicht aufeinander aufbauen und ein persönliches Verhältnis entwickeln, ohne sich Gedanken über Stummschaltung, gegenseitiges Abschneiden oder technische Pannen zu Hause machen zu müssen. Und die Möglichkeit, ein Publikum vor Ort zu empfangen, lässt organische Verbindungen zwischen Teilnehmern und Referenten entstehen, insbesondere zwischen lokalen Gruppen.
Gleichzeitig erhalten Sie die Zugänglichkeit für Ihr Publikum zu Hause aufrecht und ermutigen Menschen, die gegenüber persönlichen Gesprächspartnern eher zurückhaltend sind, ihre Stimme in den Chat einzubringen.
4. Daten sammeln und nutzbar machen
Hybride Veranstaltungen machen das Sammeln von Daten und Metriken einfacher als je zuvor. Sie können das Engagement verfolgen und Kundenpipelines direkt ab der Registrierung entwickeln. Sie können sogar Ihre E-Mails nach der Veranstaltung an die Teilnehmer anpassen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, im Gegensatz zu denjenigen, die sich angemeldet, aber nicht teilgenommen haben. Diese Art der maßgeschneiderten Kommunikation kann den Verkauf und das Engagement fördern.
5. Kosten senken
Hybride Veranstaltungen können oft kostengünstiger und ökologisch nachhaltiger sein als Präsenzveranstaltungen. Wenn die Teilnehmer online sind, können Sie weniger Erfrischungen bereitstellen, einen kleineren Veranstaltungsort buchen, weniger Materialien drucken und weniger Energie für die Anreise der Teilnehmer aufwenden.
Wie Sie eine Veranstaltung für gemischte Zielgruppen planen
Wenn Sie ein hybrides Programm erstellen, sollten Sie einige Zeit damit verbringen, sich Gedanken über ein kohärentes Veranstaltungserlebnis für die Teilnehmer sowie über die besonderen Bedürfnisse Ihres persönlichen und virtuellen Publikums zu machen.
Wenn Sie ein gemischtes Publikum haben, kann es leicht passieren, dass Sie die virtuelle Erfahrung der Teilnehmer übersehen, aber die Erfahrungen sind sehr unterschiedlich und müssen sowohl unabhängig voneinander als auch zusammen betrachtet werden. Wenn Sie möchten, dass sich alle Ihre Teilnehmer willkommen fühlen und ein gutes Erlebnis haben, reicht es nicht aus, eine Kamera in Ihrem physischen Veranstaltungsraum aufzustellen und sie über den Cyberspace zu übertragen.
Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, können Sie eine reibungslose und ansprechende Veranstaltung sowohl für das Publikum aus der Ferne als auch für das Publikum vor Ort gewährleisten.
Bereiten Sie Ihren Raum vor
Wie bei jeder Veranstaltung mit einer virtuellen Komponente müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Übertragungsraum sowohl für ein persönliches als auch für ein entferntes Publikum geeignet ist. Testen Sie die Beleuchtung, die Kameraeinstellung und alle Geräte, die Sie verwenden werden, lange vor der Veranstaltung. Sehen Sie sich an, wie sie in Person und auf dem Bildschirm aussehen. In diesem Blogbeitrag finden Sie alle Schritte, die Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihrer virtuellen Veranstaltung unternehmen können.
Definieren Sie Rollen
Ziehen Sie in Erwägung, während der Veranstaltung einen separaten persönlichen und virtuellen Eventmanager einzusetzen. Vielleicht fällt das Mikrofon des Redners aus oder der Caterer verspätet sich – das ist schon genug, was eine Person allein erledigen kann. Aber wenn Sie dann noch die Probleme der virtuellen Teilnehmer beheben, Fragen im Chat beantworten und die virtuelle Beteiligung erleichtern, kann es passieren, dass etwas schief geht.
Ihr virtueller Eventmanager kann dabei helfen, das virtuelle Publikum gegenüber den persönlichen Teilnehmern zu repräsentieren, indem er Fragen an die Redner weiterleitet und dafür sorgt, dass die visuelle Gestaltung der Veranstaltung reibungslos und ansprechend für das virtuelle Publikum ist.
Durch die Aufteilung der Rollen kann sich jeder auf sein Hauptpublikum konzentrieren, während gleichzeitig ein einheitliches Erlebnis für alle Teilnehmer geschaffen wird.
Bleiben Sie im Zeitplan
Virtuelle Veranstaltungen sind in der Regel kürzer als persönliche Veranstaltungen. Legen Sie einen Zeitplan fest, der auf beide Zielgruppen Rücksicht nimmt, und halten Sie ihn ein.
Das Engagement des virtuellen Publikums kann schwieriger aufrechtzuerhalten sein, wenn die Teilnehmer zu Hause mehrere Anforderungen an ihre Aufmerksamkeit stellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie wirkungsvolle und prägnante Inhalte bereitstellen, die die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer aufrechterhalten.
Wie bei allen Veranstaltungen sollten Sie darauf achten, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer respektieren, indem Sie die Veranstaltung auch pünktlich beenden.
Machen Sie es dynamisch
Ihre Teilnehmer machen zwei einzigartige Erfahrungen, und es ist wichtig, beide zu berücksichtigen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung aktiver gestalten können, insbesondere für Ihr virtuelles Publikum.
Sie können mehrere Kamerawinkel für eine Podiumsveranstaltung verwenden oder eine Kamera auf einen einzelnen Redner richten, während dieser seine Präsentation hält. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Bilder alle paar Minuten wechseln, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erhalten.
Binden Sie Ihr Publikum ein & setzen Sie Normen für die Teilnahme
Erwarten Sie von Ihren Moderatoren, dass sie die Teilnehmer, die aus der Ferne anrufen, regelmäßig begrüßen. Sie möchten den virtuellen Teilnehmern zeigen, dass sie ein integraler Bestandteil Ihres Publikums sind und nicht nur ein nachträglicher Gedanke.
Umfragen und die Frage- und Antwortfunktion können helfen, die Aufmerksamkeit der Mitglieder während der gesamten Veranstaltung zu erhalten. Verschiedene Broadcasting-Plattformen können Ihnen dabei helfen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige Software verwenden!
In der Zwischenzeit kann Ihr virtueller Eventmanager dabei helfen, alle Beobachtungen Ihres virtuellen Publikums an die persönlichen Teilnehmer weiterzugeben.
Eine große Hürde für eine erfolgreiche hybride Veranstaltung ist es, die Teilnehmer aus der Ferne bei der Stange zu halten und ihnen Gehör zu verschaffen, vor allem, wenn die Teilnehmer vor Ort ihre Fragen einfach mündlich stellen können, sobald sie auftauchen. Sie könnten sich dafür entscheiden, dass alle Teilnehmer ihre Fragen im gleichen Format einreichen, um eine gleichberechtigte Teilnahme zu ermöglichen. Plattformen wie Sli.do ermöglichen es beispielsweise, dass sowohl Teilnehmer vor Ort als auch aus der Ferne Fragen einreichen und beliebte Themen hochstufen können. Solange die Teilnehmer wissen, wie sie sich während der Veranstaltung einbringen können, kann dies ein großartiges Instrument sein.
Teilen Sie zu Beginn der Veranstaltung mit, wie Sie Fragen beantworten werden und was die Teilnehmer erwarten können. Erinnern Sie die Teilnehmer während der Veranstaltung persönlich oder in einer virtuellen Chatbox an diese bewährten Verfahren.
Verbindungen aufbauen
Wie treffen sich die virtuellen Teilnehmer? Dienste wie Remo und Airmeet bieten virtuelle Tische, an denen die Teilnehmer in kleine Gruppen ein- und aussteigen können. Zoom kann auch Breakout-Räume und Chats während der Veranstaltung einrichten, so dass sich die Teilnehmer in einer virtuellen Umgebung „treffen“ können.
Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass hybride Veranstaltungen mehr bewusste Anstrengungen seitens der Organisatoren erfordern, um Verbindungen zu fördern, die organisch in einem Veranstaltungsraum entstehen.
Verfolgen Sie es weiter
Persönlich ist es einfach, nach der Veranstaltung ein paar persönliche Gespräche mit den Referenten zu führen – Sie können sich bei Erfrischungen austauschen oder sie ansprechen, während sie ihre Laptops weglegen. Online wird dies komplizierter.
Wenn Sie nach der Veranstaltung eine Aufzeichnung der Veranstaltung verschicken, können Sie auch in Erwägung ziehen, die virtuellen Teilnehmer zu kontaktieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, einen Termin mit dem Referenten zu vereinbaren. Tools wie You Can Book Me sind eine einfache Möglichkeit, persönliche Gespräche zu vereinbaren.
Wenn Ihre Redner nur wenig Zeit für die Nachbereitung der Veranstaltung haben, können Sie auch eine Frage-Antwort-Runde für alle virtuellen Teilnehmer einrichten, die sich noch weiter mit den Rednern unterhalten möchten.
Vorbereitungen für Ihr Hybrid-Event
Es gibt so viele Möglichkeiten, ein Publikum sowohl persönlich als auch online anzusprechen, und mit hybriden Veranstaltungen können Sie beides gleichzeitig tun. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier darin, die Bedürfnisse der einzelnen Publikumsgruppen und Ihrer Moderatoren zu ermitteln, damit Sie auf einen reibungslosen, ansprechenden Ablauf vorbereitet sind. Wir gehen davon aus, dass hybride Veranstaltungen immer häufiger werden, insbesondere in der Post-COVID-Landschaft, und das CIC-Event-Team freut sich darauf, Ihnen dabei zu helfen, Ihr gemischtes Publikum durch die Anmietung von Veranstaltungsräumen und virtuelle Veranstaltungsservices anzusprechen. Auf unserer Seite Veranstaltungen finden Sie weitere Informationen über unsere Angebote an den einzelnen CIC-Standorten.
