オンライン視聴者と対面視聴者が混在するイベントを計画する方法

イベントのオーガナイザーとして、あなたは2つのことを望んでいます:イベントがスムーズに進行すること、そして参加者にポジティブな体験をしてもらうことです。 

イベント前もイベント中も、あなたはその目標を確実に達成するために、おそらく100万もの細かいことに気を配っている。 対面式の集まりを主催するのであれば、見栄えがよく快適な空間を準備することだろう。 Zoomで招集する場合は、招待リンクが機能しているか、スクリーンシェアのスキルが十分かどうかを確認したい。 

しかし、同じイベント内で2つのオーディエンスを管理しなければならない場合はどうなるのだろうか?

オンラインと対面が混在するイベントは、リーチを広げ、集会をより身近なものにする素晴らしい方法です。 

しかし、この混合形式には独特の課題がある。 対面式と遠隔式の要素を管理することは、より多くの仕事を生み出すと感じるかもしれませんし、一方の観客の体験を他方の観客の体験よりも優遇してしまう危険性もあります。 

いいニュースがある:どんなスキルでもそうだが、ちょっとしたリサーチと練習で、オンラインと対面のオーディエンスを同時に管理する技術をマスターする道が開ける。 

以下では、ハイブリッド・イベントのコツ、いつ、何のために開催するのか、そして成功させるために必要なすべてを解説する。 次のイベントは、あなたが計画するのを待っています! 

ハイブリッド・イベントとは? 

ハイブリッド・イベントとは、対面とバーチャルの両方の要素を含むプログラミングの一種である。 これは、すべてのプレゼンターが1つの場所にいて、参加者は完全に遠隔地にいる場合や、少人数の聴衆が集まり、同時にイベントが遠隔地の聴衆に放送される場合などを意味する。 

ハイブリッド・イベントの利点

対面イベントとバーチャル・イベントにはそれぞれ利点があり、ハイブリッド・イベントは両方の長所を生かすことができる。 ここでは、混合聴衆を対象としたイベントの主なメリットをご紹介します: 

1.リーチを広げる

参加者にバーチャルな参加オプションを提供することは、イベントのリーチを広げる最良の方法のひとつです。 インターネットの力によって、あなたはもはや、あなたの聴衆を地理的に近い人たちに限定する必要はない。 ビジネスを成長させ、コミュニティを築き、あるいは単にできるだけ多くの人にリーチする手段としてイベントを利用しているのであれば、ハイブリッド・イベントはその一助となる。

2.アクセシビリティの向上

ハイブリッド・イベントは、参加への障壁を取り除くことができる。 育児、スケジュール、アクセス、交通の便などの理由で、直接参加することが難しい人々も、あなたのプログラムに参加することができる。 また、イベントを録画しておけば、その影響はさらに広がる。 

3.流れを作る

同じ物理的な場所にいるプレゼンターは、ミュートや切断、自宅での技術的な不具合を心配することなく、簡単にお互いを高め合い、直接会って親交を深めることができる。 また、その場で聴衆を迎えることができるため、参加者とプレゼンター、特に地元のグループとの間に有機的なつながりが生まれる。 

同時に、自宅の聴衆のためのアクセシビリティを維持し、対面でのコミュニケーションに躊躇している人々に、チャットに声を加えるよう促すことができます。 

4.データの収集と活用

ハイブリッド・イベントでは、データ収集と測定基準がこれまで以上に簡単になり、登録直後からエンゲージメントを追跡し、顧客パイプラインを開発することができます。 また、イベントに参加した聴衆と、登録はしたが参加しなかった聴衆に対して、イベント後のEメールをカスタマイズすることもできます。 このようなテーラーメイドのコミュニケーションは、販売とエンゲージメントを促進するのに役立つ。 

5.コスト削減

ハイブリッド・イベントは、対面イベントよりも費用対効果が高く、環境的にも持続可能な場合が多い。 オンラインで参加者を集めれば、軽食の数を減らし、会場を小さく予約し、資料の印刷枚数を減らし、参加者が会場まで移動するためのエネルギー消費を抑えることができます。 

混合聴衆のためのイベントを計画する方法

ハイブリッド・プログラムを作成する際には、参加者のためのまとまったイベント体験や、対面型とバーチャル型それぞれの聴衆のユニークなニーズについて考えることに時間をかけたい。 

聴衆が混在している場合、バーチャルな聴衆の体験を見過ごしがちだが、その体験は大きく異なるものであり、独立したものであると同時に、一緒に考える必要がある。 参加者全員に歓迎されていると感じてもらい、良い体験をしてもらいたいのであれば、物理的なイベントスペースにカメラを設置し、それをサイバースペースを通じて放送するだけでは不十分です。 

幸いなことに、以下のヒントを参考に事前に計画を立てれば、遠隔地の聴衆にとっても、対面している聴衆にとっても、スムーズで魅力的なイベントを開催することができます。 

スペースを準備する

バーチャルの要素を含む他のイベントと同様に、放送スペースが対面視聴者と遠隔視聴者の両方に適していることを確認したい。 照明やカメラのセットアップ、使用する機器などは、イベント前に十分にテストしておく必要がある。 スクリーン上だけでなく、実際にどのように見えるかをご覧ください。このブログ記事では、バーチャル・イベントを円滑に運営するためのステップの全容を紹介しています。 

役割の定義

イベント期間中、対面イベント・マネージャーとバーチャル・イベント・マネージャーを別々に配置することを検討する。 スピーカーのマイクが切れたり、ケータリングが遅れたりする。 しかし、バーチャル参加者の問題のトラブルシューティング、チャットでの質問対応、バーチャル・エンゲージメントの促進を支援することが加われば、物事は隙間からこぼれ落ちてしまうに違いない。 

バーチャル・イベント・マネージャーは、スピーカーへの質問を中継することで、バーチャルな聴衆を実際の出席者に代弁し、イベントのビジュアルがスムーズでバーチャルな聴衆を惹きつけるようにすることができます。 

役割を分担することで、参加者全員にまとまりのある体験を提供しながら、各自が主な対象者に集中することができる。 

予定通り

バーチャルのイベントは、対面のイベントよりも短時間で終わる傾向がある。 両方の観客に配慮したスケジュールを立て、それを守ること。 

そのため、インパクトのある簡潔なコンテンツを提供し、参加者全員の注意を最後まで引きつけるようにしましょう。 

すべてのイベントと同様、予定通りに終了することで、参加者全員の時間を尊重するようにしましょう。 

ダイナミックにする

参加者は2つのユニークな体験をしており、その両方に対応することが重要です。 

特にバーチャルな聴衆のために、イベントをより活発にする方法を考えよう。 

パネルイベントでは複数のカメラアングルを使ったり、1人のスピーカーがプレゼンをしている間はカメラを向け続けたりすることもできる。 いずれにせよ、観客の注意を引きつけるために、数分ごとにビジュアルを変えるようにしましょう。 

聴衆を巻き込み、参加の規範を設定する

プレゼンターには、遠隔操作で電話をかけてきた人に定期的に謝辞を述べるよう期待しましょう。 バーチャル参加者は、聴衆の重要な一部であり、余計な存在ではないことを示したい。 

投票やQ&A機能を活用することで、イベント中も会員の関心を引きつけることができます。 さまざまな放送プラットフォームがこれを支援することができるので、適切なソフトウェアを使用していることを確認してください! 

一方、バーチャル・イベント・マネージャーは、バーチャルの聴衆からの意見を、実際に会場にいる聴衆に伝えることができます。 

ハイブリッド・イベントを成功させるための重要なハードルは、遠隔地にいる聴衆の関心を維持し、その声を届けることである。 より公平な参加者の経験を作るために、すべての参加者に同じ形式で質問を提出してもらうことにするかもしれません。 例えば、Sli.doのようなプラットフォームでは、会場と遠隔地の両方の参加者が質問を投稿したり、人気のあるトピックをアップヴォートしたりすることができる。 参加者がイベント中に参加する方法を知っている限り、これは素晴らしいツールになる。 

イベント開始時に、どのように質問に答えるか、また聴衆が何を期待するかを伝える。 イベント中、ベストプラクティスが何であるか、直接、またはバーチャルなチャットボックスで自由に思い出してください。 

コネクションを築く

バーチャルな出席者同士はどのように出会っているのか? Remoや Airmeetのようなサービスは、参加者が小グループに出入りできるバーチャルテーブルを提供する。また、Zoomはイベント中にブレイクアウトルームやチャットを開催し、遠隔地の参加者がバーチャルな領域に「集う」ことを可能にする。 

どのようなイベントを選ぶにせよ、ハイブリッド・イベントは、イベント・スペースで有機的に起こるつながりを促進するために、主催者側がより意図的に努力する必要があることを意識したい。 

フォローする

軽食を食べながらでも、ノートパソコンを片付けている間にでも、プレゼンターに近づくことができる。 オンラインでは、これはより複雑になる。 

また、イベント後に録画データを送信する場合は、バーチャル参加者にフォローアップを行い、プレゼンターとの時間を予約できるようにすることも考えられます。 You Can Book Meのようなツールは、1対1の会話を予約する簡単な方法です。 

また、講演者のフォローアップの時間が限られている場合は、講演者とさらに話をしたいバーチャル参加者のために、イベント後のQ&Aを作成することもできます。 

ハイブリッド・イベントの準備

対面でもオンラインでもオーディエンスを惹きつける方法はたくさんあり、ハイブリッド・イベントなら両方を同時に行うことができる。 ここでの成功の鍵は、それぞれの聴衆のタイプとプレゼンターのニーズを見極め、スムーズで魅力的な講演ができるように準備することです。 

CICイベント・チームは、イベント・スペースのレンタルやバーチャル・イベント・サービスを通じて、お客様が融合したオーディエンスを惹きつけるお手伝いができることに興奮しています。 CICの各拠点で開催されるイベントの詳細については、イベントページをご覧ください。


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