Jako organizator wydarzenia chcesz dwóch rzeczy: aby wydarzenie przebiegło sprawnie i aby uczestnicy mieli pozytywne doświadczenia.
Przed wydarzeniem i w jego trakcie dbasz o milion szczegółów, aby zapewnić osiągnięcie tych celów. Jeśli organizujesz spotkanie osobiste, prawdopodobnie przygotowujesz przestrzeń, aby wyglądała reprezentacyjnie i była wygodna. Jeśli organizujesz spotkanie na Zoomie, chcesz upewnić się, że link do zaproszenia działa i że twoje umiejętności udostępniania ekranu są na najwyższym poziomie.
Ale co się dzieje, gdy trzeba zarządzać dwiema publicznościami w ramach tego samego wydarzenia: niektórzy ludzie dołączają do ciebie fizycznie, podczas gdy inni oglądają online?
Wydarzenia z mieszaną publicznością online i osobistą to świetny sposób na zwiększenie zasięgu i zwiększenie dostępności spotkań.
Jednak ten mieszany format ma swoje unikalne wyzwania. Może się wydawać, że zarządzanie elementami osobistymi i zdalnymi przysparza więcej pracy lub ryzykujesz faworyzowanie doświadczeń jednej publiczności w stosunku do drugiej.
Oto dobra wiadomość: Jak w przypadku każdej umiejętności, odrobina badań i praktyki pozwoli ci opanować sztukę jednoczesnego zarządzania odbiorcami online i osobistymi.
Poniżej omówimy najważniejsze elementy eventów hybrydowych, kiedy i dlaczego warto je organizować oraz wszystko, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Twoje następne wydarzenie tylko czeka, aż je zaplanujesz, więc wskakujmy od razu!
Czym jest wydarzenie hybrydowe?
Wydarzenie hybrydowe to rodzaj programu, który obejmuje zarówno elementy osobiste, jak i wirtualne. Może to oznaczać, że wszyscy prezenterzy znajdują się w jednym miejscu, a uczestnicy są całkowicie zdalni, lub że niewielka grupa odbiorców jest zebrana razem, podczas gdy wydarzenie jest jednocześnie transmitowane do zdalnej publiczności.
Korzyści z wydarzeń hybrydowych
Zarówno wydarzenia osobiste, jak i wirtualne mają swoje zalety, a wydarzenia hybrydowe mogą dać ci to, co najlepsze z obu światów. Oto najważniejsze korzyści płynące z wydarzeń z mieszaną publicznością:
1. Zwiększ swój zasięg
Zapewnienie uczestnikom wirtualnej opcji uczestnictwa jest jednym z najlepszych sposobów na poszerzenie zasięgu wydarzenia. Dzięki potędze Internetu nie musisz już ograniczać swojej publiczności do osób w najbliższej lokalizacji geograficznej. Jeśli wykorzystujesz wydarzenia jako sposób na rozwój firmy, budowanie społeczności lub po prostu dotarcie do jak największej liczby osób, wydarzenia hybrydowe mogą ci w tym pomóc.
2. Zwiększenie dostępności
Wydarzenia hybrydowe mogą usuwać niektóre bariery uczestnictwa. Osoby, które mogą nie być w stanie uczestniczyć osobiście, być może z powodu opieki nad dziećmi, harmonogramu, dostępności lub barier transportowych, nagle mogą zaangażować się w programowanie. A jeśli nagrałeś swoje wydarzenie, twój wpływ może rozprzestrzeniać się jeszcze dalej.
3. Tworzenie przepływu
Prezenterzy znajdujący się w tej samej fizycznej lokalizacji mogą z łatwością nawiązywać kontakty i rozwijać osobiste relacje, nie martwiąc się o wyciszanie, odcinanie się od siebie lub usterki techniczne w domu. A możliwość powitania publiczności na miejscu pozwala na organiczne nawiązywanie kontaktów między uczestnikami i prezenterami, szczególnie wśród lokalnych grup.
Jednocześnie zachowujesz dostępność dla odbiorców w domu i zachęcasz osoby, które są bardziej niezdecydowane w przypadku komunikatorów osobistych, do dodawania swoich głosów do czatu.
4. Gromadzenie i wykorzystywanie danych
Wydarzenia hybrydowe sprawiają, że gromadzenie danych i metryk jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej, umożliwiając śledzenie zaangażowania i rozwijanie potoków klientów już od momentu rejestracji. Możesz nawet dostosować wiadomości e-mail po wydarzeniu dla odbiorców, którzy uczestniczyli w wydarzeniu, w porównaniu z tymi, którzy zarejestrowali się, ale nie wzięli w nim udziału. Ten rodzaj dostosowanej komunikacji może pomóc w zwiększeniu sprzedaży i zaangażowania.
5. Obniżenie kosztów
Wydarzenia hybrydowe mogą być często bardziej opłacalne i przyjazne dla środowiska niż wydarzenia osobiste. Dzięki uczestnictwu online można zapewnić mniejszą liczbę przekąsek, zarezerwować mniejsze miejsce, wydrukować mniej materiałów i zmniejszyć zużycie energii na dojazd uczestników na miejsce.
Jak zaplanować wydarzenie dla mieszanej publiczności?
Tworząc program hybrydowy, warto poświęcić trochę czasu na przemyślenie spójnych wrażeń z wydarzenia dla uczestników, a także unikalnych potrzeb odbiorców osobistych i wirtualnych.
Łatwo jest przeoczyć wirtualne doświadczenia uczestników, gdy masz mieszaną publiczność, ale doświadczenia te są bardzo różne i muszą być rozpatrywane zarówno niezależnie, jak i razem. Jeśli chcesz, aby wszyscy uczestnicy czuli się mile widziani i mieli dobre wrażenia, ustawienie kamery w fizycznej przestrzeni wydarzenia i transmitowanie go w cyberprzestrzeni nie wystarczy.
Na szczęście, jeśli zaplanujesz z wyprzedzeniem, korzystając z poniższych wskazówek, zapewnisz płynne i angażujące wydarzenie zarówno dla odbiorców zdalnych, jak i osobistych.
Przygotuj swoją przestrzeń
Podobnie jak w przypadku każdego wydarzenia z komponentem wirtualnym, warto upewnić się, że przestrzeń nadawcza jest odpowiednia zarówno dla odbiorców osobistych, jak i zdalnych. Powinieneś przetestować oświetlenie, konfigurację kamery i wszelkie urządzenia, których będziesz używać na długo przed wydarzeniem. Sprawdź, jak wyglądają one zarówno na żywo, jak i na ekranie. Ten wpis na blogu zawiera pełne podsumowanie kroków, które można podjąć, aby sprawnie przeprowadzić wirtualne wydarzenie.
Definiowanie ról
Warto rozważyć posiadanie oddzielnego osobistego i wirtualnego event managera podczas wydarzenia. Być może mikrofon prelegenta się wyłączy lub firma cateringowa się spóźni – to wystarczy, by jedna osoba poradziła sobie sama. Ale dodajmy do tego rozwiązywanie problemów wirtualnych uczestników, odpowiadanie na pytania na czacie i pomoc w ułatwianiu wirtualnego zaangażowania, a rzeczy z pewnością wypadną przez pęknięcia.
Twój wirtualny menedżer wydarzeń może pomóc w reprezentowaniu wirtualnej publiczności przed osobistymi uczestnikami, przekazując pytania prelegentom i zapewniając, że oprawa wizualna wydarzenia jest płynna i angażująca dla wirtualnej publiczności.
Rozdzielenie ról pozwoli każdej osobie skupić się na swoich głównych odbiorcach, jednocześnie tworząc spójne doświadczenie dla wszystkich uczestników.
Trzymaj się harmonogramu
Wydarzenia wirtualne trwają zwykle krócej niż wydarzenia osobiste. Ustal harmonogram z uwzględnieniem obu grup odbiorców i trzymaj się go.
Zaangażowanie wirtualnej publiczności może być trudniejsze do utrzymania, gdy uczestnicy w domu mają wiele wymagań dotyczących ich uwagi, więc upewnij się, że dostarczasz skuteczne i zwięzłe treści, które utrzymają uwagę wszystkich przez cały czas.
Podobnie jak w przypadku wszystkich wydarzeń, upewnij się, że szanujesz czas wszystkich uczestników, kończąc je również zgodnie z harmonogramem.
Spraw, by był dynamiczny
Twoi uczestnicy mają dwa unikalne doświadczenia i ważne jest, aby zaspokoić oba. Pomyśl o sposobach na zwiększenie aktywności podczas wydarzenia, szczególnie dla odbiorców wirtualnych.
Możesz zdecydować się na użycie wielu kątów kamery podczas wydarzenia panelowego lub zatrzymać kamerę na jednym prelegencie podczas jego prezentacji. W każdym przypadku upewnij się, że efekty wizualne zmieniają się co kilka minut, aby utrzymać uwagę odbiorców.
Zaangażuj odbiorców i ustal normy uczestnictwa
Ustal z prezenterami oczekiwanie, że będą regularnie potwierdzać osoby dzwoniące zdalnie. Chcesz pokazać wirtualnym uczestnikom, że są integralną częścią Twojej publiczności, a nie czymś, o czym się zapomina.
Wykorzystanie ankiet i funkcji pytań i odpowiedzi może pomóc w utrzymaniu uwagi członków przez cały czas trwania wydarzenia. Różne platformy do transmisji mogą w tym pomóc, więc upewnij się, że korzystasz z odpowiedniego oprogramowania!
W międzyczasie wirtualny menedżer wydarzenia może pomóc w przekazaniu wszelkich spostrzeżeń od wirtualnej publiczności osobistym uczestnikom.
Poważną przeszkodą dla każdego udanego wydarzenia hybrydowego będzie utrzymanie zaangażowania zdalnej publiczności i sprawienie, by ich głos został usłyszany, zwłaszcza gdy publiczność osobiście może po prostu zadawać pytania, gdy się pojawią. Możesz zdecydować, że wszyscy uczestnicy będą przesyłać swoje pytania w tym samym formacie, aby stworzyć bardziej sprawiedliwe doświadczenie dla uczestników. Na przykład platformy takie jak Sli.do umożliwiają zarówno uczestnikom na miejscu, jak i zdalnym przesyłanie pytań i głosowanie na popularne tematy. Dopóki uczestnicy wiedzą, jak angażować się podczas wydarzenia, może to być świetne narzędzie.
Poinformuj na początku wydarzenia, w jaki sposób będziesz odpowiadać na pytania i czego mogą spodziewać się uczestnicy. Nie krępuj się przypomnieć ludziom osobiście lub na wirtualnym czacie, jakie są te najlepsze praktyki podczas wydarzenia.
Budowanie połączeń
Jak wirtualni uczestnicy spotykają się ze sobą? Usługi takie jak Remo i Airmeet oferują wirtualne stoliki, przy których uczestnicy mogą dołączać i odłączać się od małych grup. Zoom może również organizować podpokoje i czaty podczas wydarzenia, umożliwiając zdalnym uczestnikom „zebranie się” w wirtualnym świecie.
Bez względu na to, co wybierzesz, będziesz chciał mieć świadomość, że wydarzenia hybrydowe wymagają większego wysiłku ze strony organizatorów, aby ułatwić nawiązywanie kontaktów, które odbywają się organicznie w przestrzeni wydarzenia.
Kontynuuj
Osobiście, uzyskanie czasu jeden na jeden z prezenterami po wydarzeniu jest łatwe – możesz połączyć się z nimi przy poczęstunku lub podejść do nich, gdy odkładają laptopy. W Internecie staje się to bardziej skomplikowane.
Jeśli wyślesz nagranie po wydarzeniu, możesz również rozważyć skontaktowanie się z wirtualnymi uczestnikami i umożliwienie im zaplanowania czasu z prezenterem. Narzędzia takie jak You Can Book Me to łatwy sposób na zaplanowanie rozmów jeden na jeden.
Alternatywnie, jeśli prelegenci mają ograniczony czas na dalsze działania, możesz utworzyć pytania i odpowiedzi po wydarzeniu dla wszystkich wirtualnych uczestników, którzy chcą spędzić trochę czasu na dalszej rozmowie z prelegentami.
Przygotowania do wydarzenia hybrydowego
Istnieje wiele sposobów na zaangażowanie odbiorców zarówno osobiście, jak i online, a dzięki wydarzeniom hybrydowym można robić to jednocześnie. Kluczem do sukcesu jest zidentyfikowanie potrzeb każdego rodzaju odbiorców i prezenterów, aby przygotować się na płynną, angażującą jazdę. Przewidujemy, że wydarzenia hybrydowe staną się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w krajobrazie po COVID, a zespół CIC Events jest podekscytowany, aby pomóc Ci zaangażować mieszanych odbiorców poprzez wynajem przestrzeni eventowej i usługi wirtualnych wydarzeń. Więcej informacji na temat naszej oferty w każdej lokalizacji CIC można znaleźć na naszej stronie poświęconej wydarzeniom.
