Viele Teams bereiten sich darauf vor, wieder ins Büro zurückzukehren, zumindest in Teilzeit. Das bedeutet mehr persönliche Zusammenarbeit und Kommunikation. Aber da einige Mitarbeiter immer noch aus der Ferne arbeiten oder geografisch weit verstreut sind, werden gemischte Präsenz-/Remote-Meetings immer häufiger, und das möglicherweise auf lange Sicht.
Jeder Meeting-Stil hat seine eigenen Vorteile und seine ganz eigenen Herausforderungen. Hybride Meetings sind ein natürlicher Nebeneffekt eines flexibleren Arbeitsmodells, aber es gibt einige Überlegungen, die zu beachten sind, um sicherzustellen, dass diese Meetings produktiv sind, reibungslos ablaufen und eine effektive Beteiligung fördern.
Auf der Grundlage der Erfahrungen mit virtuellen Meetings möchten wir Ihnen Tipps für den erfolgreichen Übergang zu hybriden Meetings geben. Mit dieser Checkliste in der Hand sind Sie bereit für die Planung.
1. Legen Sie die Prioritäten für Ihr Treffen fest
Ist es Ihre Priorität, so viele Menschen wie möglich persönlich zu versammeln? Um eine engagierte Diskussion mit Teilnehmern im Raum und aus der Ferne zu führen? Teammitglieder von verschiedenen Standorten sollen Präsentationen oder Updates halten? Wenn Sie Ihr ideales Ergebnis nicht zu 100 % erreichen können, welche Details sind dann ein „Muss“, damit das Meeting weitergehen kann, und welche sind ein „Nice to have“?
Wenn Sie Ihre Prioritäten frühzeitig festlegen, können Sie ein effektives Meeting-Layout planen, um Ihre Ziele zu erreichen. Hybride Meetings können viele Formen annehmen, und diese Strategie wird Ihnen helfen, das beste Format, die beste Technik und den besten Raum für die Anforderungen Ihres Meetings zu finden.
Tipp: Sie sind sich nicht sicher, wo Sie bei der Planung Ihrer Besprechungsstruktur anfangen sollen? Interaction Associates bietet kostenlose virtuelle Webinare und kostenpflichtige Langzeit-Workshops an, in denen Sie lernen, wie Sie Ihre Meetings besser gestalten können.
2. Legen Sie fest, wer an Ihrem Treffen teilnehmen wird und wie er sich beteiligen wird
Selbst wenn sich nur eine Person aus der Ferne in das Meeting einwählt, handelt es sich um ein hybrides Meeting, das andere Anforderungen stellt als ein rein virtuelles oder persönliches Meeting. Beachten Sie bei der Planung die folgenden Fragen:
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Wird erwartet, dass jeder seine Kamera während des Meetings eingeschaltet hat?
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Besprechung die Erwartungen festlegen, wenn die Teilnehmer gebeten werden, auf Video aufgenommen zu werden.
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Werden Sie Raumvideos von Teilnehmern aufnehmen, die sich in einem Raum treffen? Wenn ja, welche Geräte für Zwei-Wege-Videokonferenzen werden Sie dafür einsetzen?
Tipp: Wenn Sie planen, dass die Teilnehmer in den Räumen ihre eigenen Laptop-Kameras verwenden, stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie ihre Laptops mitbringen müssen, und dass Sie einen Plan für die Audioübertragung haben. Wenn mehrere Personen den Ton von ihren persönlichen Geräten abspielen oder mehrere Mikrofone verwenden, kann es zu Echos kommen, wenn sie nicht richtig eingestellt sind. Sagen Sie den Teilnehmern im Saal, dass sie ihre Mikrofone und den Ton ihres Computers stummschalten sollen, um dies zu verhindern.
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Ist ein Video notwendig? Wenn Sie nur gehört werden möchten, können Sie ein Konferenztelefon für Teilnehmer im Zimmer benutzen.
Tipp: Einige Konferenzsysteme verfügen über Erweiterungsmikrofone, die Sie anschließen können, um eine sozial distanzierte Aufstellung zu unterstützen.
3. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Formats zuerst die Teilnehmer aus der Ferne
Gruppen, die sich in einem Raum treffen, genießen natürlich mehr Aufmerksamkeit – es ist für die Teilnehmer einfacher, sich gegenseitig mit Ideen zu versorgen, zu unterbrechen und nonverbalen Input zu geben. Andererseits können sich virtuelle Teilnehmer nicht so leicht beteiligen und verpassen möglicherweise die Möglichkeit, Körpersprache zu lesen, die Hand zu heben, um zu unterbrechen, usw. Um dieses Ungleichgewicht auszugleichen, sollten Sie eine Struktur schaffen, die virtuelle Teilnehmer begünstigt.
Virtuelle Meetings sind in der Regel kürzer als persönliche Meetings, und wenn Sie ein hybrides Meeting veranstalten, sollten Sie es so planen, dass es den virtuellen Teilnehmern entgegenkommt (persönliche Teilnehmer werden wahrscheinlich auch nichts gegen ein kürzeres Meeting haben!)
Dieses Prinzip gilt auch für Ihr technisches Setup. Wenn mehrere Personen teilnehmen, die gemeinsam anwesend sind, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine Lösung gefunden haben, mit der die Teilnehmer aus der Ferne alle Teilnehmer im Raum hören können (z. B. mehrere Mikrofone, die im ganzen Raum verteilt sind, oder Sitzplätze in der Nähe von Sprechern) und ihren eigenen Beitrag leisten können.
Tipp: Wenn Sie eine Videokonferenzkamera verwenden, um Teilnehmer im Raum zu erfassen, sollten Sie sich Gedanken über die Platzierung der Kamera in Ihrer Einrichtung machen. Wenn sich die Kamera in der Mitte des Tisches eines Konferenzraums befindet, die Teilnehmer im Raum aber nach vorne auf einen Bildschirm blicken, nehmen Sie die Seiten ihrer Gesichter auf, was für die Teilnehmer aus der Ferne keine gute Erfahrung ist.
4. Erwägen Sie die Ernennung eines Sitzungsleiters
Wenn Ihr Meeting sehr partizipativ ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, jemanden zu ernennen, der als Vertreter für die Fernteilnehmer fungiert und den Ablauf des Meetings erleichtert. Diese Rolle kann auch dazu beitragen, Antworten von Teilnehmern aus der Ferne zu erhalten. Wenn alle anderen Teilnehmer in einem Raum sind, mit Ausnahme einiger weniger Teilnehmer aus der Ferne, trauen sich diese vielleicht nicht, das Wort zu ergreifen und einen Beitrag zu leisten. Ein Meeting-Moderator kann als Vertreter der Fernteilnehmer fungieren und Raum für die Beiträge aller Teilnehmer schaffen.
Tipp: Lesen Sie unseren Blogbeitrag über hybride Veranstaltungen, um mehr darüber zu erfahren, wie Ihr Team von einem virtuellen Teilnehmermanager profitieren kann.
5. Wählen Sie eine Broadcasting-Software
Wählen Sie eine Plattform, die für Sie gut funktioniert. Verwenden Sie virtuelle Whiteboards? Starten Sie eine Umfrage? Streamen Sie ein All-Hands-Meeting mit Ihrem globalen Team? Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Software die Prioritäten unterstützt, die Sie zu Beginn der Planung Ihres Hybrid-Meetings festgelegt haben.
Tipp: Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Veranstaltungen und die besten Software- und Broadcasting-Plattformen, um sie zu unterstützen.
6. Finden Sie heraus, wo die Teilnehmer vor Ort senden werden, und verwenden Sie eine Technik, die Ihre Einrichtung unterstützt.
Ein großer Besprechungsraum oder Veranstaltungsraum erfordert eine andere Technologie, um den Ton und das Bild im Raum zu erfassen als ein kleiner Konferenzraum. Möglicherweise müssen Sie mehrere Konferenzsysteme koppeln, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gehört werden, vor allem, wenn sie über den ganzen Raum verteilt sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Entscheidung über Ihre Technik wissen, welche Art von Raum Sie nutzen werden.
Tipp: Owl Labs und Poly bieten Konferenzsysteme an, die mit Ihrem Gerät verbunden werden können und so hybride Meetings erleichtern. Sie können mehrere gekoppelte Systeme verwenden, um die Reichweite Ihres Audios/Videos im Raum zu erhöhen.
7. Testen Sie Ihre Technik in dem Raum, den Sie benutzen werden, bevor das Meeting beginnt.
Klingt einfach, oder? Aber bei hybriden Meetings müssen Sie sowohl die Hardware (die Technologie, die Sie für die Verbindung verwenden, z. B. Kamera, Mikrofon usw.) als auch die Software (Ihre Übertragungsplattform, z. B. Zoom) testen. Oft haben die einzelnen Softwareprogramme ihre eigenen Einstellungen für die Eingabe/Ausgabe, so dass Sie möglicherweise einige Einstellungen in der Software selbst ändern müssen, um die für Sie geeignete technische Konfiguration zu erhalten. Und es ist ideal, die Technik in Ihrem Übertragungsraum auszuprobieren – entdecken Sie vielleicht Details über den Raum, in dem Sie sich befinden, die sich auf die Einrichtung oder die Technik auswirken, die Sie wählen.
Tipp: Vermeiden Sie häufige technische Fallstricke mit diesem Blogbeitrag!
8. Rekapitulieren Sie das Meeting im Anschluss
Selbst mit den besten technischen Einrichtungen kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten und Laptops schwierig sein. Das war schon immer so, aber in einer hybriden Besprechungsumgebung, in der die Teilnehmer mit E-Mails und ortsspezifischen Ablenkungen multitaskingfähig sind, ist es besonders ausgeprägt. Lassen Sie jemanden während der Besprechung Notizen machen und nach der Besprechung Aktionspunkte verschicken.
Einige Videokonferenzsoftware, wie z.B. Zoom, ermöglicht Ihnen auch die Aufzeichnung für Teilnehmer, die nicht an der Live-Konferenz teilnehmen konnten, oder für den Fall, dass Sie Gesprächspunkte wiederholen müssen.
Tipp: Wenn Sie an einem Projekt zusammenarbeiten, sind Apps wie Asana ideal für die Verwaltung von Aktionspunkten und Sitzungsprotokollen und lassen sich leicht aus der Ferne steuern.
9. Im Zweifelsfall fragen Sie die Experten
Es gibt verschiedene logistische Details, die bei der Veranstaltung von hybriden Meetings zu beachten sind. Sprechen Sie mit dem Manager des Veranstaltungsortes darüber, welche Technologie zur Verfügung steht, welche Setups sich bewährt haben und wie Sie Ihr hybrides Meeting erfolgreich gestalten können.
Tipp: Jeder CIC-Standort verfügt über Ressourcen und Mitarbeiter, die unseren Mitgliedern bei ihren hybriden Meetings helfen. Wenn Sie in einem CIC-Raum arbeiten, sprechen Sie mit Ihrem lokalen Community- oder Event-Team, um mehr zu erfahren!
Vorbereitung auf hybride Meetings
Meetings mit persönlichen und entfernten Teilnehmern erfordern etwas mehr Voraussicht, aber sie können ein wertvolles Werkzeug am heutigen Arbeitsplatz sein. Wenn Sie sich an die oben genannten Details gewöhnen, können Sie diese hybriden Meetings produktiv und reibungslos durchführen.
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