Zes maanden voor 2024 blijven de terugkeermandaten en aanverwant beleid belangrijke gespreksonderwerpen voor zowel bedrijfsleiders als de media.
De locatie is slechts één factor waarmee rekening moet worden gehouden om te bepalen hoe het werk het beste kan worden uitgevoerd. Werkgevers moeten ook strategisch nadenken over hoe de werkruimte wordt ingericht en geactiveerd.
In het rapport Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth van HBR Analytic Services (HBRAS), gesponsord door CIC, was bijna elke respondent (97%) het erover eens dat beslissingen over de werkruimte van invloed zijn op de bedrijfscultuur en dat de kwaliteit van de bedrijfscultuur van invloed is op het vermogen van een organisatie om succesvol te zijn (98%).
Omdat fysieke werkruimte, bedrijfscultuur en bedrijfsresultaten zo nauw met elkaar verbonden zijn, is het belangrijk om deze elementen af te stemmen op de bredere bedrijfsstrategie. 89% van de respondenten in het HBRAS-rapport is zelfs van mening dat organisaties baat kunnen hebben bij het afstemmen van hun werkplekstrategie op hun bredere bedrijfsstrategie.
Wat betekent dit voor uw bedrijf vandaag? Halverwege het jaar zijn veel bedrijven misschien niet in de positie om te investeren in grote kantoorrenovaties of het bouwen van een nieuwe ruimte. Het goede nieuws is dat strategische werkplekaanpassingen niet gepaard hoeven te gaan met een hoog prijskaartje om de ervaring van werknemers en de prestaties van 2024 aanzienlijk te beïnvloeden.
Inhoudsopgave
- Het doel en de voordelen van persoonlijk werken definiëren
- Fysieke werkplekveranderingen om rekening mee te houden in de tweede helft van 2024
- Derde ruimtes creëren om de ervaring van werknemers te verbeteren
- De voordelen van het juiste type ruimte voor uw bedrijf
Het doel en de voordelen van persoonlijk werken definiëren
Voordat je fysieke veranderingen doorvoert, moet je bepalen waarom je wilt dat werknemers naar een fysieke locatie komen in plaats van op afstand te werken. Het doel van persoonlijk werk verwoorden is net zo noodzakelijk als de ruimte creëren om het te doen.
“Leiders moeten hun werknemers duidelijk maken wat het doel en de waarde is van persoonlijk samenwerken, en hoe het verband houdt met de bedrijfsdoelen. Dat begrip kweken zal altijd succesvoller zijn dan een willekeurig aantal dagen op kantoor opleggen”, zegt Stacey Messier, GM van New England voor CIC.
Messier raadt aan om voltooide projecten persoonlijk te bespreken om de voordelen van het verzamelen te laten zien, zoals de resultaten van een whiteboardsessie. Het benadrukken van tastbare voorbeelden van wat er mogelijk is, kan het enthousiasme om naar de fysieke werkplek te komen vergroten.
Een optie voor het creëren van een gemeenschap en een doel is het creëren van mogelijkheden voor mentorschap en professionele groei voor werknemers. LinkedIn ondervroeg Gen Z-professionals en ontdekte dat 76% meer leermogelijkheden op het werk wil.
“Ik heb bij zeer grote en kleine bedrijven gewerkt – zichtbaarheid is belangrijk in elk bedrijf, vooral voor mensen die aan het begin van hun carrière staan,” zei Messier. “Het vermogen om vertrouwen op te bouwen gebeurt authentieker en op een rijkere, diepere manier in persoon.”
Teamleden van alle leeftijden profiteren van deze programma’s. Uit een onderzoek van AARP bleek dat 80% van degenen met mentorervaring van mening is dat jongere werknemers nieuwe perspectieven kunnen bieden, aanzienlijk meer dan degenen zonder mentorervaring rapporteerden.
Fysieke werkplekveranderingen om rekening mee te houden in de tweede helft van 2024
Zodra je de verwachtingen en het doel van persoonlijk werk hebt gecommuniceerd, vraag dan of de aangeboden faciliteiten en voorzieningen de werkruimte uitnodigend en functioneel maken. Er kunnen enkele eenvoudige veranderingen zijn die de ergonomie van de ruimte kunnen verbeteren om het welzijn, de ervaring en de productiviteit van werknemers te verbeteren.
Als je in een kantooromgeving werkt, overweeg dan om stoelen te upgraden, sta-bureaus aan te bieden en te kijken naar upgrades voor externe toetsenborden of ergonomische muizen. Verstelbare stoelen en antivermoeidheidsmatten kunnen helpen bij veelvoorkomende ergonomische problemen in een laboratoriumomgeving.
Meubilair is niet de enige toevoeging die de werkruimte kan optimaliseren voor comfort. Toegang tot natuurlijk licht en planten op de werkplek kan helpen om stress te verlichten en concentratie te verhogen, naast andere voordelen. Sommige bedrijven kunnen overwegen om fitness extraatjes aan te bieden, het koffiezetapparaat op kantoor te upgraden of luidsprekers aan te schaffen om achtergrondmuziek af te spelen als hulpmiddelen om een meer uitnodigende werkomgeving te creëren.
Persoonlijk werk heeft veel voordelen, vooral voor samenwerking, ontdekking en innovatie. Het is echter belangrijk om te onthouden dat niet elke werknemer precies hetzelfde is. Het accommoderen van verschillende werkstijlen en -behoeften kan bijvoorbeeld betekenen dat er speciale ruimtes worden aangeboden voor diepgaand werk of dat er een cultuur wordt gecreëerd waarin het reserveren van tijd voor rustige uren niet alleen wordt aangemoedigd, maar ook deel gaat uitmaken van de kernwaarden van de werkplek.
Denk kritisch na over hoe je bedrijf de ruimte gebruikt en hoe deze geschikt is voor verschillende soorten werk. Zijn er privéruimtes zoals telefooncellen of kantoren met deuren voor gevoelige gesprekken? Voor teams die moeten samenwerken, moet je nagaan of de opstelling en grootte van vergaderzalen of multifunctionele ruimtes geschikt zijn voor verschillende soorten vergaderingen.
De juiste technologie-infrastructuur is nodig om een hybride personeelsbestand te ondersteunen. Volgens Gallup is meer dan de helft van de werknemers in de VS een hybride werknemer en blijft 27% van de werknemers uitsluitend op afstand werken. Het verbeteren van de WiFi-connectiviteit kan bijvoorbeeld videoconferenties makkelijker maken voor hybride teams en de ervaring van werknemers in persoon verbeteren.
Derde ruimten creëren om de ervaring van werknemers, persoonlijke samenwerking en het opbouwen van relaties te verbeteren
Fysieke ruimte is maar de helft als het gaat om aanpassingen van werkplekken die samenwerking en innovatief denken bevorderen – hoe je de ruimte activeert is net zo belangrijk.
Uit het HBRAS-rapport bleek dat 90% van de respondenten denkt dat fysieke werkruimte gunstig is voor werknemers die aan samenwerkingstaken werken, waarbij een op de drie bedrijven de afgelopen jaren hun werkruimte opnieuw heeft beoordeeld om persoonlijke samenwerking te stimuleren.
Een goed ingerichte kantoorkeuken en eetruimte kunnen nog steeds onderbenut worden als mensen het gevoel hebben dat ze op hun bureau moeten lunchen of snel koffie moeten pakken zonder tijd te hebben voor een praatje met andere werknemers. Zelfs ogenschijnlijk kleine persoonlijke interacties zijn van vitaal belang voor het opbouwen van relaties, het kweken van authentiek vertrouwen binnen het bedrijf en het vergroten van de psychologische veiligheid op de werkplek.
Het activeren van deze ruimtes – of het creëren van een “derde ruimte” voor conversatie en verbinding – betekent dat je manieren moet vinden om mensen van verschillende teams aan te moedigen om met elkaar om te gaan, zich onder elkaar te mengen en met elkaar te praten.
“Er is een kans voor iets dat een beetje meer verbonden en een beetje meer inspirerend is. Dit zijn enkele van de elementen waar bedrijven naar streven in wat wij het creëren van een gemeenschap of het creëren van cultuur noemen,” deelde Tim Rowe, CEO en oprichter van CIC, met Fortune.
Overweeg in de tweede helft van 2024 om opzettelijke, regelmatige bijeenkomsten te plannen om een meer verbonden cultuur op je werkplek te bevorderen. Door deze evenementen op verschillende tijden en locaties aan te bieden, krijgen alle werknemers de kans om ervan te profiteren. Werkende ouders kunnen bijvoorbeeld merken dat drankjes na het werk de gezinsroutines ’s avonds kunnen verstoren.
Onze CIC Innovation Campuses bieden programma’s en evenementen met dit in gedachten. Een van onze populaire evenementen is het wekelijkse wekontbijt dat we elke dinsdag organiseren en dat de keukenruimte activeert en de gemeenschapsvorming stimuleert.
Op dezelfde manier organiseren CIC St. Louis en partner Filament de nieuwe reeks SuperCollider-evenementen op vrijdag tijdens de traditionele werkuren. Hoewel veel netwerkevenementen ’s avonds plaatsvinden, is het doel van de volledige programmadag om de teams zo min mogelijk te storen tijdens de werkweek en toch tijd en ruimte te bieden om zinvolle contacten te leggen.
De voordelen van het juiste type ruimte voor de fase, groeiplannen en toekomst van uw bedrijf
Volgens de studie Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth, meldden bedrijven die hun werkplekken veranderden zakelijke voordelen zoals:
- Grotere operationele flexibiliteit (39%)
- Verbeterde samenwerking (37%)
- Sterkere bedrijfscultuur en betrokkenheid (34%)
- Lagere kosten (27%)
- Meer werknemers ontmoeten en werken persoonlijk (26%)
Hoewel de kleinere veranderingen die we hierboven hebben beschreven een grote bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van de ruimte waarin je je momenteel bevindt, is er nog meer te overwegen als je huidige huurcontract afloopt of als je zakelijke behoeften zijn veranderd. Je bedrijf moet misschien op zoek naar iets anders om de werkruimte zo goed mogelijk af te stemmen op je bedrijfsstrategie en toekomstplannen.
Als je nieuwe ruimtes bekijkt, is het belangrijk om verder te denken dan alleen de kosten per vierkante meter of alleen de grootte. Een holistische, strategische visie op werkruimten omvat het beoordelen van aangeboden voorzieningen, of de ruimte gemeubileerd is, toegang tot gespecialiseerde apparatuur en de hoeveelheid privékantoor- en samenwerkingsruimten. Het identificeren van de juiste mix van deze factoren helpt om je werkplek, strategie en groeiplannen op elkaar af te stemmen.
Probeer extern beheerde, flexibele gedeelde werkruimte
Werken in een flexibele, gedeelde ruimte die wordt beheerd door onze CIC-teamleden helpt om de aandacht te richten op het vinden van oplossingen, het opbouwen van een gemeenschap en het creëren van een betere wereld. De voordelen van flexibele, gedeelde kantoor- of laboratoriumruimte zijn onder andere:
- Flexibiliteit om te voldoen aan de veranderende behoeften van uw bedrijf
- Toegang tot gespecialiseerde apparatuur die de operationele flexibiliteit vergroot
- Kansen om een cultuur op te bouwen binnen uw bedrijf, gemeenschap en bedrijfstak
- Persoonlijke samenwerking in een fysieke ruimte die ook hybride werken ondersteunt
- Lagere kosten zonder aan waarde in te boeten
Op onze innovatiecampussen werken CIC-klanten en -leden aan het oplossen van enkele van de belangrijkste uitdagingen waar de wereld voor staat. De kantoor- en laboratoriumruimtes van CIC bieden ruimte voor samenwerking, individueel werk en netwerken met gelijkgestemde vernieuwers. Ons team bespreekt graag de opties die het beste bij jouw behoeften passen.
Wil je meer weten over werkplekaanpassingen? Download het volledige rapport Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth.
