Kompletny przewodnik po biurach satelitarnych

Lokalizacja to niebagatelna kwestia dla firmy. Szukasz odpowiedniej równowagi między kosztami, wygodą i perspektywami biznesowymi. Ale nie są to jednorazowe rozważania; firmy nadal stają przed pytaniem o lokalizację w miarę ich rozwoju i ewolucji.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest startupem z małym, zaangażowanym zespołem, czy też dużą korporacją o ugruntowanej pozycji, miejsce, w którym znajduje się Twoja siedziba, nie musi ograniczać miejsca, w którym działa Twoja firma. Dziś łatwiej niż kiedykolwiek jest prowadzić firmę bez centralizacji w jednym miejscu. Biura satelitarne są jednym z powszechnych rozwiązań.

Zanim przejdziemy dalej, zdefiniujmy, czym jest biuro satelitarne:

Biuro satelitarne to oddział większej firmy, który jest fizycznie oddzielony od głównego biura organizacji.

Biura satelitarne mogą mieć bardzo różną wielkość, mieszcząc od jednego pracownika do setek. Podobnie, zarówno duże, jak i małe firmy mogą zdecydować się na inwestycję w biura satelitarne, w zależności od konkretnych potrzeb ich działalności.

Poniżej dowiesz się więcej o tym, kto korzysta z biur satelitarnych i dlaczego są one przydatne, a także najważniejsze informacje, które Ty lub Twoja firma powinniście wiedzieć o znalezieniu najlepszego rozwiązania.

• Jakie firmy korzystają z biur satelitarnych?
• Korzyści z biur satelitarnych
• Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze biura satelitarnego

Jakie firmy korzystają z biur satelitarnych?

Firmy z różnych branż i różnej wielkości wykorzystują biura satelitarne do strategicznego rozwoju swojej działalności. Wiele firm, które otwierają biura satelitarne, należy do jednej z tych trzech kategorii:

1. Firmy, które się rozwijają

Wraz z zatrudnianiem nowych pracowników może nadejść moment, w którym będziesz potrzebować więcej miejsca.

Zamiast przenosić całą działalność do nowej lokalizacji, otwarcie biura satelitarnego pozwala zachować zalety istniejącej przestrzeni – niezależnie od tego, czy jest to idealna lokalizacja, niskie koszty nieruchomości, czy po prostu wygoda uniknięcia masowej migracji i pozostania na miejscu.

Nawet jeśli firma planuje przeprowadzkę, tymczasowe biuro satelitarne może przydać się jako przestrzeń nadprogramowa w okresie przejściowym. Współdzielone środowiska biurowe szczególnie to ułatwiają, oferując obsługiwane przestrzenie na podstawie miesięcznych lub innych krótkoterminowych, elastycznych umów najmu. Oprócz mniejszego nakładu pracy logistycznej z góry, elastyczny wynajem oferuje pomocny bufor w przypadku przeciągającej się rozbudowy (wszyscy tam byliśmy). Nie ma powodu, by wstrzymywać rozwój firmy w oczekiwaniu na ściany, podłogi, biurka i krzesła.

Firmy z biurami satelitarnymi mogą rozszerzać swoją ofertę lub pojawiać się na nowych rynkach, więc będą potrzebować pracowników na miejscu, aby nawiązywać kontakty, poznawać lokalną kulturę lub zajmować się logistyką osobistą.

W niektórych przypadkach, w zależności od branży i konkretnego rynku, do którego chcesz dotrzeć, lokalne połączenia mogą naprawdę stanowić różnicę między sukcesem a porażką.

Dla przykładu, startupy chcące rozszerzyć swoją działalność na Japonię często borykają się z trudnościami, gdy robią to bez nawiązania kontaktów na miejscu, a także zapoznania się z kluczowymi aspektami japońskiej kultury, według Lii Camargo, Japan Partnerships Associate w CIC Japan Desk. Camargo zaleca, aby firmy zainteresowane założeniem oddziału w Japonii lub współpracą z japońskimi partnerami zbadały istniejący rynek, dowiedziały się, kim są kluczowi gracze na rozwijającej się scenie startupowej, szukały możliwości w regionach poza Tokio oraz nauczyły się podstawowych japońskich słów i zwrotów.

2. Firmy, które chcą się wzajemnie zapylać

Zawsze słyszymy o konkurencji w biznesie, ale znacznie rzadziej mówimy o sile współpracy. Wiele z dzisiejszych najbardziej innowacyjnych firm poszukuje partnerstwa z innymi firmami, aby wzmocnić swoje własne, odkrywając, że patrzenie poza mury własnej działalności jest w rzeczywistości kluczowe dla ich długoterminowego sukcesu.

W tym wpisie na blogu Członek CIC, Dina Routhier ze Stanley Ventures, mówi: „Najlepsze korporacje zdają sobie sprawę, że nie mogą działać w pojedynkę”. Jej praca polega na identyfikowaniu i nawiązywaniu kontaktów z obiecującymi startupami, których technologie mogą wzbogacić ofertę produktową spółki macierzystej funduszu venture, Stanley, Black, and Decker. W zamian startupy otrzymują inwestycje.

Innymi słowy, współpraca pozwala korporacjom przekształcić potencjalnie niszczącą branżę konkurencję w obopólnie korzystne partnerstwa.

Założenie biura satelitarnego w centrum działalności startupowej, takim jak przestrzeń coworkingowa, umożliwia firmie rozpoczęcie takiej współpracy i nieszablonowe myślenie. Będziesz w stanie nawiązać organiczną sieć kontaktów, pozostać w centrum trendów branżowych i promować swoje produkty, usługi lub wydarzenia wśród otwartej społeczności.

3. Firmy ukierunkowane na konkretne pule talentów

Pracownicy nie bez powodu nazywani są „talentami”: Kiedy zatrudniasz, nie szukasz byle kogo na dane stanowisko. Szukasz odpowiedniej osoby, która dołączy do Twojego zespołu. I tak jak firma szuka najlepszych kandydatów, tak potencjalni pracownicy szukają najlepszego możliwego dopasowania do pracodawcy. Jak więc przyciągnąć największe talenty? Jednym ze sposobów jest dotarcie tam, gdzie znajdują się największe talenty. Dosłownie.

Kiedy firmy decydują, gdzie otworzyć biura satelitarne, mogą wziąć pod uwagę pulę talentów w poszczególnych lokalizacjach. Mogą nawet otworzyć nowe biuro specjalnie w celu wykorzystania talentów w danym regionie, mieście lub dzielnicy.

Chociaż firmy oczywiście chcą się wyróżniać, w liczbach tkwi pewna siła. Miejsce znane z możliwości rozwoju określonych umiejętności lub dziedzin w naturalny sposób przyciąga kandydatów poszukujących takich możliwości. Pomyśl o inżynierach oprogramowania i inwestorach venture capital przybywających do Doliny Krzemowej lub aktorach do Los Angeles.

Lokalne instytucje, takie jak szkoły i programy szkoleniowe, są również częścią tego równania, ponieważ często produkują talenty z tego obszaru. Na przykład Boston konsekwentnie plasuje się jako jedno z najlepszych miast dla startupów; w 2017 r. zajęła pierwsze miejsce w rankingu Amerykańskiej Izby Handlowej drugi rok z rzędu. Wśród wymienianych czynników? Talent. Liczne uniwersytety w mieście, w tym jedne z najbardziej prestiżowych instytucji na świecie, takie jak Harvard University i MIT, zapewniają stały napływ nowych talentów, a mnogość możliwości pracy i finansowania sprawia, że Boston jest atrakcyjnym miejscem dla jednych z najlepszych i najzdolniejszych.

Firmy posiadające strategicznie rozmieszczone biura satelitarne często biorą pod uwagę możliwości zatrudnienia w ramach oceny rynku, gdziekolwiek zakładają sklep.

Korzyści z biur satelitarnych

Biura satelitarne oferują firmom różne korzyści, w zależności od ich unikalnych modeli biznesowych i celów.

Oto niektóre z najczęstszych korzyści płynących z biur satelitarnych:

Rekrutacja

Ustaliliśmy, w jaki sposób talent może wpłynąć na decyzję o otwarciu biura satelitarnego i gdzie.

Ale kiedy już zapewnisz sobie dostęp do talentów, których szukasz, jak sprawić, by te osoby były podekscytowane perspektywą pracy w Twojej firmie? Biura satelitarne mogą w rzeczywistości funkcjonować jako narzędzie rekrutacyjne, jeśli są prowadzone prawidłowo.

Pomyśl o tym, co potencjalny pracownik może uznać za atrakcyjne w miejscu pracy: Czy łatwo dostać się do biura? Czy posiada takie udogodnienia jak prysznice na miejscu, siłownię, kuchnię z przekąskami lub kilka smacznych miejsc na lunch w odległości spaceru? Czy pracownicy będą mieli możliwość podróżowania do innych biur firmy w pożądanych lokalizacjach? Czy twoje biuro satelitarne jest wygodną, inspirującą przestrzenią do spędzania czasu?

Wszystkie te i inne czynniki mogą wpływać na wrażenie, jakie dana osoba wywiera na temat firmy, wpływając na jej chęć dołączenia do zespołu. Zbudowanie biura satelitarnego, w którym ludzie chcą pracować, pomaga uczynić firmę miejscem, w którym ludzie również chcą pracować.

Efektywność kosztowa

Kolejną potencjalną zaletą biur satelitarnych są koszty. Chociaż firma może potrzebować przestrzeni w określonej lokalizacji ze względu na widoczność, natężenie ruchu lub lokalizację bazy klientów, może nie być konieczne, aby wszyscy pracownicy lub zespoły pracowali w tej samej przestrzeni fizycznej. Jeśli firma może wykonać tę samą pracę poza swoim głównym biurem po bardziej przystępnej cenie, może zainwestować w lokalizację satelitarną, aby ustanowić lub utrzymać obecność w innej lokalizacji w tym samym czasie.

Adres Reputacja

Na co dzień może się wydawać, że biuro to biuro. Ale niekoniecznie jest tak w przypadku osób spoza firmy, zwłaszcza tych, którzy nie są jeszcze zaznajomieni z tym, co robisz.

Renomowany adres może bezpośrednio wpłynąć na postrzeganie firmy przez potencjalnych klientów, partnerów, inwestorów lub innych graczy z branży. Twój adres jest jak pierwsze wrażenie i opowiada część historii Twojej firmy. Posiadanie biura satelitarnego w dobrze znanej i szanowanej lokalizacji może również nadać ton wszystkim spotkaniom biznesowym, rozmowom kwalifikacyjnym i wydarzeniom networkingowym, które możesz zorganizować.

Tworzenie sieci

Jesteś towarzystwem, w którym przebywasz, prawda? W biznesie przysłowie to odnosi się nie tylko do charakteru moralnego: to, kim się otaczasz, wpływa na to, z kim prowadzisz interesy. W końcu kontakty biznesowe to kontakty międzyludzkie.

Biura satelitarne dają ci możliwość wyboru, z kim członkowie twojej firmy będą rozmawiać przy porannej kawie lub na kogo wpadną w windzie (nie na darmo nazywają to elevator pitch!).

Jest to jeden z ważnych powodów, dla których firmy gromadzą się w dzielnicach biznesowych bogatych w partnerstwa, takich jak University City – gdzie działa CIC Philadelphia współdzielona przestrzeń robocza we współpracy z centrum innowacji Quorum, BioLabs, Wexford Science+Technology i University City Science Center – lub centrami branżowymi, takimi jak Kendall Square w Cambridge w stanie Massachusetts, znany z dużej liczby startupów, firm z branży nauk przyrodniczych i biotechnologii. Nawet jeśli organizacja nie ma tam siedziby, nadal może ustanowić obecność, która przekłada się na większą rozpoznawalność nazwy, możliwości współpracy i silniejszą listę kontaktów, szybciej.

Bliskość nowych rynków

W związku z tym biura satelitarne ułatwiają firmom wejście na nowe rynki poprzez zanurzenie się w lokalnych społecznościach. Fizyczna obecność daje możliwość poznania norm i preferencji klientów w nowym miejscu oraz spotkania się z potencjalnymi współpracownikami i klientami.

Jak znaleźć odpowiednie biuro satelitarne? Czynniki, które należy wziąć pod uwagę

Inwestycja w biuro satelitarne to po prostu inwestycja. Aby upewnić się, że jest to udane, oto dziesięć rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji:

1. Cele

Zanim zaczniesz podejmować jakiekolwiek plany lub decyzje, przemyśl swoje zamiary związane z otwarciem nowego biura. Co masz nadzieję osiągnąć i jak wpisuje się to w szerszą strategię Twojej firmy?

Czy próbujesz zwiększyć przychody poprzez wejście na rynek międzynarodowy? Próbujesz przyciągnąć talenty lub zapewnić obecnym pracownikom większą elastyczność? Im bardziej konkretne cele, tym lepiej. Na przykład, być może Twoja firma chce ugruntować swoją pozycję w centrum branży. Jakie wyniki dla Twojej firmy sprawiłyby, że czas, koszty logistyczne i finansowe związane z utworzeniem biura satelitarnego byłyby opłacalne?

Znajomość swoich celów i konkretnych kroków, które podejmiesz, aby je osiągnąć, zapewnia celowy rozwój i pozwala mierzyć sukces.

2. Lokalizacja

Jak już wspomnieliśmy, miejsce otwarcia biura satelitarnego może mieć wiele implikacji dla Twojej firmy. W wielu przypadkach dążenie do ustanowienia obecności w konkretnej lokalizacji jest główną motywacją do utworzenia biura satelitarnego. Ale nawet jeśli lokalizacja nie jest Twoim głównym celem, warto zastanowić się, jak różne opcje wpłyną na różne aspekty Twojej firmy.

Po ustaleniu, czy Twoje biura satelitarne powinny znajdować się na Manhattanie czy w Montanie, rozważ zalety i wady określonych dzielnic, a nawet konkretnych biur – od doświadczeń pracowników i klientów po ceny wynajmu i możliwości współpracy, a także konkurencję.

3. Sąsiedzi

Rozważając odpowiednią lokalizację dla swojego biura satelitarnego, należy określić, jaki rodzaj społeczności najlepiej pomoże w osiągnięciu celów. Jeśli jesteś startupem szukającym możliwości rozwoju, poszukaj lokalizacji w pobliżu VC lub korporacji, które chcą zwiększyć swoje wysiłki w zakresie innowacji. Jeśli otwierasz nowe biuro dla pracowników działu sprzedaży, obszar o dużym zagęszczeniu, w którym znajdują się firmy, które chcesz pozyskać jako klientów, może być dla Ciebie właściwym posunięciem.

Networking nie odbywa się tylko w ramach wydarzeń networkingowych lub wcześniej umówionych spotkań. Dzieje się to naturalnie w ciągu dnia, gdziekolwiek jesteś.

4. Dostępność

Łatwość dotarcia do i z biura ma wpływ na to, kto będzie ubiegał się o pracę w Twojej firmie i jak zadowoleni będą pracownicy, gdy już się tam znajdą. Ma to wiele konsekwencji dla pracodawców.

Po pierwsze, mniejsza liczba środków transportu, którymi można dotrzeć do biura, oznacza więcej ograniczeń dla kandydatów. Po drugie, firmy coraz częściej postrzegają transport jako aspekt zrównoważonego rozwoju, a także dobrego samopoczucia pracowników. Biuro z łatwym dostępem do transportu publicznego, rowerem lub pieszo może wspierać inicjatywy mające na celu uczynienie miejsca pracy przyjaznym dla zdrowia i środowiska.

Podobnie jak w przypadku głównego biura, zwróć uwagę na funkcje dostępności biura satelitarnego dla osób o różnym zakresie mobilności lub innych potrzebach w zakresie dostępności. Funkcje te mogą być niezbędne dla członków personelu teraz lub w przyszłości, a stworzenie dostępnej przestrzeni od samego początku zapobiega konieczności wprowadzania poprawek lub płacenia za kosztowne zmiany w późniejszym czasie. Co więcej, będzie to ważna deklaracja kulturowa, że niepełnosprawni pracownicy i klienci są mile widziani w Twojej organizacji.

5. Logistyka między biurami

Chociaż fizycznie oddzielone od głównej lokalizacji firmy, biura satelitarne nadal w różnym stopniu współpracują z centralą. W niektórych przypadkach pracownicy będą mieli możliwość przemieszczania się między biurami lub regularne podróże do głównego biura firmy mogą być niezbędne do pełnienia swojej roli. W zależności od struktury firmy i wykonywanej pracy, częste podróże między biurami mogą mieć wpływ na to, gdzie należy otworzyć biuro satelitarne. Pomyśl o tym, jak wygodnie będzie dostać się z jednego biura do drugiego pod względem kosztów i opcji transportu.

Należy również pamiętać o innych kwestiach logistycznych, takich jak różnice stref czasowych i metody komunikacji między zespołami w różnych biurach.

6. Potrzeby przestrzenne

Określając ilość potrzebnej przestrzeni, należy zacząć od liczby pracowników, którzy będą pracować w biurze satelitarnym. Aby pójść o krok dalej, pomyśl o tym, jak pracują Twoi pracownicy. Jeśli Twoja firma pozwala pracownikom na pracę zdalną lub jeśli niektórzy pracownicy biura satelitarnego będą często podróżować, możesz nie potrzebować tylu biurek w nowej przestrzeni, aby pomieścić wszystkich, którzy będą przychodzić do pracy.

Aby uniknąć niepotrzebnego ograniczania przestrzeni i przeprowadzek w przyszłości, należy pamiętać o prognozach rozwoju. Jeśli na przykład zatrudniasz pracowników bardzo szybko po udanej rundzie finansowania, sensowne może być wynajęcie większego biura niż obecnie potrzebujesz. Jeśli natomiast dodajesz jednego nowego członka zespołu rocznie, Twoja firma może lepiej zaoszczędzić na kosztach mniejszego biura i rozszerzyć je na nowy okres najmu w przyszłości.

7. Elastyczność

Oprócz tego, jak szybko rozwija się Twoja firma, zastanów się również, czy przewidujesz, że będziesz potrzebować biura satelitarnego przez sześć miesięcy, sześć lat lub na czas nieokreślony. Szybko rozwijające się firmy lub te z krótkoterminowym zapotrzebowaniem na powierzchnię mogą skorzystać z elastycznych umów najmu zamiast tradycyjnego wynajmu biura.

Na szczęście rynek biurowy zmienił się w ostatnich latach, aby dostosować się do elastyczności, której firmy potrzebują, gdy się rozwijają, kurczą, ewoluują, obracają i reagują na stale zmieniające się okoliczności.

W rzeczywistości liczba współdzielonych przestrzeni biurowych na całym świecie niemal podwoiła się od 2015 do 2017 roku, podczas gdy liczba członków coworkingu wzrosła w tym czasie ponad trzykrotnie,według GCUC. Z coworkingu korzystają już nie tylko przedsiębiorcy i startupy, ale także organizacje różnej wielkości, w tym agencje rządowe i międzynarodowe korporacje.

8. Meble

Meble są istotną częścią biura satelitarnego. Marka biurka lub szerokość kanapy mogą wydawać się nieistotne dla Twojej firmy, a tym samym nieważne. Ale wyświadczysz sobie przysługę, decydując się na umeblowanie biura raczej wcześniej niż później. Jednym z narzędzi do tego jest aplikacja Wayfair, która wykorzystuje rzeczywistość rozszerzoną, aby pokazać, jak ich meble będą wyglądać w Twojej przestrzeni.

Kupisz nowe, używane czy wynajmiesz meble? A może najlepiej byłoby zlecić tę pracę firmie zewnętrznej, wynajmując biuro, które jest już umeblowane.

Pamiętaj: decyzje dotyczące mebli, koordynacja, konfiguracja i konserwacja kosztują nie tylko pieniądze – kosztują również czas, który w przeciwnym razie można by poświęcić na skupienie się na biznesie.

9. Potrzeby techniczne

Wejdź do nowego biura satelitarnego z planem, jak poradzić sobie z wymaganiami technicznymi. Gdy firma nie mieści się pod jednym dachem, odpowiednia technologia zapewniająca łatwą i niezawodną komunikację jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Oprócz szybkiego i niezawodnego dostępu do Internetu w każdym zakątku biura, prawdopodobnie będziesz chciał zainwestować w wysokiej jakości platformy telefoniczne i/lub wideokonferencyjne.

Upewnij się także, że każda przestrzeń, do której zamierzasz się przenieść, może obsłużyć wszelkie specyficzne potrzeby infrastruktury technicznej Twojej firmy bez zbytnich dodatkowych kosztów. Niektóre biura serwisowane mają personel, który może to zrobić za Ciebie, więc pamiętaj, aby zapytać, gdy pytasz o przestrzeń lub odwiedzasz ich obiekty.

10. Udogodnienia

Wiele zasobów przeznaczanych jest na zapewnienie, że biuro jest dobrze funkcjonującym, produktywnym miejscem pracy. Jakie zasoby będą dostępne dla pracowników w biurze satelitarnym? Uwzględnij niezbędne elementy do wykonywania pracy, a także te oferty, które sprawiają, że Twoja firma jest przyjazna i przyjemna – zarówno pod względem fizycznym, jak i kulturowym.

W przypadku startupów lub firm dysponujących skromnym budżetem, udogodnienia i przywileje mogą wydawać się luksusem zarezerwowanym dla kampusów Google lub Facebooka. Jednak zapewnienie swoim pracownikom pozytywnych doświadczeń w miejscu pracy z namacalnymi korzyściami daje przewagę w procesie rekrutacji, zwłaszcza gdy zatrudniasz z tej samej puli talentów, co niektóre z tych większych, uznanych firm.