Wiele zespołów przygotowuje się do powrotu do biura, przynajmniej w niepełnym wymiarze godzin. Oznacza to więcej osobistej współpracy i komunikacji. Ponieważ jednak niektórzy członkowie zespołu nadal pracują zdalnie lub są rozproszeni geograficznie, spotkania hybrydowe stają się coraz bardziej powszechne, potencjalnie na dłuższą metę.
Każdy styl spotkań ma swoje zalety i unikalne wyzwania. Spotkania hybrydowe są naturalną konsekwencją bardziej elastycznego modelu pracy, ale należy pamiętać o kilku kwestiach, aby zapewnić ich produktywność, sprawny przebieg i zachęcić do efektywnego uczestnictwa.
Biorąc pod uwagę wnioski wyciągnięte z wirtualnych spotkań, dzielimy się wskazówkami, jak z powodzeniem przejść do hybrydowej przestrzeni spotkań. Dzięki tej liście kontrolnej będziesz gotowy do planowania.
1. Ustal priorytety spotkania
Czy priorytetem jest zgromadzenie jak największej liczby osób? Aby prowadzić zaangażowaną dyskusję z uczestnikami w pokoju i zdalnymi? Aby członkowie zespołu z różnych lokalizacji przedstawiali prezentacje lub aktualizacje? Jeśli nie możesz uzyskać 100% idealnego rezultatu, które szczegóły są „niezbędne”, aby spotkanie mogło się odbyć, a które „miło mieć”?
Określając swoje priorytety na wczesnym etapie, będziesz w stanie zaplanować efektywny układ spotkania, aby osiągnąć swoje cele. Spotkania hybrydowe mogą przybierać różne formy, a ta strategia pomoże ci znaleźć najlepszy format, technologię i przestrzeń, które będą odpowiadać potrzebom twojego spotkania.
Wskazówka: Nie wiesz, od czego zacząć planowanie struktury spotkania? Interaction Associates oferuje bezpłatne wirtualne webinaria i długie płatne warsztaty na temat prowadzenia lepszych spotkań.
2. Określ, kto będzie uczestniczył w spotkaniu i w jaki sposób będzie brał w nim udział.
Nawet jeśli tylko jedna osoba zdalnie połączy się ze spotkaniem, organizujesz spotkanie hybrydowe i będziesz mieć inne potrzeby niż w przypadku spotkania całkowicie wirtualnego lub osobistego. Podczas planowania należy rozważyć następujące pytania:
-
Czy każdy powinien mieć włączoną kamerę podczas spotkania?
Wskazówka: Upewnij się, że ustaliłeś oczekiwania przed spotkaniem, jeśli uczestnicy zostaną poproszeni o nagranie wideo.
-
Czy będziesz przechwytywać wideo z pokoju od uczestników spotkania w przestrzeni osobistej? Jeśli tak, to jakiego sprzętu do dwukierunkowych wideokonferencji będziesz używać?
Wskazówka : Jeśli planujesz, aby uczestnicy w pokoju korzystali z indywidualnych kamer na laptopach, upewnij się, że wiedzą, aby przynieść swoje laptopy i mieć plan na dźwięk – wiele osób odtwarzających dźwięk z urządzeń osobistych lub korzystających z wielu mikrofonów może prowadzić do echa, jeśli nie jest odpowiednio skonfigurowane. Poinformuj uczestników w pokoju, aby wyciszyli swoje mikrofony i dźwięk z komputera, aby temu zapobiec.
-
Czy wideo jest konieczne? Jeśli chcesz być słyszany, możesz skorzystać z telefonu konferencyjnego dla uczestników w pokoju.
Wskazówka: Niektóre systemy konferencyjne mają dodatkowe mikrofony, które można podłączyć, aby wspierać konfigurację z dystansem społecznym.
3. Planując format, w pierwszej kolejności uwzględnij uczestników zdalnych
Grupy spotykające się razem w pokoju w naturalny sposób przyciągają więcej uwagi – uczestnikom osobistym łatwiej jest odbijać się od siebie nawzajem, przerywać i przekazywać niewerbalne uwagi. Z drugiej strony, wirtualni uczestnicy mogą nie być w stanie tak łatwo uczestniczyć i mogą nie być w stanie odczytać mowy ciała, podnieść ręki, aby przerwać itp. Aby uwzględnić brak równowagi, należy stworzyć strukturę, która faworyzuje wirtualnych uczestników.
Spotkania wirtualne są zazwyczaj krótsze niż spotkania osobiste, a jeśli organizujesz spotkanie hybrydowe, będziesz chciał zaplanować je tak, aby grało na korzyść wirtualnego uczestnika (uczestnicy osobiści prawdopodobnie również nie sprzeciwią się krótszemu spotkaniu!).
Zasada ta dotyczy również konfiguracji technicznej. Jeśli w wydarzeniu będzie uczestniczyć wiele osób, które są razem, upewnij się, że znalazłeś rozwiązanie dla zdalnych uczestników, aby mogli słyszeć wszystkich w pomieszczeniu (np. wiele mikrofonów rozmieszczonych w całej przestrzeni lub siedzących blisko siebie mówców) i dzielić się własnym wkładem.
Wskazówka: Jeśli korzystasz z kamery do wideokonferencji do rejestrowania uczestników w pomieszczeniu, rozważ umieszczenie kamery w konfiguracji. Jeśli kamera znajduje się na środku stołu w sali konferencyjnej, ale uczestnicy w pomieszczeniu patrzą na ekran z przodu pokoju, będziesz rejestrować boki ich twarzy, co nie jest dobrym doświadczeniem dla zdalnych uczestników.
4. Rozważenie wyznaczenia moderatora spotkania
Jeśli spotkanie ma charakter wysoce partycypacyjny, warto rozważyć wyznaczenie osoby, która będzie pełnić rolę przedstawiciela zdalnych uczestników i ułatwi przebieg spotkania. Rola ta może również pomóc w uzyskaniu odpowiedzi od zdalnych uczestników; jeśli wszyscy inni są w pokoju razem, z wyjątkiem kilku zdalnych uczestników, mogą nie czuć się pewnie, aby zabrać głos i wnieść swój wkład. Moderator spotkania może działać jako przedstawiciel zdalnego uczestnika i stworzyć przestrzeń dla wszystkich, aby mogli wnieść swój wkład.
Wskazówka: Zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na temat organizowania wydarzeń hybrydowych, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak wirtualny menedżer uczestników może przynieść korzyści Twojemu zespołowi.
5. Wybór oprogramowania do nadawania
Wybierz platformę, która będzie dla Ciebie odpowiednia. Czy korzystasz z wirtualnych tablic? Rozpoczynasz ankietę? Przesyłasz strumieniowo spotkanie z globalnym zespołem? Upewnij się, że wybrane oprogramowanie obsługuje priorytety ustalone na początku planowania spotkania hybrydowego.
Wskazówka: Nie wiesz od czego zacząć? Dowiedz się więcej o różnych rodzajach wydarzeń oraz najlepszym oprogramowaniu i platformach do ich obsługi.
6. Ustal, gdzie uczestnicy na miejscu będą nadawać i użyj technologii, która będzie wspierać Twoją konfigurację.
Duża sala konferencyjna lub przestrzeń eventowa będzie wymagać innej technologii do przechwytywania dźwięku i obrazu w pomieszczeniu niż mała sala konferencyjna. Konieczne może być sparowanie wielu systemów konferencyjnych, aby upewnić się, że wszyscy są słyszani, zwłaszcza jeśli są rozproszeni po całej przestrzeni. Upewnij się, że decydując się na technologię, wiesz, jakiego rodzaju przestrzeni fizycznej będziesz używać.
Wskazówka: Owl Labs i Poly oferują systemy konferencyjne, które mogą łączyć się z urządzeniem i ułatwiać spotkania hybrydowe. Możesz użyć wielu sparowanych systemów, aby zwiększyć zasięg audio/wideo w pomieszczeniu.
7. Przetestuj swoją technologię w przestrzeni, z której będziesz korzystać przed rozpoczęciem spotkania.
Wydaje się proste, prawda? Jednak w przypadku spotkań hybrydowych należy przetestować zarówno sprzęt (technologię używaną do połączenia, taką jak kamera, mikrofon itp.), jak i oprogramowanie (platformę do transmisji, taką jak Zoom). Często poszczególne programy mają własne ustawienia wejścia/wyjścia, więc może być konieczna zmiana niektórych ustawień w samym oprogramowaniu, aby uzyskać odpowiednią konfigurację techniczną. A testowanie technologii w przestrzeni nadawczej jest idealne – możesz odkryć szczegóły dotyczące pomieszczenia, w którym się znajdujesz, które wpływają na konfigurację lub wybraną technologię.
Wskazówka: Unikaj typowych pułapek technologicznych dzięki temu wpisowi na blogu!
8. Po spotkaniu podsumowanie
Nawet przy najlepszych konfiguracjach technologicznych współpraca między witrynami i laptopami może być trudna. To zawsze była prawda, ale jest to szczególnie widoczne w przypadku spotkań hybrydowych, gdzie ludzie mogą wykonywać wiele zadań jednocześnie, korzystając z e-maili i rozpraszając się na miejscu. Poproś kogoś o sporządzanie notatek podczas spotkania i wysyłanie elementów działań po spotkaniu.
Niektóre programy do wideokonferencji, takie jak Zoom, umożliwiają również nagrywanie dla uczestników, którzy nie byli w stanie wziąć udziału w spotkaniu na żywo lub w przypadku konieczności ponownego omówienia punktów rozmowy.
Wskazówka: Jeśli współpracujesz nad projektem, aplikacje takie jak Asana mogą być świetne do zarządzania zarówno elementami działań, jak i protokołami ze spotkań, i są łatwe do ułatwienia zdalnie.
9. W razie wątpliwości zapytaj ekspertów
Z organizacją spotkań hybrydowych wiążą się różne szczegóły logistyczne. Porozmawiaj z kierownikiem obiektu na temat dostępnych technologii, sprawdzonych konfiguracji i tego, jak przygotować się na sukces w zarządzaniu spotkaniem hybrydowym.
Wskazówka: W każdej lokalizacji CIC dostępne są zasoby i pracownicy, którzy mogą pomóc naszym członkom w organizacji spotkań hybrydowych. Jeśli pracujesz w przestrzeni CIC, porozmawiaj z lokalną społecznością lub zespołem ds. wydarzeń, aby dowiedzieć się więcej!
Przygotowanie do organizacji spotkań hybrydowych
Spotkania zarówno z osobistymi, jak i zdalnymi uczestnikami wymagają nieco więcej przemyślenia, ale mogą być cennym narzędziem w dzisiejszym miejscu pracy. Przyzwyczajenie się do powyższych szczegółów pomoże ci prowadzić spotkania hybrydowe w sposób produktywny i płynny.
Szukasz przestrzeni do pracy, która może obsługiwać spotkania hybrydowe? Członkostwo w CIC zapewnia nieograniczony dostęp do sal konferencyjnych z technologiami wideokonferencyjnymi i personelem pomocniczym na miejscu, aby ułatwić pracę. Zapoznaj się z naszymi przestrzeniami, rezerwując bezpłatną wirtualną lub osobistą wycieczkę:
