W dzisiejszych czasach panuje fałszywa dychotomia, zgodnie z którą organizacje mają tylko dwie opcje: zaoferować pracę zdalną lub wprowadzić niepopularne wymagania dotyczące powrotu do biura. W rzeczywistości takie czarno-białe myślenie mija się z tym, czego pragnie większość ludzi: elastycznością.
Według Gallupa, 90% pracowników na stanowiskach zdalnych preferuje elastyczność i opcje hybrydowe. Hybrydowa organizacja pracy może oferować korzyści płynące ze współpracy osobistej bez poświęcania opcji pracy z domu, jeśli jest to konieczne.
Ważne jest, aby pamiętać, że te ustalenia nie są uniwersalne. To, jak najlepiej zorganizować miejsce pracy w organizacji, zależy od potrzeb i celów biznesowych. Nie ma lepszego momentu niż teraz, aby ponownie przeanalizować rolę i funkcję fizycznej przestrzeni do pracy w kontekście ogólnej strategii biznesowej.
Dlaczego ważne jest dostosowanie przestrzeni roboczej do strategii biznesowej?
Dostosowanie się jako organizacja do celów i strategii biznesowej nie jest jednorazowym ćwiczeniem polegającym na zaznaczeniu pola – jest to ciągły proces, który może pomóc Twojej firmie działać wydajniej i zapewnić jasność celu.
Nawet jeśli uważasz, że pracownicy znają te informacje, ważne jest, aby regularnie przeznaczać czas na to samo. Jedno z badań wykazało, że podczas gdy 82% pracowników zgłosiło poczucie zgodności strategicznej w całej firmie, badacze zmierzyli rzeczywistą zgodność na poziomie średnio 23% – rozdźwięk, który może powodować tarcia i bariery w osiąganiu celów, współpracy i innowacji. Im większa rozbieżność między faktycznym a postrzeganym dostosowaniem, tym więcej problemów stwierdzili badacze, w tym sceptycyzm co do strategii i tego, jak dobrze jest ona wdrażana.
Jeśli liderzy nie będą ostrożni, kwestie te mogą przerodzić się w większe problemy w ich organizacjach. Jednym z przykładów jest to, jak kosztowna może być kwestia zaangażowania pracowników – Gallup szacuje, że niskie zaangażowanie pracowników kosztuje globalną gospodarkę 8,9 biliona dolarów każdego roku.
Inwestowanie w zaangażowanie i satysfakcję pracowników ma również sens biznesowy. Ekonomista Alex Edmans przeanalizował 28 lat danych z amerykańskiego rynku akcji i odkrył, że firmy o wysokim poziomie satysfakcji pracowników osiągały lepsze wyniki niż konkurenci pod względem zwrotów o 2,3% do 3,8% rocznie.
Biorąc to wszystko pod uwagę, nie dziwi fakt, że 42% respondentów w raporcie Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth wymieniło poprawę kultury firmy i zaangażowania jako główny czynnik motywujący do wprowadzenia zmian w miejscu pracy.
Ponieważ fizyczna przestrzeń do pracy może działać jako centralny punkt gromadzenia się w celu współpracy i nawiązywania kontaktów, zapewnienie zgodności między strategią biznesową a podejmowaniem decyzji dotyczących przestrzeni do pracy pomaga zapewnić najlepsze możliwe wyniki.
Jak dostosować przestrzeń roboczą do strategii biznesowej
1.) Przegląd strategii biznesowej, misji i celów
Kilka przykładowych pytań, które mogą pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy:
- Czy Twoja firma żyje zgodnie ze swoją misją i wartościami?
- Czy Twoja strategia nadąża za zmianami na rynku i zmianami w zatrudnieniu?
- Czy Twój zespół rozumie, w jakim punkcie znajduje się obecnie Twoja firma i dokąd chcesz, aby zmierzała w przyszłości?
- Jak zamierzasz osiągnąć krótko- i długoterminowe cele?
2.) Audyt bieżącego wykorzystania przestrzeni roboczej
Zastanów się, w jaki sposób przestrzeń robocza jest obecnie wykorzystywana i jak jej obecna funkcja wspiera cele i strategię firmy. Otwórz tę rozmowę z pracownikami, pytając ich o przemyślenia lub opinie na temat przestrzeni do pracy i tego, w jaki sposób przyczynia się ona do postępów w realizacji celów firmy i planów na przyszłość. Pełny obraz tego, co działa, co można poprawić i dokąd zmierza firma, może ujawnić kilka naturalnych miejsc, w których można rozpocząć planowanie strategicznych dostosowań.
3.) Wyrównanie szans dzięki spotkaniu zespołu
Dyrektor generalny CIC New England, Stacey Messier, jest fanką ułatwionych sesji tablicowych, które pomagają jej zespołom osiągnąć porozumienie w kwestii wizji i przyszłej strategii. Sesje te służą podwójnemu celowi, demonstrując siłę osobistych spotkań i pomagając promować więcej dyskusji wśród członków zespołu, co może prowadzić do większego poczucia wspólnoty.
Osobista współpraca i praca mogą odblokować odkrycia w bardziej efektywny sposób. Najnowsze badania sugerują, że interakcje z osobami spoza działu pracownika mogą prowadzić do lepszego dzielenia się wiedzą, bardziej kreatywnego myślenia i nowych pomysłów.
4.) Wprowadzanie zmian, które dostosowują i aktywują przestrzeń roboczą
Jak to działa w praktyce? Weźmy firmę, która ceni sobie szeroką, zespołową współpracę jako główny filar swojej strategii i wizji na przyszłość. Niedawna ankieta pulsacyjna wykazała, że pracownicy mogą czuć się niezaangażowani, co doprowadziło do dyskusji kierownictwa na temat tego, jak stworzyć środowisko sprzyjające integracji.
Po przeanalizowaniu funkcji swojej przestrzeni biurowej firma może zdać sobie sprawę, że obecna konfiguracja biura utrudnia współpracę między działami, ponieważ zespoły są fizycznie odizolowane.
Jednym z rozwiązań, które może zaradzić temu problemowi, jest stworzenie obszaru z wygodnymi krzesłami i stołami oraz zachęcenie pracowników do interakcji z kolegami, z którymi nie pracują na co dzień. Aktywowanie tej wspólnej przestrzeni może wyglądać jak zorganizowanie firmowego klubu książki, zaplanowanie sesji lunchu i nauki z zaproszonym prelegentem lub uruchomienie gry planszowej.
Pobierz kopię pełnego opracowania Redefining the Workspace to Strategically Support Corporate Culture, Innovation, and Growth , aby dowiedzieć się więcej na temat dostosowania przestrzeni roboczej, które może zapewnić większą elastyczność operacyjną, lepszą współpracę i niższe koszty.
5.) Ocena, w jaki sposób planowane zmiany wspierają długoterminową wizję
Ważne jest również, aby uwzględnić podejmowanie decyzji dotyczących przestrzeni do pracy w związku z przyszłymi planami, takimi jak ekspansja lub cele badawczo-rozwojowe. Dla londyńskiej firmy Venterra Group, CIC Providence zaoferowało strategiczną, dogodną lokalizację w centrum innowacji morskiej energetyki wiatrowej, umożliwiając lepszą współpracę i tworzenie sieci kontaktów dla firm z rozwijającej się branży.
Jeśli Twoja firma chce rozszerzyć działalność na nowy rynek krajowy lub międzynarodowy, warto rozważyć utworzenie biura satelitarnego jako jednej z dróg do starannie zaplanowanego rozwoju. Akamis Bio, innowator w dziedzinie onkologii na etapie klinicznym, wybrał CIC Cambridge do ustanowienia obecności w Stanach Zjednoczonych ze względu na elastyczność, jaką oferowała wspólna przestrzeń robocza w centrum biotechnologicznym Kendall Square.
Jak może pomóc zewnętrznie zarządzana, elastyczna współdzielona przestrzeń do pracy?
W erze pracy hybrydowej nie tylko pracownicy poszukują elastyczności. Potrzeby w zakresie przestrzeni mogą zmieniać się szybciej, niż pozwala na to tradycyjnie wynajmowana powierzchnia. Dla firm różnej wielkości i na różnych etapach rozwoju, zewnętrznie zarządzana elastyczna współdzielona przestrzeń do pracy oferuje wiele zalet i korzyści, które mogą dotrzymać kroku Twojej organizacji.
Podczas gdy Twój zespół koncentruje się na innowacyjnej pracy, CIC zajmuje się logistyką biurową i zarządzaniem, które mogą pochłaniać cenny czas i zasoby. Ponadto członkowie CIC korzystają z dostępu do najnowocześniejszego sprzętu i szkoleń, które mogą przyspieszyć ważne prace w dziedzinach takich jak terapie komórkowe i onkologia. Przemyślane programy i wydarzenia społecznościowe oferują możliwość nawiązywania kontaktów, współpracy i nawiązywania kontaktów z innymi innowatorami.
